تصور كل ما عليك القيام به لبدء المشروع وإكماله بأقل عدد ممكن من السقطات. مخيف جدا ، أليس كذلك؟ هناك تخطيط الموارد والجدولة والميزانية وتفويض المهام. وهذه ليست سوى العناصر القليلة الأولى في قائمة مهام طويلة جدًا. لحسن الحظ ، قام Excel بتغطيتك! في هذه المقالة ، قمنا بتجميع خمسة من أفضل قوالب Excel المخصصة. لإدارة المشاريع والتتبع. تحقق منها أدناه.
تعد مخططات جانت حليفًا قيمًا لإدارة المشاريع بجميع الأحجام ؛ إنها من بين أدوات إدارة المشاريع الأساسية والأكثر استخدامًا. مخططات جانت هي مخططات شريطية تعرض تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء المستهدف ، بالإضافة إلى الإطار الزمني المخصص لكل مهمة في المشروع. تعرض معظم مخططات جانت المهام والمهام الفرعية مقسمة حسب الفئة وهيكل تفصيلي لتقسيم العمل. هذا يجعل من السهل على المديرين تتبع النتائج وتحديد تسلسل هرمي للمهام.
بينما بالنسبة للمشاريع الأكثر تعقيدًا ، قد تحتاج إلى مخططات جانت الأكثر تعقيدًا مع العديد من الميزات الخاصة ، غالبًا ما تكون مخططات Excel Gantt البسيطة مثل هذه كافية لإدارة المشاريع الصغيرة إلى المتوسطة الحجم. علاوة على ذلك ، ما عليك سوى مهارات Excel الأساسية لاستخدام القالب وتعديله وفقًا لاحتياجاتك.
تم تصميم قالب Project Tracker لتخزين جميع معلومات المشروع في مكان واحد ، بحيث يمكن لأعضاء الفريق والموظفين الرئيسيين العثور بسهولة على تفاصيل المهمة والوصول إليها حسب الحاجة. باستخدام نموذج تتبع المشروع في الوقت الفعلي هذا ، يمكنك تخطيط المشاريع وتنظيمها حسب المرحلة وتعيين المهام لفريق معين أو عضو فردي. قم بتعديل القالب لإضافة المزيد من المهام وتحديد المواعيد النهائية وعكس الساعات وتفصيل النتائج وتحديد الأولويات ، من بين أشياء أخرى. يمكنك أيضًا إعداد التنبيهات لإبقائك وفريقك على اطلاع دائم بالمواعيد النهائية للمشروع والمعالم.
يتكون كل مشروع من مهام ، مقسمة إلى مهام فرعية. ينشئ قالب هيكل تقسيم العمل (WBS) تقسيمًا للمشروع عن طريق تقسيم المهام إلى مخرجات أصغر. يمنحك هذا أنت وفريقك فكرة عما يجب القيام به وما تم تحقيقه بالفعل.
يعتبر قالب WBS أداة قيمة لإدارة المهام للتخطيط والجدولة والميزنة. استخدمه لبدء مشروع وتتبع تقدمه من التنفيذ إلى الاكتمال.
تعتبر طريقة المسار الحرج (CPM) ضرورية للإدارة الفعالة للمشروع لأنها تساعدك على تحديد المهام الحرجة أو التي تتطلب اهتمامًا فوريًا والتي قد تتأخر. النقطة المهمة هي أن إنشاء التكلفة لكل ألف ظهور يمكن أن يكون مرهقًا لدرجة أن مديري المشاريع ذوي الخبرة لا يزالون خائفين من المهمة. اعتاد مديرو المشاريع إنشاء التكلفة لكل ألف ظهور باستخدام أحدث البرامج ، ولكن إليك الأخبار السارة: لم تعد بحاجة إلى المزيد. يمكن تنزيل جداول بيانات CPM الجاهزة حاليًا عبر الإنترنت وتشغيلها في Excel!
أحد أفضل الأشياء المتعلقة بنمط التكلفة لكل ألف ظهور هذا هو أنه يسمح لك بإجراء تحليل المسار الحرج بتدريب قليل أو بدون تدريب. يُنشئ جدول البيانات مخطط جانت الذي يُظهر المهام الحاسمة وأوقات الاستجابة المحتملة لغير الحرجة أو المرنة. وعلى الرغم من أنه قد يفتقد بعض تفاصيل برنامج CPM المخصص ، فإن قالب Excel CPM أرخص بكثير وأسهل في الاستخدام.
تعد مراجعة المشروع جزءًا مهمًا آخر من إدارة المشروع الفعالة والناجحة. يتيح لك إجراء مراجعة في نهاية كل مرحلة تقييم الوضع الحالي للمشروع والحصول عليه بشكل أوضح. يستخدم العديد من مديري المشاريع برنامج Excel لإنشاء وعرض نظرة عامة أو تحديث الجوانب المختلفة للمشروع – المهام المكتملة والنتائج المتوقعة والمعلومات المالية وحتى خطط إدارة المخاطر. استخدم قالب نظرة عامة على مشروع Excel لتوثيق نتائج نظرة عامة على المشروع ومشاركتها بين فريقك ، أو التواصل بفعالية مع القادة والعملاء.
هناك المئات من البرامج التي يمكنك استخدامها لتتبع المهام وجدولتها وتنظيمها. ومع ذلك ، توفر جداول بيانات Excel لمديري المشاريع – وخاصة الوافدين الجدد – المعرفة والمرونة التي يحتاجونها لأداء واجباتهم بكفاءة. وهذا هو السبب في أنه كان وسيظل حلاً مشتركًا لإدارة المشاريع.
هل وجدت قوالب Excel هذه مفيدة؟ تحقق من قوالب الفواتير المجانية هذه لمساعدتك على تبسيط عملية الفواتير الخاصة بك.
