5 mga paraan upang mai-digitize na magpapabago sa buhay ng iyong umuunlad na negosyo

Amy O. Anderson

Kapag nagsisimula ng isang maliit na negosyo mula sa simula, ang mga may-ari ng negosyo ay may posibilidad na tumuon sa mga elemento ng “malaking larawan”: mga produkto, tao, tool, at pisikal na pundasyon kung saan itinayo ang negosyo. Ang pagpapanatili ng dokumentasyon ay hindi palaging isang priyoridad, higit na mas mababa ang pag-aayos o pag-iingat nito para sa hinaharap.

Hindi lamang ang pag-scan ng papel na dokumento ay eco-friendly, nagbibigay din ito ng isang digital na blueprint sa pag-archive para sa hinaharap ng iyong negosyo. Paano ka pa makakahanap ng mga dokumento nang mabilis at mahusay kung kailangan mo ang mga ito? Kahit na ang iyong negosyo ay gumagamit na ng mga digital na tala, ang pag-aayos at paggamit ng mga digital na rekord ay mahalaga para sa pangmatagalang paglaki, kakayahang sumukat, at makabago. Kung nagsisimula ka lang o nagbabalik-tanaw ka ng dalawampung taon upang makita kung gaano kalayo ang iyong narating, ang digitalization ay isang tool na kung gagawin nang tama, ay maaaring baguhin ang loob ng iyong negosyo.

Ano ang digitalization?

Ang pag-scan ay tungkol sa pagtatago ng mga dokumento ng papel, ngunit higit pa ito sa pag-scan ng mga dokumento at pag-iimbak ng mga ito sa isang folder sa iyong computer. Nawawalan ng halaga ang na-scan na mga file ng imahe kung hindi mo makita ang kailangan mo sa pahina kapag kailangan mo ito. Kapag na-digitize nang maayos at na-archive, ang paghahanap ng mga na-scan na dokumento ay mas mahusay kaysa sa paghahanap ng mga pisikal na kahon ng dokumento at istante.

Ang mga diskarte sa pagpepreserba ng digital tulad ng mga metadata tag at Optical Character Recognition (OCR) ay nagbibigay-daan sa mabilis na mga paghahanap at isang patuloy na kwento ng paglago para sa iyong negosyo.

Ang mga benepisyo sa pisikal, ligal, seguridad at proteksyon ng pag-digitize ay maaaring ganap na baguhin ang dynamics ng iyong negosyo kapag nakasalamuha mo ang mga hindi inaasahang hamon.

Narito ang limang paraan na ang pag-digitize ng iyong mga dokumento sa papel ay magbabago sa hinaharap ng iyong negosyo.

1. Imbakan

Ang pag-digitize ng mga dokumento sa papel ay nakakatipid sa iyo ng gastos at stress ng pagkakaroon ng mga pisikal na kopya. Hindi lamang marupok ang papel at madaling kapitan ng mga elemento, ang mga kabinet ng paghahain ng papel o panlabas na imbakan ay maaaring maging mahal at hindi praktikal. Maaaring itago ang mga digital na kopya sa isang panloob na server o sa cloud, na nagbibigay-daan sa iyo upang mag-imbak ng maraming data sa isang maliit na bahagi ng gastos at ligtas na magtapon ng mga dekada ng mga dokumento na tumatagal ng mahalagang puwang sa tanggapan.

2. Mga backup

Ang paglayo mula sa mga dokumento sa papel, kritikal ang maraming mga digital backup. Maglaan ng oras upang makipag-usap sa iyong IT vendor upang matukoy ang pinakamahusay na paraan upang lumikha ng maraming mga backup, at bibigyan nito ang iyong samahan ng isang malaking tulong. Ang mga banta sa cyber ay nagta-target ng higit pa at mas maraming maliliit na negosyo bawat taon, at walang maaasahan at napatunayan na pag-backup, ang isang tanggapan na walang papel ay maaaring ma-neutralize sa isang solong pag-atake. Ang tanging paraan upang matiyak na hindi mo kailangang magbayad ng libu-libong dolyar pagkakataon Ang pagkuha ng iyong data ay nangangahulugang pagpapatupad ng isang ligtas na backup system.

3 Organisasyon

Ito ay isang madalas na napapansin na bahagi ng proseso ng pag-digitize, ngunit mahalaga para sa pagpapaandar ng digital na imbakan. Ang mga talaan ng pag-index bilang naka-digitize ay tinitiyak ang mahusay na pag-access sa hinaharap. Kapag lapitan ka ng mga awtoridad sa buwis o mga koponan sa pagsunod sa HIPAA, malalaman mo nang eksakto kung saan at paano makukuha ang ilang mga dokumento na may mayamang mga kakayahan sa paghahanap sa metadata. Kapag na-digitize, ang pag-access sa mga file ay maaaring italaga sa bawat empleyado para sa seguridad at privacy na mga kadahilanan. Ang digitization ay isang ligtas at organisadong kahalili sa mga dokumento ng papel na madaling mawala o maling gamitin.

4. Panatilihing napapanahon ang iyong data

Naaalala mo ba ang mga floppy disk? Patuloy na umuusbong ang teknolohiya, na nangangahulugang ang mga format ng file at mga pamamaraan ng pag-iimbak ng digital na lumitaw sampung taon na ang nakalilipas ay wala nang panahon sa mga modernong computer. Ang mga gabay sa pag-digitize ng file ay nagbibigay ng pag-access sa iyong data sa mga darating na dekada sa pamamagitan ng pagpepreserba ng mga digital na file sa mga format ng file na idinisenyo upang manatiling hindi nagbabago sa paglipas ng panahon. Ang mga pamantayan sa digital na imbakan ay nangangailangan ng pag-update ng anumang mga format ng file na maaaring hindi mabasa sa bago o kasalukuyang mga format ng file, kaya’t hindi mo na kailangang mag-alala tungkol sa mga ito ay maging luma na.

5. Pag-access sa mobile

Para sa mga negosyong lumilipat, ang digitalization ay maaaring magbigay ng access sa mobile. Halimbawa, ang ligtas na pag-access sa pamamagitan ng mga cloud server ay nangangahulugang ang mga empleyado na naglalakbay o nagtatrabaho nang malayuan ay may access sa lahat ng mga record na kailangan nila sa kanilang mga kamay. Ang mga proteksyon na inaalok ngayon, tulad ng pag-encrypt ng drive ng iyong laptop, pinapayagan kang ligtas na gawin ito. Pinapagana din ng mga cloud server ang pakikipagtulungan at pagbabahagi ng file para sa isang pinakamainam at mahusay na karanasan.

Ang isang kumpletong digital paperless plan ay maaaring mapabuti ang kahusayan ng iyong mga empleyado at dalhin ang nakaraan ng iyong kumpanya sa hinaharap. Ang impormasyong kailangan mo ay isang pag-click lamang ang layo.