ديل ستريكلاند
ربما تكون قد سمعت عن فوائد القوة العاملة عن بُعد – إنتاجية أعلى ، واحتفاظ أعلى بالموظفين ، وتوفير كبير في التكاليف ، ومجموعة متنوعة من المواهب العالمية ، والمزيد.
بصفتك مالكًا لنشاط تجاري صغير ، قد تكون مهتمًا بتجربة العمل عن بُعد لنفسك ، ومع ذلك ، إذا لم تكن مستعدًا لإدارة بيئة مكتبك الافتراضية ، فلن تتمكن من تحقيق أقصى استفادة من عروضه الفريدة. هنا ، أعتمد على تجربتي كعامل عن بُعد لأقدم لك خمس نصائح رائعة لتكييف عملك مع قوة عاملة عن بُعد.
1. تأكد من أن عملك يدعم الإدارة عن بعد
يبدو الأمر سهلاً ، ولكن هناك بالفعل بعض وظائف العمل المهمة التي لا يمكن القيام بها عن بُعد. حاول ألا تستسلم في هذه المرحلة – فهناك العديد من الطرق الإبداعية للحفاظ على استمرارية الأعمال عند الانتقال إلى فريق بعيد تمامًا.
قسّم العمليات الرئيسية إلى مكوناتها الأساسية. هل ترى أي أجزاء قد لا تكون متوافقة مع جهاز التحكم عن بُعد؟ اكتب هذا وقم بإجراء مزيد من البحث. قد تكون هناك بدائل لم تكتشفها بعد.
- هل لديك أوامر شراء للتوقيع؟ يمكن أن تساعد تطبيقات التوقيع مثل HelloSign و DocuSign في ذلك.
- هل يتصل عملاؤك بالدعم عادةً للوصول إلى شخص ما في المكتب؟ استخدم الهواتف الافتراضية المستندة إلى السحابة لإعادة توجيه المكالمات إلى عامل بعيد والنظر في إضافة خيارات دعم عبر الإنترنت.
- هل يعتمد عملك على التعاون والمناقشة 1: 1؟ أنشئ بيئة مكتب افتراضية باستخدام أدوات مثل Slack أو Workplace من Facebook.
إذا كنت قد حددت شيئًا ما لن يعمل ببساطة مع توقعات “العمل من أي مكان” ، فأنت بحاجة إلى إجراء تغييرات. ستحتاج هذه العمليات إما إلى التغيير لتكون متوافقة عن بُعد ، أو ستحتاج إلى وجود شخص ما للعمل حسب الحاجة.
بالإضافة إلى جعل عملياتك الأساسية متوافقة عن بُعد ، تحتاج أيضًا إلى التفكير في كيفية إدارة التداخل. يمكن أن يكون هذا التداخل بين عملياتك العادية وخيارات الوصول عن بُعد البديلة إذا سمحت للعاملين عن بُعد وفي الموقع.
2. ضع توقعات واضحة
لإدارة القوى العاملة عن بُعد بشكل فعال ، تحتاج إلى مهارات اتصال كتابية ممتازة. بينما يمكن أن تساعد مؤتمرات الفيديو والمكالمات الهاتفية في سد هذه الفجوة ، ستعتمد أكثر على الاتصال غير المتزامن. لتجنب الارتباك والاختناقات ، تأكد من أن فريقك البعيد يعرف بالضبط ما هو متوقع منهم مسبقًا.
فيما يلي بعض التوقعات التي ستحددها.
التوفر
ليس سراً أن العاملين عن بعد يحبون جدولة المرونة. ولكن إذا كانت وظيفتك تعتمد على إتاحة موظفيك للمناقشات الفردية ، فستحتاج إلى توضيح ذلك. حدد مقدار الوقت الذي يجب أن يكونوا متاحين فيه حتى يتمكنوا من تخطيط جدولهم الزمني وفقًا لذلك.
إستجابة
ما هو معدل الاستجابة المعقول لرسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والرسائل الفورية وما إلى ذلك (أو لعملائك!)؟ هل من الحكمة أن يعود موظفوك إليك في نهاية اليوم ، أم يجب أن تكون السرعة أولوية؟ سيعتمد هذا بشكل طبيعي على أدوارهم ، ولكن من المهم جدًا أن تحدد بوضوح توقعاتك للاستجابة.
آداب
سيكون هناك الكثير من الاتصالات غير التقليدية وسير العمل التي قد لا تحبها. ما الذي لا يجب أن يفعله عملك؟ هل لديك قواعد لكيفية إجراء الموظفين للاجتماعات الافتراضية وإجراء المكالمات الهاتفية والتواصل معك ومع زملائهم؟ قد تبدو هذه التفاصيل صغيرة ، لكنها تضع أساسًا مهمًا لإيصال ثقافة الشركة إلى العاملين عن بُعد.
الاتصالات
لتقليل الاختناقات غير الضرورية ، تحتاج إلى تحديد كيفية تواصل شركتك. هل توجد منصات محددة يجب على موظفيك استخدامها للتواصل والتعاون؟ ما هي أفضل طريقة يمكنهم من خلالها الاتصال بك وبزملائهم؟ هل هناك طريقة اتصال مفضلة لحالات الاستخدام المختلفة (على سبيل المثال ، استخدام البريد الإلكتروني عندما لا يكون عاجلاً ، أو استخدام الرسائل الفورية عند الحاجة إلى استجابة عاجلة ، وما إلى ذلك)
سيعتمد موظفوك الذين يعملون من المنزل أو في أي مكان آخر خارج المكتب بدرجة أقل على التواصل الفوري من متوسط اعتماد الموظف بدوام كامل. إذا كان موظفوك يقومون بعمل المشروع ، فقدم لهم النتائج المرجوة والمقاييس الدقيقة التي ستستخدمها لتحديد ما إذا كانوا يؤدون أداءً جيدًا في أدوارهم ومهامهم.
3. احصل على استعداد لتعلم التقنيات الجديدة.
إذا لم تكن خبيرًا في التكنولوجيا بالفعل ، فستكون في وضع غير مؤات للغاية. تعتمد إدارة القوى العاملة عن بُعد بشكل كبير على إنشاء مكان عمل رقمي مدعوم بتقنيات تتيح الاتصال والتعاون وإدارة المشاريع ووظائف الأعمال الرئيسية الأخرى.
كحد أدنى ، يجب أن تكون على دراية باستخدام أجهزة وبرامج مؤتمرات الفيديو لإجراء اجتماعات افتراضية. تجعل هذه الأنظمة الأساسية من السهل للغاية التفاعل مع موظفيك ، ومشاركة شاشة الكمبيوتر في عرض تقديمي افتراضي ، والحفاظ على الاتصالات الاجتماعية المهمة التي تعزز ثقافة مكان عملك.
فيما يلي بعض تقنيات العمل عن بُعد الشائعة:
- الاتصالات: Slack و Workplace من Facebook و Microsoft Teams و Zoom
- ادارة مشروع: تريلو ، أسانا ، الاثنين
- مشاركة الملفات: خوادم Google Drive و OneDrive و FTP
لحسن الحظ ، تأتي العديد من هذه الأدوات مع عروض مجانية أو بأسعار معقولة جدًا ومثالية للشركات الصغيرة. من المهم توفير التكاليف من عقارات أقل ، ومعدلات احتفاظ أعلى وزيادة الإنتاجية. سيؤدي هذا إلى أكثر من سداد الاستثمار الصغير نسبيًا المطلوب لضمان التواصل والعمل الفعال للعمال عن بُعد.
4. الحفاظ على معنويات عالية للعاملين عن بعد
يمتلك العاملون عن بُعد مشكلات أخلاقية فريدة لأنهم معزولون عن التجارب الاجتماعية المرتجلة التي يمر بها زملاؤهم في المنزل عادةً. بصفتك صاحب عمل صغير ، يجب أن تتذكر كيفية إعادة إنشاء سحر التواصل وجهاً لوجه في بيئة افتراضية.
فيما يلي بعض النصائح السريعة لرفع الروح المعنوية للعمل عن بعد:
- كن أجتماعى: خذ وقتك للتواصل غير الرسمي! ضع في اعتبارك جعل الدقائق القليلة الأولى من اجتماعك الأسبوعي مكانًا جذابًا للتواصل الاجتماعي أو إنشاء قناة اجتماعية مخصصة على منصة الدردشة الجماعية أو استضافة أحداث اجتماعية صغيرة خلال ساعات العمل.
- اعتراف: امدح بصوت عال وامتدح كثيرا! إذا كان عمالك البعيدين يقومون بعمل استثنائي ، فإنهم يستحقون الثناء عليه. بصرف النظر عن التقدير 1: 1 ، ضع في اعتبارك إصدار إعلانات على منصة الدردشة الجماعية أو أرسل لهم رمزًا صغيرًا تقديريًا ، مثل بطاقة الهدايا ، في مطعمهم المفضل.
- لتكون متاحة: إذا كنت تقوم بدور قيادي لموظفيك ، فعليهم أن يعرفوا أن لديك مصلحة حقيقية في نجاحهم. يريدون أن يعرفوا أنك ملتزم بتزويدهم بما يحتاجونه للنجاح. تأكد من أنك سريع الاستجابة ومستعد لتلبية احتياجاتهم قدر الإمكان.
5. تأكد من سلامة العاملين عن بعد
الأمن السيبراني هو موضوع مهم. ستختلف البنية التحتية الدقيقة التي أعددتها لتأمين العمال عن بُعد اعتمادًا على المخاطر المرتبطة بأدوار موظفك. من الواضح أن أي شخص يتعامل مع البيانات الحساسة مثل المعلومات الشخصية أو الملكية الفكرية أو السجلات المالية يجب أن يكون لديه تدابير أمنية كافية.
هذه القائمة ليست قائمة شاملة للتقنيات وأفضل الممارسات للأمن السيبراني للقوى العاملة عن بعد. لكن هذه الخيارات رائعة للحفاظ على سلامة العاملين عن بُعد عند العمل خارج المكتب.
الشبكات الخاصة الافتراضية (VPN)
تقوم شبكة VPN الخاصة بالمؤسسات بتشفير حركة مرور الشبكة وتمنح العاملين عن بُعد القدرة على الاتصال بالشبكة الداخلية لشركتك. إذا كنت تحتفظ بقاعدة بيانات يحتاج الموظفون إلى الوصول إليها عن بُعد ، فإن VPN ستمنح موظفيك عن بُعد وصولاً أكثر أمانًا.
كن حذرا مع الأجهزة الشخصية
تعد سياسات إحضار جهازك الخاص (BYOD) خيارًا شائعًا بشكل لا يصدق للفرق الافتراضية لأنها تتيح للعاملين عن بُعد استخدام الأجهزة التي يشعرون بالراحة معها بالفعل ، مما يوفر على أصحاب العمل تكاليف إدارة الجهاز والمشتريات.
لسوء الحظ ، فإن الأجهزة الشخصية أيضًا أكثر عرضة لخطر مشكلات الأمن السيبراني. ويرجع ذلك إلى تصفح الويب الشخصي ونقص إمكانات مراقبة الشركة وتطبيقات الجهات الخارجية التي لم يتم التحقق منها. يجب على أصحاب العمل الذين يسمحون باستخدام الأجهزة الشخصية للعمل التأكد من أن موظفيهم لا يحصلون على إمكانية الوصول إلى البيانات الحساسة أثناء القيام بذلك.
تجنب اتصالات Wi-Fi غير الآمنة
غالبًا ما يرتبط العاملون عن بُعد بمكاتب مرتجلة يتم إنشاؤها في المقاهي المزودة بخدمة Wi-Fi مجانية. لسوء الحظ ، يمكن أن تصبح شبكات Wi-Fi العامة كابوسًا أمنيًا حيث يمكن لمجرمي الإنترنت اعتراض الاتصالات غير المشفرة.
هذه ليست مجرد مشكلة للمقاهي – حتى اتصالات Wi-Fi التي تقدمها الفنادق والطائرات و AirBnB ليست مضمونة لتكون آمنة. إذا كان على موظفيك العمل أثناء السفر ، فستحتاج إلى شراء جهاز توجيه محمول بخطة بيانات. سيسمح لهم ذلك بالحصول على اتصال آمن بالإنترنت معهم أينما ذهبوا.
انتاج |
هناك الكثير مما يمكن قوله عندما يتعلق الأمر بالتكيف مع القوى العاملة عن بُعد. إذا كنت جديدًا في مجال الإدارة المستقلة ، فمن المحتمل أن تكون هناك بعض مشكلات النمو حيث تقوم بتكييف سير العمل المعتاد مع بيئة افتراضية. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول استخدام العمال عن بعد كشركة صغيرة ، فراجع بعض المقالات أدناه.
