5 τρόποι βελτίωσης της παραγωγικότητας με τις υπηρεσίες σάρωσης εγγράφων

Τζον Ρουπ

Το τεχνολογικό κίνημα χωρίς χαρτί είναι ακόμα ενεργό, αποδεικνύοντας ότι ήταν κάτι περισσότερο από μια μόδα όταν πρωτοεμφανίστηκε πριν από περισσότερο από μια δεκαετία. Στην πραγματικότητα, η ιδέα ενός γραφείου χωρίς χαρτί ξεκίνησε το 1975, όταν η Business Week δημοσίευσε ένα άρθρο που έλεγε ότι η αυτοματοποίηση γραφείου θα έκανε το χαρτί σχεδόν άχρηστο.

Δεν είμαστε ακόμα εκεί, αλλά πολλά γραφεία βλέπουν ήδη τα οφέλη από την ανταλλαγή χάρτινων αρχείων με ηλεκτρονικά έγγραφα. Η έρευνα αποκάλυψε έναν αριθμό κρυφών δαπανών που σχετίζονται με τη χρήση ενός συστήματος που βασίζεται σε χαρτί, συμπεριλαμβανομένων των ακόλουθων:

• Η μέση προσπάθεια εύρεσης ενός κακώς γραμμένου εγγράφου είναι $ 120.
• $ 220 ανά αναπαραγωγή χαμένου εγγράφου
• $ 25,000 για να γεμίσετε ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης με τέσσερα συρτάρια και $ 2,160 το χρόνο για να διατηρήσετε το περιεχόμενο της ντουλάπας.
• Περίπου το 75% του χρόνου που αφιερώνεται στην εργασία με έγγραφα δαπανάται για εγγραφή και αναζήτηση.

Δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι οι Ηνωμένες Πολιτείες παραμένουν ο μεγαλύτερος καταναλωτής προϊόντων χαρτιού, αντιπροσωπεύοντας σχεδόν το 46% της κατανάλωσης χαρτιού. Υπάρχουν πολλές ευκαιρίες για τις εταιρείες να υιοθετήσουν πιο βιώσιμες πρακτικές χειρισμού χαρτιού, ειδικά σε γραφεία όπου η υψηλή κατανάλωση χαρτιού έχει γίνει ο κανόνας.

Δεν είναι περίεργο που οι εταιρείες αναζητούν τον καλύτερο τρόπο για να διαχειριστούν το χρόνο τους, να μειώσουν το κόστος και να προσφέρουν την καλύτερη εμπειρία τόσο στους εργαζόμενους όσο και στους πελάτες. Η εστίαση μόνο στην πτυχή της παραγωγικότητας μπορεί να είναι η καλύτερη επιλογή για την επίλυση όλων των παραπάνω προβλημάτων. έτσι.

1. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα είναι αναζητήσιμα

Οι περισσότεροι από εμάς έχουμε διαβάσει ολόκληρα έγγραφα αναζητώντας μια μόνο φράση και έχουμε περάσει πολύτιμα λεπτά σε αυτήν. Πολλαπλασιάστε αυτά τα λεπτά με τον αριθμό των φορών που αναζητάτε πληροφορίες και είναι πιθανό να ξοδεύετε ώρες ετησίως, χρόνο που θα μπορούσε να δαπανηθεί καλύτερα σε δραστηριότητες δημιουργίας εισοδήματος.

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα είναι εύκολα αναζητήσιμα (το CTRL + F ήταν μια τεράστια εξοικονόμηση χρόνου για πολυάσχολα στελέχη), δίνοντάς σας έναν εύκολο τρόπο για να αποφύγετε την κατάδυση σε έναν ωκεανό δεδομένων σε αναζήτηση λίγων πληροφοριών.

Επιπλέον, μπορείτε να αναζητήσετε στη βάση δεδομένων τα έγγραφα που θέλετε, αντί να αναζητήσετε μεμονωμένα αρχεία. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν τα έγγραφα είχαν αρχικά λανθασμένη μορφοποίηση.

2. Ο οργανισμός βελτιώνει την αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα

Καθώς ο χρόνος αναζήτησης και αναζήτησης μειώνεται, η αποτελεσματικότητα και η αποτελεσματικότητα αυξάνονται αυτόματα. Θα μπορείτε να ανταποκρίνεστε καλύτερα στους πελάτες και τα ενδιαφερόμενα μέρη έγκαιρα, κάτι που θα σας επιτρέψει επίσης να εξυπηρετήσετε περισσότερους πελάτες και ενδιαφερόμενα μέρη καθ ‘όλη τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας σας.

3. Πολλοί χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση στα ίδια έγγραφα.

Εάν διαθέτετε χάρτινα έγγραφα, θα πρέπει να δημιουργήσετε φωτοαντίγραφά τους, ώστε οι άλλοι να έχουν πρόσβαση ή να μοιράζονται το ίδιο έγγραφο. Αυτό συχνά καταλήγει σε μια επιλογή μεταξύ εξοικονόμησης χρόνου και εξοικονόμησης κόστους εκτύπωσης.

Με τα ψηφιακά αρχεία, πολλοί χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση στη βάση δεδομένων σας ταυτόχρονα, ακόμη και ενδιαφερόμενα μέρη εκτός του οργανισμού σας. Εάν χρησιμοποιείτε υπηρεσίες σάρωσης εγγράφων για τη φιλοξενία αρχείων στο cloud, οι υπάλληλοι μπορούν να προβάλλουν, να επεξεργάζονται και να διαχειρίζονται έγγραφα από τα smartphone ή τα tablet τους, επιτρέποντάς τους να είναι παραγωγικοί ακόμη και εκτός γραφείου.

4. Εύκολη κοινή χρήση αρχείων

Παραδοσιακά, οι εταιρείες που έπρεπε να μοιραστούν αρχεία με πελάτες, υπαλλήλους ή άλλα ενδιαφερόμενα μέρη έπρεπε να αντιγράψουν το έγγραφο και να το στείλουν στον παραλήπτη. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο βοήθησε να αλλάξει λίγο αυτό το παιχνίδι επιτρέποντάς σας να στείλετε συνημμένα, αλλά εξακολουθεί να υπάρχει το πρόβλημα της σάρωσης εγγράφων ένα προς ένα και της σωστής μεγέθυνσής τους ώστε να πληρούν τις απαιτήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (τα περισσότερα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιορίζουν το μέγεθος των συνημμένων). Ανάλογα με τον αριθμό των σελίδων που υποβάλλετε, ολόκληρη αυτή η διαδικασία μπορεί να διαρκέσει ώρες!

Αλλά καθώς οι εταιρείες μετακινούνται σε μια βάση δεδομένων με ψηφιοποιημένα έγγραφα, η αποστολή και η κοινή χρήση αρχείων γίνεται θέμα επιλογής ενός ψηφιακού αρχείου και αποστολής του μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή παροχής πρόσβασης στον παραλήπτη. Δεν χρειάζεται να σταματήσετε το ωράριο εργασίας για σάρωση και αποστολή εγγράφων.

5. Τα σαρωμένα έγγραφα είναι πιο δύσκολο να χαθούν

Όταν τα έγγραφά σας βρίσκονται στο cloud, είναι πιο εύκολο να εντοπιστούν και πιο δύσκολο να χαθούν. Όποιος έχει εργαστεί με χάρτινα έγγραφα στο παρελθόν γνωρίζει πόσο δύσκολο είναι να διαχειριστείς αντίγραφα σε χαρτί και τον αποκαρδιωτικό φόβο όταν τα έγγραφα εξαφανίζονται.

Τα ψηφιακά έγγραφα δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας και αποθηκεύονται για μεγάλο χρονικό διάστημα. Ακόμα κι αν διαγραφούν κατά λάθος, συνήθως υπάρχει τρόπος να τα πάρετε πίσω.

Οι υπηρεσίες σάρωσης εγγράφων είναι μια επένδυση

Αρχικά, μια από τις προκλήσεις της μετάβασης στη ζώνη χωρίς χαρτί ήταν η μεγάλη ποσότητα χαρτιού που ήταν ήδη στη ροή εργασίας. Εάν οι εταιρείες ξαφνικά αρχίσουν να ψηφιοποιούν διαδικασίες, θα χάσουν τη λειτουργικότητα και τα οφέλη όλων των αρχείων που έχουν δημιουργήσει στον φυσικό κόσμο. Αλλά τώρα, με τις προηγμένες υπηρεσίες σάρωσης εγγράφων, οι επιχειρήσεις έχουν έναν καλύτερο τρόπο μετάβασης.

Οι μικρές και μεγάλες επιχειρήσεις μετακινούνται σε μια ψηφιοποιημένη βάση δεδομένων, βοηθώντας τους να μειώσουν το κόστος, να αυξήσουν την παραγωγικότητα και να βασίζονται λιγότερο σε ροές εργασιών χαρτιού και εκτύπωσης κατά τη διαδικασία.

Μήπως ήρθε η ώρα η οργάνωσή σας να ενταχθεί στο κίνημα;

Προτεινόμενη φωτογραφία: Depositphotos