5 måder at forbedre produktiviteten med dokumentscanningstjenester

John Roop

Den papirløse teknologibevægelse er stadig aktiv, hvilket beviser, at det var mere end bare en fad, da den først opstod for mere end et årti siden. Faktisk opstod ideen om et papirløst kontor i 1975, da Business Week offentliggjorde en artikel om, at kontorautomatisering ville gøre papir næsten ubrugeligt.

Vi er der ikke endnu, men mange kontorer ser allerede fordelene ved at udveksle papirfiler med elektroniske dokumenter. Forskning har afsløret en række skjulte omkostninger forbundet med brug af et papirbaseret system, herunder følgende:

• Den gennemsnitlige indsats for at finde et dårligt skrevet dokument er $ 120.
• $ 220 per gengivelse af et tabt dokument
• $ 25,000 for at fylde et arkivskab med fire skuffer og $ 2,160 om året for at vedligeholde indholdet i skabet.
• Cirka 75% af den tid, der bruges på at arbejde med papirdokumenter, går med at registrere og søge.

Ikke overraskende er USA fortsat den største forbruger af papirprodukter og tegner sig for næsten 46% af papirforbruget. Der er mange muligheder for virksomheder til at anvende mere bæredygtig papirhåndteringspraksis, især på kontorer, hvor et højt papirforbrug er blevet normen.

Det er ikke underligt, at virksomheder leder efter den bedste måde at styre deres tid, reducere omkostninger og give den bedste oplevelse for både medarbejdere og kunder. Kun fokusering på produktivitetsaspektet kan være den bedste løsning til at løse alle ovenstående problemer; sådan.

1. Elektroniske dokumenter er søgbare

De fleste af os har læst hele dokumenter på udkig efter en enkelt sætning og brugt værdifulde minutter på det. Multiplicer disse minutter med antallet af gange, du søger efter oplysninger, og du vil sandsynligvis bruge timer om året, tid, der bedre kan bruges på indkomstskabende aktiviteter.

Elektroniske dokumenter er let søgbare (CTRL + F har været en enorm tidsbesparelse for travle ledere), hvilket giver dig en nem måde at undgå at dykke ned i et hav af data på jagt efter lidt information.

Derudover kan du søge i databasen efter de ønskede dokumenter frem for at søge efter individuelle filer. Dette er især nyttigt, hvis dokumenterne oprindeligt blev formateret forkert.

2. Organisationen forbedrer effektivitet og effektivitet

Efterhånden som tiden med at søge og søge falder, øges effektiviteten og effektiviteten automatisk. Du vil være i stand til bedre at reagere på kunder og interessenter rettidigt, hvilket også giver dig mulighed for at betjene flere kunder og interessenter i løbet af din hverdag.

3. Flere brugere kan få adgang til de samme dokumenter.

Hvis du har papirdokumenter, bør du tage fotokopier af dem, så andre kan få adgang til eller dele det samme dokument. Dette kommer ofte ned på et valg mellem at spare tid og spare på udskrivningsomkostninger.

Med digitale filer kan flere brugere få adgang til din database på samme tid, selv interessenter uden for din organisation. Hvis du bruger dokumentscanningstjenester til at være vært for filer i skyen, kan medarbejdere se, redigere og administrere dokumenter fra deres smartphones eller tablets, så de kan være produktive selv uden for kontoret.

4. Let at dele filer

Traditionelt set skulle virksomheder, der skulle dele filer med kunder, medarbejdere eller andre interessenter, kopiere dokumentet og sende det til modtageren. E -mail hjalp med at vende dette spil lidt ved at give dig mulighed for at sende vedhæftede filer, men der er stadig problemet med at scanne dokumenter en efter en og tilpasse dem korrekt for at opfylde e -mail -krav (de fleste e -mail -programmer begrænser størrelsen af ​​vedhæftede filer). Afhængigt af antallet af sider, du indsender, kan hele denne proces tage timer!

Men når virksomheder flytter til en database med digitaliserede dokumenter, bliver afsendelse og deling af filer et spørgsmål om at vælge en digital fil og e -maile den eller give den adgang til modtageren. Ingen grund til at stoppe arbejdstiden for at scanne og sende dokumenter.

5. Scannede dokumenter er sværere at miste

Når dine dokumenter er i skyen, er de lettere at spore og sværere at miste. Enhver, der tidligere har arbejdet med papirdokumenter, ved, hvor svært det er at håndtere papirkopier og den hjerteskærende frygt, når dokumenter forsvinder.

Digitale dokumenter sikkerhedskopieres og gemmes i lang tid. Selvom de ved et uheld slettes, er der normalt en måde at få dem tilbage.

Dokumentscanningstjenester er en investering

I første omgang var en af ​​udfordringerne ved at flytte til den papirløse zone den store mængde papir, der allerede var i arbejdsgangen. Hvis virksomheder pludselig begynder at digitalisere processer, mister de funktionaliteten og fordelene ved alle de filer, de har oprettet i den fysiske verden. Men nu, med avancerede dokumentscanningstjenester, har virksomheder en bedre måde at overgå på.

Små og store virksomheder flytter til en digitaliseret database og hjælper dem med at reducere omkostninger, øge produktiviteten og stole mindre på papir- og udskrivningsarbejdsgange i processen.

Er det på tide, at din organisation slutter sig til bevægelsen?

Anbefalet foto: Depositphotos