Κέιτ Ράσελ
Η παγκόσμια πανδημία έχει επιδεινώσει την τάση για εργασία από το σπίτι, καθώς εκατομμύρια άνθρωποι βρίσκονται σε καραντίνα για την πρόληψη λοιμώξεων.
Η τηλεργασία έχει αυξηθεί σταθερά την τελευταία δεκαετία. Μια έρευνα Global Workplace Analytics διαπίστωσε ότι το 2017, σχεδόν οι μισοί εργαζόμενοι εργάζονταν από το σπίτι με μερική απασχόληση.
Η ταχεία δημοσίευση κατευθυντήριων γραμμών για τη δημόσια υγεία που καθορίστηκαν από τις αμερικανικές κυβερνήσεις ανάγκασε τις εταιρείες να μετακινηθούν γρήγορα σε ένα εντελώς απομακρυσμένο περιβάλλον. Σύμφωνα με δημοσκόπηση του CNBC, ο αριθμός των τηλεπικοινωνιών διπλασιάστηκε τον Απρίλιο του 2020.
Ενώ η τηλεργασία αυξάνεται, ο αντίκτυπος της παγκόσμιας πανδημίας είναι μια εξωτερική κατάσταση που λίγες εταιρείες θα μπορούσαν να προβλέψουν.
Για το άμεσο μέλλον, οι εταιρείες μπορεί να χρειαστεί να διαχειριστούν ένα απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό. Αυτό το πρότυπο τηλεργασίας θέτει μια σειρά από μοναδικές προκλήσεις.
1. Απλοποιήστε την επικοινωνία με απομακρυσμένους εργαζόμενους
Οι επιχειρήσεις πρέπει να αναπτύξουν μια στρατηγική επικοινωνίας για την υποστήριξη αποτελεσματικών απομακρυσμένων λειτουργιών.
Το απομακρυσμένο περιβάλλον εξαλείφει τις φυσικές συναντήσεις που γίνονται στο γραφείο. Δεδομένου ότι η εγγύτητα προάγει τη συνεργασία, το απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό διατρέχει τον κίνδυνο κατακερματισμού.
Για να διατηρήσετε τη συνοχή, ορίστε τις ώρες που πρέπει να είναι συνδεδεμένοι οι εργαζόμενοι. Παρόμοια με την εργασία σε ένα γραφείο, ορίστε ένα πρόγραμμα για απομακρυσμένους εργαζόμενους από 9 έως 5.
Η μόνη αλλαγή στις προσδοκίες είναι ότι οι εργαζόμενοι θα είναι ψηφιακά προσβάσιμοι. Αυτό εξασφαλίζει ότι οι συνάδελφοι μπορούν να συνεργαστούν για να παραμείνουν παραγωγικοί.
Είναι σημαντικό να προγραμματίσετε την επικοινωνία με νέους απομακρυσμένους εργαζόμενους για να διατηρήσετε τη συνέπεια. Η συνηθισμένη επικοινωνία πρέπει να είναι συχνότερη από ό, τι στο γραφείο, καθώς οι απλές αλληλεπιδράσεις χάνονται στον απομακρυσμένο χώρο εργασίας.
Ένας τρόπος για να μειωθεί η αποσύνδεση είναι να πραγματοποιείτε καθημερινές κλήσεις σε απομακρυσμένους εργαζόμενους. Αυτό δίνει στους εργαζόμενους ένα φόρουμ για να συζητούν τακτικά ερωτήσεις ή ανησυχίες, επιτρέποντάς σας να αντιμετωπίσετε τυχόν ζητήματα πριν προκύψουν.
Το γραφείο διευκολύνει τη γρήγορη συνεργασία με συναδέλφους με λίγα μόλις βήματα από το γραφείο. Για να διατηρήσετε το ίδιο επίπεδο απομακρυσμένης διαθεσιμότητας, επενδύστε σε πλατφόρμες επικοινωνίας για κινητά όπως το Zoom, το Trello ή το Microsoft Teams.
Οι πλατφόρμες συνεργασίας για κινητά παρέχουν μεγαλύτερη προσβασιμότητα. Αυτό θα βοηθήσει τους εργαζόμενους να παραμείνουν ανταποκρινόμενοι όλη την ημέρα.
Οι εταιρείες πρέπει να δημιουργούν συχνή επικοινωνία για τη βελτιστοποίηση της ροής πληροφοριών μεταξύ ομάδων σε απομακρυσμένα περιβάλλοντα.
2. Θέστε σαφείς προσδοκίες για την απόδοση
Οι εταιρείες πρέπει να διαμορφώσουν τις προσδοκίες των εργαζομένων στο νέο απομακρυσμένο περιβάλλον για να διατηρήσουν ένα παραγωγικό εργατικό δυναμικό.
Είναι δύσκολο να παρακολουθείτε την παραγωγικότητα των εργαζομένων όταν δεν είναι ορατοί. Για να θέσετε τους υπαλλήλους υπόλογους, θέστε τις προσδοκίες των εργαζομένων νωρίς στη μετάβαση σε ένα απομακρυσμένο περιβάλλον.
Καθορίστε σαφώς πρότυπα ποιότητας, χρονοδιαγράμματα και κριτήρια επιτυχίας. Αυτό θα βοηθήσει στη δημιουργία μιας αποτελεσματικής ομάδας έξω από το γραφείο.
Τα OKR (Βασικοί Στόχοι και Αποτελέσματα) είναι ένα δημοφιλές περιβάλλον για τις ομάδες να θέτουν στόχους, να παρακολουθούν την πρόοδο και να μετρούν τα αποτελέσματα. Το πλαίσιο καθορίζει σαφώς τις προσδοκίες, τους στόχους και τα επιτεύγματα.
Μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα OKR, καθώς και OKR για ομάδες. Κάνοντας τα ορατά σε έναν πίνακα έργου ομάδας ή σε ένα φύλλο εργασίας, βοηθάτε την ομάδα σας να παραμείνει σε καλό δρόμο. Ενθαρρύνει επίσης την ομάδα να επενδύσει σε ένα επιτυχημένο απομακρυσμένο περιβάλλον.
Οι πλατφόρμες διαχείρισης απόδοσης παρέχουν μεγαλύτερη προβολή στην εργασία εξ αποστάσεως εργαζομένων.
Για παράδειγμα, το Culture Amp προσφέρει ένα ολοκληρωμένο προϊόν διαχείρισης απόδοσης. Η πλατφόρμα σας επιτρέπει να συλλέγετε σχόλια, να πραγματοποιείτε αντικειμενική αξιολόγηση χρησιμοποιώντας πρότυπα πρότυπα και να μετράτε την απόδοση των εργαζομένων.
Για να προσαρμόσετε τις αναφορές απόδοσης, μπορείτε να φιλτράρετε τα δεδομένα κατά χαρακτηριστικά όπως τμήμα και προϋπηρεσία. Μπορείτε να μοιραστείτε αναφορές με τους υπαλλήλους για να ενθαρρύνετε τις παραγωγικές συζητήσεις σχετικά με την απόδοση.
Μπορείτε επίσης να ορίσετε και να παρακολουθείτε τους στόχους των εργαζομένων μέσω της πλατφόρμας. Μπορείτε να σχολιάσετε την πρόοδο και να επισημάνετε τομείς που χρήζουν προσοχής.
Το λογισμικό διαχείρισης απόδοσης σας δίνει τη δυνατότητα να παραμένετε συνδεδεμένοι και να αλληλεπιδράτε με τους υπαλλήλους σας από απόσταση.
Οι εταιρείες πρέπει να επωφεληθούν από τα ψηφιακά εργαλεία και να δημιουργήσουν σαφείς προσδοκίες για τους απομακρυσμένους εργαζόμενους να επιβραβεύουν και να παρακολουθούν την απόδοση.
3. Χρησιμοποιήστε την τεχνολογία για να δημιουργήσετε μια απομακρυσμένη κουλτούρα
Οι εταιρείες πρέπει να διπλασιάσουν τις προσπάθειές τους για τη διατήρηση μιας θετικής κουλτούρας τηλεργασίας.
Ένας κοινός φόβος είναι ότι οι εργαζόμενοι θα είναι λιγότερο παραγωγικοί στο εργασιακό περιβάλλον. Ωστόσο, οι τηλεργαζόμενοι είναι πιο παραγωγικοί εκτός του παραδοσιακού γραφείου, σύμφωνα με μελέτη που δημοσιεύθηκε από το Ευρωπαϊκό Foundationδρυμα για τη Βελτίωση των Συνθηκών Διαβίωσης και Εργασίας.
Αυτό παρουσιάζει τη διοίκηση με απροσδόκητα προβλήματα.
Οι τηλε -εργαζόμενοι είναι πιο πιθανό να εργαστούν περισσότερο και να βιώσουν υψηλότερα επίπεδα άγχους. Η ετήσια κατάσταση της τηλεργασίας του Buffer δηλώνει ότι οι μεγαλύτερες προκλήσεις για τους εργαζόμενους τηλεργασίας είναι η αποσύνδεση μετά τη δουλειά, η μοναξιά και η συνεργασία ή / και η επικοινωνία.
Η παραμονή στο σπίτι και οι κανόνες κοινωνικής απόστασης ως απάντηση στον COVID-19 επιτείνουν μόνο τα συναισθήματα απομόνωσης και αποσύνδεσης.
Οι εταιρείες μπορούν να προωθήσουν την ανάπτυξη της κοινότητας ακόμη και σε απομακρυσμένα περιβάλλοντα, δομώντας τον τρόπο κοινωνικής αλληλεπίδρασης των εργαζομένων.
Μπορείτε να δημοσιεύετε καθημερινές προσκλήσεις στην κύρια πλατφόρμα επικοινωνίας σας για συζήτηση υπαλλήλων. Χρησιμοποιήστε προτάσεις που δεν σχετίζονται με θέματα εργασίας, όπως: Ποιο είναι το αγαπημένο σας τραγούδι για να έχετε καλή διάθεση; Οι ερωτήσεις πρέπει να είναι διασκεδαστικές καθώς ο στόχος είναι να μειωθούν τα επίπεδα άγχους.
Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε το Slack, δημοσιεύστε στο ανοιχτό κανάλι με τα περισσότερα μέλη. Ζητήστε από τους υπαλλήλους να δημοσιεύσουν απαντήσεις στο κανάλι και όχι στο νήμα. Αυτό θα στείλει ειδοποιήσεις στους χρήστες, δίνοντας προτεραιότητα στη συνομιλία και ενθαρρύνοντας πιο ενεργή συμμετοχή.
Ο ευκολότερος τρόπος για να αυξήσετε τη συμμετοχή των εργαζομένων είναι να αφιερώσετε χρόνο στην αρχή των συναντήσεων της ομάδας για ανεπίσημη συνομιλία. Για να δημιουργήσετε μια μεγαλύτερη αίσθηση κοινότητας, συμπληρώστε τις τηλεφωνικές σας κλήσεις με βιντεοκλήσεις. Το βίντεο τραβάει την προσοχή των ανθρώπων και μειώνει την αίσθηση της απόστασης.
Μπορείτε να ξεκινήσετε κλήσεις λέγοντας στους υπαλλήλους ότι τα πρώτα πέντε λεπτά της συνάντησης είναι αφιερωμένα στην κάλυψη. Ενθαρρύνετε και συμμετέχετε σε συνομιλίες που ξεπερνούν τα θέματα που σχετίζονται με την εργασία, όπως τα σχέδια για το Σαββατοκύριακο ή η ψυχική υγεία.
Η ξαφνική στροφή σε ένα απομακρυσμένο περιβάλλον, που επιδεινώθηκε από την παγκόσμια πανδημία, καθιστά τη συναισθηματική ηγεσία ιδιαίτερα σημαντική. Η διάθεση και η συμπεριφορά σας επηρεάζουν τη συμπεριφορά των υπαλλήλων σας.
Πρέπει να αναγνωρίσετε το άγχος, την ανησυχία και το άγχος των εργαζομένων για να δώσετε τον τόνο για υποστήριξη και να γίνετε το πρότυπο για την εξ αποστάσεως εργασία.
Οι εταιρείες πρέπει να χρησιμοποιούν ψηφιακές πλατφόρμες για να ενθαρρύνουν την κοινωνική αλληλεπίδραση μεταξύ των εργαζομένων για τη διατήρηση της κουλτούρας από απόσταση.
4. Προσαρμόστε τις διαδικασίες σας στο απομακρυσμένο περιβάλλον
Μπορείτε να αντιμετωπίσετε ζητήματα απομακρυσμένου εργατικού δυναμικού προσαρμόζοντας τις διαδικασίες σας στο περιβάλλον σας.
Προγραμματίστε συχνές συναντήσεις και παρέχετε κινητά εργαλεία για να διευκολύνετε την επικοινωνία μεταξύ εσάς και των υπαλλήλων σας.
Κοινοποιήστε τις προσδοκίες σας στους υπαλλήλους και χρησιμοποιήστε πλατφόρμες διαχείρισης απόδοσης για να τους λογοδοτήσετε.
Αφιερώστε χρόνο με άτομα προσωπικά για να δημιουργήσετε μια υποστηρικτική κουλτούρα τηλεργασίας.
