Οπτικοποιήστε όλα όσα πρέπει να κάνετε για να ξεκινήσετε και ολοκληρώστε το έργο σας με όσο το δυνατόν λιγότερους λόξυγκους. Αρκετά τρομακτικό, ε; Υπάρχει προγραμματισμός πόρων, προγραμματισμός, προϋπολογισμός, ανάθεση καθηκόντων. Και αυτά είναι μόνο τα πρώτα στοιχεία σε μια πολύ μεγάλη λίστα υποχρεώσεων. Ευτυχώς, το Excel σας κάλυψε! Σε αυτό το άρθρο, συγκεντρώσαμε πέντε από τα καλύτερα προσαρμοσμένα πρότυπα Excel. για τη διαχείριση και την παρακολούθηση του έργου. Δείτε τα παρακάτω.
Τα διαγράμματα Gantt είναι ένας πολύτιμος σύμμαχος για τη διαχείριση έργων όλων των μεγεθών. Είναι από τα πιο βασικά και ευρέως χρησιμοποιούμενα εργαλεία διαχείρισης έργων. Τα γραφήματα Gantt είναι γραφήματα ράβδων που δείχνουν την ημερομηνία έναρξης και την αναμενόμενη ημερομηνία λήξης, καθώς και τη χρονική περίοδο που έχει διατεθεί για κάθε εργασία έργου. Τα περισσότερα γραφήματα Gantt δείχνουν εργασίες και δευτερεύουσες εργασίες κατανεμημένες ανά κατηγορία και μια λεπτομερή δομή ανάλυσης εργασίας. Αυτό διευκολύνει τους διαχειριστές να παρακολουθούν τα αποτελέσματα και να ορίζουν μια ιεραρχία εργασιών.
Ενώ για πιο πολύπλοκα έργα μπορεί να χρειάζεστε πιο περίπλοκα γραφήματα Gantt με πολλά ιδιαίτερα χαρακτηριστικά, απλά διαγράμματα Excel Gantt όπως αυτό είναι συνήθως επαρκή για τη διαχείριση μικρών και μεσαίων έργων. Επίσης, χρειάζεστε μόνο βασικές γνώσεις Excel για να χρησιμοποιήσετε και να τροποποιήσετε το πρότυπο σύμφωνα με τις ανάγκες σας.
Το πρότυπο Project Tracker έχει σχεδιαστεί για να αποθηκεύει όλες τις πληροφορίες έργου σε ένα μέρος, έτσι ώστε τα μέλη της ομάδας και οι βασικοί υπάλληλοι να μπορούν εύκολα να βρίσκουν και να έχουν πρόσβαση στις λεπτομέρειες της εργασίας, όπως απαιτείται. Με αυτό το πρότυπο παρακολούθησης έργων σε πραγματικό χρόνο, μπορείτε να προγραμματίσετε και να οργανώσετε έργα ανά φάση και να αναθέσετε εργασίες σε μια συγκεκριμένη ομάδα ή μεμονωμένο μέλος. Τροποποιήστε το πρότυπο για να προσθέσετε περισσότερες εργασίες, ορίστε προθεσμίες, αντικατοπτρίστε τις ώρες, αναλύστε τα αποτελέσματα και δώστε προτεραιότητα, μεταξύ άλλων. Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε ειδοποιήσεις για να είστε ενημερωμένοι εσείς και η ομάδα σας σχετικά με τις προθεσμίες και τα ορόσημα του έργου.
Κάθε έργο αποτελείται από εργασίες, χωρισμένες σε δευτερεύουσες εργασίες. Το πρότυπο δομής ανάλυσης εργασίας (WBS) δημιουργεί μια ανάλυση έργου διαιρώντας τις εργασίες σε μικρότερα παραδοτέα. Αυτό δίνει σε εσάς και την ομάδα σας μια ιδέα για το τι πρέπει να γίνει και τι έχει ήδη επιτευχθεί.
Το πρότυπο WBS είναι ένα πολύτιμο εργαλείο διαχείρισης εργασιών για τον προγραμματισμό, τον προγραμματισμό και τον προϋπολογισμό. Χρησιμοποιήστε το για να ξεκινήσετε ένα έργο και να παρακολουθήσετε την πρόοδό του από την εκτέλεση στην ολοκλήρωση.
Η μέθοδος Critical Path (CPM) είναι απαραίτητη για την αποτελεσματική διαχείριση του έργου επειδή σας βοηθά να προσδιορίσετε ποιες εργασίες είναι κρίσιμες ή απαιτούν άμεση προσοχή και ποιες μπορεί να καθυστερήσουν. Το θέμα είναι ότι η δημιουργία CPM μπορεί να είναι τόσο χρονοβόρα που ακόμη και οι έμπειροι διαχειριστές έργων εξακολουθούν να φοβούνται το έργο. Οι διαχειριστές έργων συνήθιζαν να δημιουργούν CPM χρησιμοποιώντας λογισμικό τελευταίας τεχνολογίας, αλλά εδώ είναι τα καλά νέα: δεν χρειάζεστε περισσότερα πλέον. Τα έτοιμα προς χρήση υπολογιστικά φύλλα CPM μπορούν να μεταφορτωθούν στο διαδίκτυο και να εκτελεστούν στο Excel!
Ένα από τα καλύτερα πράγματα για αυτό το συγκεκριμένο μοτίβο CPM είναι ότι σας επιτρέπει να πραγματοποιείτε ανάλυση κρίσιμης διαδρομής με λίγη έως καθόλου εκπαίδευση. Το υπολογιστικό φύλλο δημιουργεί ένα γράφημα Gantt που δείχνει ποιες εργασίες είναι κρίσιμες και τους πιθανούς χρόνους καθυστέρησης για μη κρίσιμες ή ευέλικτες. Και ενώ μερικές από τις λεπτομέρειες του προσαρμοσμένου λογισμικού CPM μπορεί να λείπουν, το πρότυπο CPM του Excel είναι πολύ φθηνότερο και πολύ πιο εύκολο στη χρήση.
Η ανασκόπηση του έργου είναι ένα άλλο σημαντικό μέρος της αποτελεσματικής και επιτυχημένης διαχείρισης έργου. Η διενέργεια αναθεώρησης στο τέλος κάθε φάσης σας επιτρέπει να αξιολογήσετε και να αποκτήσετε μια σαφέστερη εικόνα της τρέχουσας κατάστασης του έργου. Πολλοί διαχειριστές έργων χρησιμοποιούν το Excel για να δημιουργήσουν και να εμφανίσουν μια επισκόπηση ή ενημέρωση διαφόρων πτυχών ενός έργου: ολοκληρωμένες εργασίες, αναμενόμενα αποτελέσματα, οικονομικές πληροφορίες, ακόμη και σχέδια διαχείρισης κινδύνων. Χρησιμοποιήστε το Πρότυπο Επισκόπησης Έργου του Excel για να τεκμηριώσετε και να μοιραστείτε αποτελέσματα επισκόπησης έργου μεταξύ της ομάδας σας ή να επικοινωνήσετε αποτελεσματικά με ηγέτες και πελάτες.
Υπάρχουν εκατοντάδες προγράμματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση, τον προγραμματισμό και την οργάνωση εργασιών. Ωστόσο, τα υπολογιστικά φύλλα του Excel προσφέρουν στους διαχειριστές έργων, ιδιαίτερα στους νεοεισερχόμενους, τη γνώση και την ευελιξία που χρειάζονται για να εκτελέσουν τα καθήκοντά τους με αρμοδιότητα. Και γι ‘αυτό ήταν και θα είναι μια κοινή λύση διαχείρισης έργων.
Helpfulταν χρήσιμα αυτά τα πρότυπα Excel; Ελέγξτε αυτά τα δωρεάν πρότυπα τιμολογίου για να σας βοηθήσουν να απλοποιήσετε τη διαδικασία χρέωσης.
