Kate Russell
Đại dịch toàn cầu đã làm trầm trọng thêm xu hướng làm việc tại nhà, khi hàng triệu người bị cách ly để ngăn ngừa nhiễm trùng.
Viễn thông đã phát triển ổn định trong thập kỷ qua. Một cuộc khảo sát của Global Workplace Analytics cho thấy vào năm 2017, gần một nửa số nhân viên làm việc bán thời gian tại nhà.
Việc xuất bản nhanh chóng các hướng dẫn về sức khỏe cộng đồng do chính phủ Hoa Kỳ thiết lập đã buộc các công ty phải nhanh chóng chuyển sang một môi trường hoàn toàn xa xôi. Theo một cuộc thăm dò của CNBC, số lượng người sử dụng dịch vụ viễn thông đã tăng gấp đôi vào tháng 2020 năm XNUMX.
Trong khi viễn thông đang gia tăng, tác động của đại dịch toàn cầu là một hoàn cảnh bên ngoài mà ít công ty có thể dự đoán được.
Trong tương lai gần, các công ty có thể cần quản lý lực lượng lao động từ xa. Tiêu chuẩn viễn thông này đặt ra một số thách thức riêng.
1. Đơn giản hóa giao tiếp với nhân viên từ xa
Doanh nghiệp phải phát triển một chiến lược truyền thông để hỗ trợ các hoạt động từ xa hiệu quả.
Môi trường từ xa loại bỏ các cuộc họp tự nhiên diễn ra trong văn phòng. Vì sự gần gũi thúc đẩy sự hợp tác, lực lượng lao động từ xa có nguy cơ bị phân mảnh.
Để duy trì sự gắn kết, hãy đặt giờ mà nhân viên phải trực tuyến. Tương tự như làm việc tại văn phòng, hãy đặt lịch cho những người làm việc từ xa từ 9 đến 5 giờ.
Sự thay đổi duy nhất trong kỳ vọng là nhân viên sẽ có thể truy cập bằng kỹ thuật số. Điều này đảm bảo rằng các đồng nghiệp có thể cộng tác để luôn làm việc hiệu quả.
Điều quan trọng là phải lập kế hoạch giao tiếp với những người làm việc từ xa mới để duy trì tính nhất quán. Giao tiếp thông thường nên thường xuyên hơn trong văn phòng, vì các tương tác thông thường sẽ bị mất ở nơi làm việc xa.
Một cách để giảm tình trạng mất kết nối là thực hiện các cuộc gọi hàng ngày cho nhân viên từ xa. Điều này cung cấp cho nhân viên một diễn đàn để thường xuyên thảo luận về các câu hỏi hoặc mối quan tâm, cho phép bạn giải quyết bất kỳ vấn đề nào trước khi chúng phát sinh.
Văn phòng giúp bạn dễ dàng cộng tác nhanh chóng với đồng nghiệp chỉ với vài bước chân từ bàn làm việc. Để duy trì cùng mức độ khả dụng từ xa, hãy đầu tư vào các nền tảng liên lạc di động như Zoom, Trello hoặc Microsoft Teams.
Nền tảng cộng tác di động cung cấp khả năng tiếp cận cao hơn. Điều này sẽ giúp nhân viên phản hồi trong suốt cả ngày.
Các công ty phải thiết lập giao tiếp thường xuyên để tối ưu hóa luồng thông tin giữa các nhóm trong môi trường từ xa.
2. Đặt kỳ vọng rõ ràng cho hiệu suất
Các công ty phải định hình kỳ vọng của nhân viên trong môi trường từ xa mới để duy trì lực lượng lao động hiệu quả.
Rất khó để theo dõi năng suất của nhân viên khi họ không được nhìn thấy. Để yêu cầu nhân viên có trách nhiệm giải trình, hãy sớm đặt ra những kỳ vọng của nhân viên khi chuyển đến một môi trường ở xa.
Xác định rõ các tiêu chuẩn chất lượng, mốc thời gian và tiêu chí để đạt được thành công. Điều này sẽ giúp xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả bên ngoài văn phòng.
OKR (Mục tiêu và Kết quả chính) là một môi trường phổ biến để các nhóm thiết lập mục tiêu, theo dõi tiến độ và đo lường kết quả. Khuôn khổ xác định rõ ràng các kỳ vọng, mục tiêu và thành tích.
Bạn có thể tạo OKR tùy chỉnh, cũng như OKR cho các nhóm. Bằng cách hiển thị chúng trên bảng dự án nhóm hoặc bảng tính, bạn đã giúp nhóm của mình đi đúng hướng. Nó cũng khuyến khích nhóm đầu tư vào một môi trường từ xa thành công.
Nền tảng quản lý hiệu suất cung cấp khả năng hiển thị tốt hơn cho công việc của nhân viên từ xa.
Ví dụ, Culture Amp cung cấp một sản phẩm quản lý hiệu suất toàn diện. Nền tảng này cho phép bạn thu thập phản hồi, thực hiện đánh giá khách quan bằng cách sử dụng các mẫu tiêu chuẩn và đo lường hiệu suất của nhân viên.
Để tùy chỉnh các báo cáo hiệu suất, bạn có thể lọc dữ liệu theo các đặc điểm như bộ phận và thâm niên. Bạn có thể chia sẻ báo cáo với nhân viên để khuyến khích các cuộc thảo luận hiệu quả về hiệu suất.
Bạn cũng có thể đặt và theo dõi các mục tiêu của nhân viên thông qua nền tảng này. Bạn có thể nhận xét về tiến độ và đánh dấu các lĩnh vực cần chú ý.
Phần mềm quản lý hiệu suất cung cấp cho bạn khả năng kết nối và tương tác với nhân viên của bạn từ xa.
Các công ty phải tận dụng lợi thế của các công cụ kỹ thuật số và tạo ra kỳ vọng rõ ràng cho những người làm việc từ xa để khen thưởng và giám sát hiệu suất.
3. Sử dụng công nghệ để tạo ra một nền văn hóa từ xa
Các công ty phải tăng gấp đôi nỗ lực tham gia của họ để duy trì văn hóa làm việc từ xa tích cực.
Một nỗi sợ hãi phổ biến là nhân viên sẽ kém năng suất hơn trong môi trường làm việc. Tuy nhiên, những người làm việc từ xa có năng suất cao hơn bên ngoài văn phòng truyền thống, theo một nghiên cứu được xuất bản bởi Tổ chức Châu Âu về Cải thiện Điều kiện Sống và Làm việc.
Điều này cho thấy ban quản lý có những vấn đề không mong muốn.
Người làm việc viễn thông có nhiều khả năng làm việc lâu hơn và chịu mức độ căng thẳng cao hơn. State of Teleworking hàng năm của Buffer nói rằng những thách thức lớn nhất đối với những người làm việc từ xa là mất kết nối sau giờ làm việc, sự cô đơn và sự hợp tác và / hoặc giao tiếp.
Việc ở nhà và các quy tắc cách xa xã hội để đối phó với COVID-19 chỉ làm trầm trọng thêm cảm giác cô lập và mất kết nối.
Các công ty có thể thúc đẩy sự phát triển cộng đồng ngay cả trong môi trường từ xa bằng cách cấu trúc cách nhân viên tương tác xã hội.
Bạn có thể đăng lời mời hàng ngày trên nền tảng giao tiếp chính của mình để nhân viên thảo luận. Sử dụng các gợi ý không liên quan đến chủ đề công việc, chẳng hạn như: Bài hát yêu thích của bạn là gì để có tâm trạng tốt? Các câu hỏi phải vui nhộn vì mục đích là để giảm mức độ căng thẳng.
Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng Slack, hãy đăng lên kênh mở có nhiều thành viên nhất. Yêu cầu nhân viên đăng phản hồi lên kênh chứ không phải chủ đề. Thao tác này sẽ gửi thông báo đến người dùng, giữ cho cuộc trò chuyện được ưu tiên và khuyến khích sự tham gia tích cực hơn.
Cách dễ nhất để tăng sự gắn kết của nhân viên là dành thời gian vào đầu các cuộc họp nhóm để trò chuyện thân mật. Để tạo ra một ý thức cộng đồng lớn hơn, hãy bổ sung các cuộc gọi điện thoại của bạn bằng các cuộc gọi điện video. Video thu hút sự chú ý của mọi người và giảm cảm giác xa cách.
Bạn có thể bắt đầu cuộc gọi bằng cách nói với nhân viên rằng năm phút đầu tiên của cuộc họp được dành để bắt kịp công việc. Khuyến khích và tham gia vào các cuộc trò chuyện vượt ra ngoài các vấn đề liên quan đến công việc, chẳng hạn như kế hoạch cuối tuần hoặc sức khỏe tinh thần.
Sự thay đổi đột ngột đến một môi trường xa xôi, trầm trọng hơn bởi đại dịch toàn cầu, khiến khả năng lãnh đạo bằng cảm xúc trở nên đặc biệt quan trọng. Tâm trạng và hành vi của bạn ảnh hưởng đến hành vi của nhân viên.
Bạn phải thừa nhận sự căng thẳng, lo lắng và hồi hộp của nhân viên để thiết lập giai điệu ủng hộ và trở thành tiêu chuẩn cho công việc từ xa.
Các công ty phải sử dụng nền tảng kỹ thuật số để khuyến khích tương tác xã hội giữa các nhân viên để duy trì văn hóa từ xa.
4. Điều chỉnh các quy trình của bạn với môi trường từ xa
Bạn có thể giải quyết các vấn đề về lực lượng lao động từ xa bằng cách điều chỉnh các quy trình phù hợp với môi trường của bạn.
Lên lịch các cuộc họp thường xuyên và cung cấp các công cụ di động để tạo điều kiện giao tiếp giữa bạn và nhân viên của bạn.
Truyền đạt kỳ vọng của bạn cho nhân viên và sử dụng các nền tảng quản lý hiệu suất để họ có trách nhiệm giải trình.
Dành thời gian gặp gỡ trực tiếp mọi người để tạo ra một nền văn hóa làm việc từ xa hỗ trợ.
