Dale Strickland
Anda mungkin pernah mendengar manfaat dari tenaga kerja jarak jauh: peningkatan produktivitas, retensi karyawan yang lebih besar, penghematan biaya yang luar biasa, kumpulan bakat global yang beragam, dan banyak lagi.
Sebagai pemilik usaha kecil, Anda mungkin tertarik untuk mencoba pekerjaan jarak jauh sendiri; namun, jika Anda tidak siap untuk mengelola lingkungan kantor virtual Anda, Anda tidak akan dapat memanfaatkan sepenuhnya penawaran uniknya. Di sini, saya memanfaatkan pengalaman saya sebagai pekerja jarak jauh untuk memberi Anda lima tips hebat untuk mengadaptasi bisnis Anda ke tenaga kerja jarak jauh.
1. Pastikan perusahaan Anda mendukung administrasi jarak jauh
Kedengarannya mudah, tetapi sebenarnya ada beberapa fungsi bisnis penting yang tidak dapat dilakukan dari jarak jauh. Cobalah untuk tidak menyerah pada titik ini – ada banyak cara kreatif untuk menjaga kelangsungan bisnis saat pindah ke tim yang benar-benar jauh.
Pecahkan proses kunci menjadi komponen paling dasar. Apakah Anda melihat ada bagian yang mungkin tidak kompatibel dengan remote control? Tulis ini dan terus selidiki. Mungkin ada alternatif yang belum Anda temukan.
- Apakah Anda memiliki pesanan pembelian untuk ditandatangani? Aplikasi eksklusif seperti HelloSign dan DocuSign dapat membantu dalam hal ini.
- Apakah klien Anda sering menelepon helpdesk untuk menghubungi seseorang di kantor? Gunakan telepon virtual berbasis cloud untuk meneruskan panggilan ke pekerja jarak jauh dan pertimbangkan untuk menambahkan opsi dukungan online.
- Apakah bisnis Anda mengandalkan diskusi dan kolaborasi 1: 1? Buat lingkungan kantor virtual dengan alat seperti Slack atau Workplace dari Facebook.
Jika Anda telah mengidentifikasi sesuatu yang tidak akan memenuhi harapan “bekerja dari mana saja”, Anda perlu membuat perubahan. Proses-proses ini perlu diubah untuk didukung dari jarak jauh atau Anda akan membutuhkan seseorang yang tersedia untuk bekerja sesuai kebutuhan.
Selain membuat proses inti Anda kompatibel dari jarak jauh, Anda juga perlu memikirkan bagaimana Anda akan menangani tumpang tindih. Tumpang tindih ini dapat terjadi antara proses normal Anda dan opsi akses jarak jauh alternatif jika Anda mengizinkan pekerja jarak jauh dan di tempat.
2. Tetapkan harapan yang jelas
Untuk mengelola tenaga kerja jarak jauh secara efektif, Anda memerlukan keterampilan komunikasi tertulis yang sangat baik. Sementara konferensi video dan panggilan telepon dapat membantu mengisi celah ini, itu akan lebih bergantung pada komunikasi asinkron. Untuk menghindari kebingungan dan kemacetan, pastikan tim jarak jauh Anda tahu persis apa yang diharapkan dari mereka sebelumnya.
Ini adalah beberapa harapan yang akan Anda definisikan.
Ketersediaan
Bukan rahasia lagi bahwa pekerja jarak jauh menyukai fleksibilitas penjadwalan. Tetapi jika pekerjaan Anda bergantung pada ketersediaan karyawan Anda untuk diskusi individu, Anda perlu memperjelasnya. Tentukan jumlah waktu yang mereka butuhkan untuk tersedia sehingga mereka dapat merencanakan jadwal mereka dengan tepat.
Sensibilitas
Berapa tingkat respons yang wajar untuk (atau pelanggan Anda!) Email, panggilan telepon, pesan instan, dll. Apakah bijaksana bagi karyawan Anda untuk kembali kepada Anda di penghujung hari atau haruskah ketepatan waktu menjadi prioritas? Ini secara alami akan tergantung pada peran Anda, tetapi sangat penting bagi Anda untuk secara jelas mendefinisikan harapan Anda untuk daya tanggap.
Label
Akan ada banyak komunikasi dan alur kerja yang tidak biasa yang mungkin tidak Anda sukai. Apa yang seharusnya tidak dilakukan perusahaan Anda? Apakah Anda memiliki aturan tentang bagaimana karyawan melakukan rapat virtual, melakukan panggilan telepon, dan berkomunikasi dengan Anda dan kolega Anda? Detail ini mungkin tampak kecil, tetapi mereka memberikan landasan penting untuk mengkomunikasikan budaya perusahaan kepada pekerja jarak jauh Anda.
komunikasi
Untuk mengurangi kemacetan yang tidak perlu, Anda perlu menentukan bagaimana bisnis Anda berkomunikasi. Apakah ada platform khusus yang harus digunakan karyawan Anda untuk berkomunikasi dan berkolaborasi? Apa cara terbaik bagi mereka untuk berkomunikasi dengan Anda dan kolega Anda? Apakah ada metode komunikasi yang disukai untuk kasus penggunaan yang berbeda (misalnya menggunakan email saat tidak mendesak, menggunakan pesan instan saat diperlukan tanggapan mendesak, dll.)?
Karyawan Anda yang bekerja dari rumah atau di tempat lain di luar kantor tidak akan terlalu bergantung pada komunikasi instan daripada rata-rata karyawan penuh waktu Anda. Jika karyawan Anda mengerjakan proyek, berikan mereka hasil yang diinginkan dan metrik tepat yang akan Anda gunakan untuk menentukan apakah mereka berkinerja baik dalam peran dan tugas mereka.
3. Bersiaplah untuk mempelajari teknologi baru.
Jika Anda belum paham teknologi, Anda akan sangat dirugikan. Manajemen tenaga kerja jarak jauh sangat bergantung pada penciptaan tempat kerja digital yang didukung oleh teknologi yang memungkinkan komunikasi, kolaborasi, manajemen proyek, dan fungsi bisnis utama lainnya.
Minimal, Anda harus terbiasa menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak konferensi video untuk melakukan rapat virtual. Platform ini membuatnya sangat nyaman untuk berinteraksi dengan karyawan Anda, berbagi layar komputer Anda dalam presentasi virtual, dan memelihara hubungan sosial penting yang mendorong budaya tempat kerja Anda.
Berikut adalah beberapa teknologi kerja jarak jauh yang populer:
- Komunikasi: Slack, Workplace de Facebook, Microsoft Teams, Zoom
- Manajemen Proyek: Trello, Asana, Senin
- File sharing: Google Drive, OneDrive, server FTP
Untungnya, banyak dari alat ini datang dengan penawaran gratis atau sangat terjangkau yang sempurna untuk usaha kecil. Penghematan biaya dari lebih sedikit real estat, tingkat retensi yang lebih tinggi, dan produktivitas yang lebih tinggi adalah penting. Ini akan lebih dari mengimbangi investasi yang relatif kecil yang diperlukan untuk memastikan komunikasi yang efisien dan bekerja untuk pekerja jarak jauh.
4. Pertahankan semangat kerja yang tinggi untuk pekerja jarak jauh
Telecommuter memiliki masalah moral yang unik karena mereka terisolasi dari pengalaman sosial dadakan yang sering dialami rekan internal mereka. Sebagai pemilik usaha kecil, Anda perlu mengingat bagaimana menciptakan keajaiban komunikasi tatap muka di lingkungan virtual.
Berikut adalah beberapa tip cepat untuk meningkatkan moral telecommuting:
- Mensosialisasikan: Luangkan waktu untuk komunikasi informal! Pertimbangkan untuk menjadikan beberapa menit pertama pertemuan mingguan Anda sebagai tempat yang menarik untuk bersosialisasi, membuat saluran sosial khusus di platform obrolan tim Anda, atau mengadakan acara sosial kecil selama jam kerja.
- Pengakuan: Pujilah dengan lantang dan sering-seringlah memuji! Jika pekerja jarak jauh Anda melakukan pekerjaan luar biasa, mereka pantas mendapatkan pujian untuk itu. Selain pengakuan 1: 1, pertimbangkan untuk membuat pengumuman di platform obrolan tim Anda atau mengirimi mereka tanda penghargaan kecil, seperti kartu hadiah, di restoran favorit mereka.
- Tersedia: Jika Anda memainkan peran kepemimpinan bagi karyawan Anda, mereka perlu tahu bahwa Anda memiliki andil nyata dalam kesuksesan mereka. Mereka ingin tahu bahwa Anda berkomitmen untuk memberikan apa yang mereka butuhkan untuk menjadi sukses. Pastikan untuk merespons dan bersiaplah untuk memenuhi kebutuhan mereka sebanyak mungkin.
5. pastikan pekerja jarak jauh Anda aman
Keamanan siber adalah topik penting. Infrastruktur persis yang Anda siapkan untuk melindungi pekerja jarak jauh akan bervariasi berdasarkan risiko yang terkait dengan peran karyawan Anda. Jelas, siapa pun yang menangani data sensitif seperti informasi pribadi, kekayaan intelektual, atau catatan keuangan harus memiliki langkah-langkah keamanan yang memadai.
Daftar ini bukan daftar lengkap teknologi dan praktik terbaik untuk keamanan siber bagi tenaga kerja jarak jauh. Tetapi opsi ini sangat bagus untuk menjaga pekerja jarak jauh Anda tetap aman saat mereka bekerja di luar kantor.
Jaringan Pribadi Virtual (VPN)
VPN perusahaan mengenkripsi lalu lintas jaringan dan memberi pekerja jarak jauh Anda kemampuan untuk terhubung ke jaringan internal perusahaan Anda. Jika Anda memelihara database yang perlu diakses karyawan dari jarak jauh, VPN akan memberikan akses yang lebih aman kepada karyawan jarak jauh Anda.
Hati-hati dengan perangkat pribadi
Kebijakan Bring Your Own Device (BYOD) adalah pilihan yang sangat populer untuk tim virtual karena memungkinkan pekerja jarak jauh menggunakan perangkat yang sudah nyaman bagi mereka, sehingga menghemat biaya akuisisi dan pengelolaan perangkat.
Sayangnya, perangkat pribadi juga berisiko lebih tinggi untuk masalah keamanan siber. Ini karena penjelajahan web pribadi, kurangnya kemampuan pemantauan perusahaan, dan aplikasi pihak ketiga yang belum diverifikasi. Pengusaha yang mengizinkan penggunaan perangkat pribadi untuk bekerja harus memastikan bahwa karyawan mereka tidak mendapatkan akses ke data sensitif saat melakukannya.
Hindari koneksi Wi-Fi yang tidak aman
Telecommuters sering dikaitkan dengan kantor darurat yang didirikan di kafe-kafe dengan Wi-Fi gratis. Sayangnya, jaringan Wi-Fi publik dapat berubah menjadi mimpi buruk keamanan, karena penjahat dunia maya dapat mencegat koneksi yang tidak terenkripsi.
Ini bukan hanya masalah kafe, koneksi Wi-Fi yang ditawarkan oleh hotel, pesawat, dan AirBnB bahkan tidak dijamin aman. Jika karyawan Anda harus bekerja saat bepergian, Anda perlu membeli router seluler dengan paket data. Ini akan memungkinkan mereka untuk memiliki koneksi Internet yang aman ke mana pun mereka pergi.
Keluar
Ada banyak hal yang bisa dikatakan dalam hal beradaptasi dengan tenaga kerja jarak jauh. Jika Anda baru mengenal manajemen lepas, kemungkinan ada beberapa masalah pertumbuhan saat Anda menyesuaikan alur kerja reguler Anda dengan lingkungan virtual. Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang menggunakan pekerja jarak jauh sebagai bisnis kecil, lihat beberapa artikel di bawah ini.
