6 Cara Membuat Ruang Kerja yang Efektif »Api Unggun Usaha Kecil

Pengarang: Tanya Longjo

Kantor modern yang stereotip terlihat seperti pada tahun 1970-an: dinding putih, lampu neon, dan lingkungan kerja “warung pertanian”. Walaupun stan buruk bagi moral karyawan, satu-satunya alternatif nyata adalah kantor terbuka, yang tidak cocok untuk kantor di mana karyawan menghabiskan banyak waktu untuk berbicara di telepon.

Sebagian besar kantor tidak memiliki cukup ruang untuk masing-masing kantor, sehingga para manajer berusaha memanfaatkan ruang yang tersedia semaksimal mungkin. Meskipun mengatasi keterbatasan di tempat kerja membutuhkan waktu dan energi, ini merupakan langkah penting untuk meningkatkan semangat dan energi karyawan. Setiap perusahaan memiliki budaya dan strukturnya sendiri, dan setiap kantor memiliki kebutuhan ruang kolaborasi yang berbeda, namun beberapa praktik terbaik berlaku di berbagai industri. Berikut adalah enam cara untuk mengubah ruang kantor Anda menjadi ruang kerja yang lebih efisien dan efektif tanpa mengorbankan biaya tinggi.

1. Gunakan ruang dinding

Setiap kantor memiliki prosedur dan instruksi yang mudah dilupakan. Terkadang karyawan perlu diingatkan untuk mengeluarkan makanan dari lemari es setiap hari Jumat atau hanya memasukkan jenis kertas tertentu ke tempat sampah. Mencetak dan memposting pengingat ini di dinding yang sesuai bisa jauh lebih efektif daripada mengirim pengingat satu kali melalui email.

Pembaruan proyek dan informasi lainnya juga paling efektif jika dipasang di dinding dan membuat karyawan tetap termotivasi dan fokus. Kadang-kadang dapat bermanfaat bagi karyawan untuk mengingat mengapa mereka bekerja bersama, atau bahwa proyek yang panjang dan sulit yang mereka kerjakan suatu hari akan membuahkan hasil.

Jangan memposting komik, posting blog, atau konten pihak ketiga lainnya di dinding ruang publik. Mereka sering mengganggu, kecuali jika mereka berhubungan dengan artikel berita yang berhubungan langsung dengan pencapaian perusahaan baru-baru ini.

2. Beli furnitur baru.

Kantor usang dan pudar buruk bagi moral karyawan. Lebih baik membuat kantor terasa sedikit lebih santai dan lebih seperti kedai kopi atau kantor rumah. Furnitur yang memberikan nuansa natural atau senada dengan warna perusahaan dapat menjaga profesionalisme dan meningkatkan mood pekerja kantoran.

Perabotan baru juga dapat memperbaiki postur dan kesehatan umum karyawan. Kursi aus seiring waktu dan furnitur yang dibuat lebih dari 20 tahun yang lalu dibuat tanpa memperhitungkan kemajuan terbaru dalam ergonomi. Jika kursi lebih tua, pertimbangkan untuk menggantinya sesegera mungkin untuk meningkatkan konsentrasi dan suasana hati di antara karyawan.

Tentu saja, tidak semua perusahaan memiliki anggaran untuk penggantian furnitur berukuran besar, terutama jika margin keuntungannya lebih rendah dari biasanya. Dalam hal ini, mengganti kursi yang paling sering digunakan di kantor lebih masuk akal daripada mengganti kursi di ruang konferensi yang kurang digunakan.

3. Minimalkan gangguan

Meskipun tidak ada cara untuk menghilangkan semua gangguan di tempat kerja Anda, yang paling umum dapat dihapus dengan beberapa penyesuaian kecil. Pertama, dorong karyawan untuk menggunakan tempat yang tepat untuk berbicara. Untuk karyawan yang memiliki kantor pribadi, ini bisa berarti meminta mereka untuk melakukan percakapan empat mata di kantor atau ruang konferensi Anda daripada bersandar ke bilik seseorang untuk percakapan panjang. Pembicaraan yang tidak berhubungan dengan pekerjaan harus, jika memungkinkan, dilakukan di ruang istirahat, mengabaikan karyawan sibuk lainnya.

Cahaya alami sangat bagus, tetapi tergantung pada apa yang terjadi di luar, jendela bisa sangat mengganggu. Tirai dan tirai harus dipasang sehingga setidaknya dapat diturunkan jika seseorang yang duduk di sebelahnya perlu mengurangi silau atau fokus yang lebih baik.

Terakhir, coba tulis instruksi kantor untuk panggilan telepon, musik, dan video, bahkan jika itu terkait dengan pekerjaan. Dorong karyawan untuk menerima panggilan telepon pribadi di luar ruangan dan memakai headphone saat menonton video pendek sekalipun. Meskipun ini tampak jelas, masih perlu dikatakan: Panggilan telepon tidak boleh dialihkan ke pembicara di luar ruang konferensi dan kantor pribadi, kecuali semua orang ada di kantor. kebutuhan dengarkan ini.

4. Gunakan ruang konferensi dengan bijak

Sebagian besar ruang kantor memiliki setidaknya satu ruang pertemuan, tetapi tidak semua organisasi lebih suka menggunakannya seperti itu. Untuk ruang konferensi menjadi tempat pertemuan yang efektif, itu harus digunakan seperti itu setiap saat. Ini berarti Anda tidak dapat menggunakan ruang konferensi untuk menyimpan barang-barang, mendiskusikan proyek, atau beristirahat.

Jika ruang rapat terbatas, karyawan mungkin mendapati diri mereka berada di lokasi rapat lain yang kurang efisien. Ini bisa berupa lounge, kafe, atau ruang kosong di dalam atau di luar kantor. Pertimbangkan untuk memiliki kebijakan kantor tentang tempat pertemuan akan diadakan, dan dorong karyawan untuk mendaftar ke tempat pertemuan terlebih dahulu untuk menghindari pemesanan ganda dan masalah lainnya.

5. Bersihkan dua kali setahun

Setiap kantor berantakan. Sampel dari klien lama, perlengkapan kantor yang setengah terpakai, dan bahkan T-shirt gratis dapat disimpan di kotak di samping mesin fotokopi atau di bawah meja ruang konferensi.

Meskipun menginventarisasi dan membuang sampah yang tidak perlu bisa menjadi sakit kepala di kantor besar, itu sangat berharga. Inventaris perlengkapan kantor yang lebih baik akan membantu mengurangi pemborosan uang, dan ruang kosong akan memungkinkan orang untuk bergerak lebih bebas, bekerja, dan mengenal satu sama lain. Ini juga merupakan peluang bagus untuk mengumpulkan dan mendaur ulang kartrid printer lama.

Pertimbangkan untuk mengadakan acara pengumpulan sampah untuk semua staf dua kali setahun, mungkin setelah proyek besar selesai atau ketika produktivitas turun tepat sebelum liburan. Mintalah pemimpin masing-masing departemen mencatat apa yang masih berguna dan apa yang tidak. Jika ada keraguan tentang perlunya sesuatu, itu harus ditunjukkan kepada manajer lain untuk keputusan akhir. Beberapa tindakan pencegahan mungkin diperlukan untuk mencegah pembuangan barang berharga secara tidak sengaja, tetapi sebagian besar, masing-masing departemen harus dapat membedakan antara sampah dan bukan.

6. Tanyakan kepada karyawan apa yang mereka butuhkan

Manajer yang bekerja di kantor pojok tidak selalu menyadari tantangan yang dihadapi karyawan pemula. Mungkin akustik ruang kantor membuat hampir tidak mungkin untuk menerima panggilan telepon, membuat bilik sedikit lebih baik dari kantor terbuka. Mungkin seorang individu atau sekelompok karyawan merupakan sumber gangguan yang konstan bagi setiap orang yang mencoba bekerja. Anda mungkin dapat memesan kartrid tinta secara online untuk menghemat waktu dan memastikan aliran tinta yang konsisten tanpa mempengaruhi kualitas cetak.

Pertimbangkan untuk mendistribusikan survei anonim yang dapat digunakan karyawan untuk melaporkan hal-hal yang menghambat produktivitas mereka. Setelah itu, manajer harus berkonsultasi satu sama lain untuk menentukan tindakan yang tepat. Sementara beberapa perbaikan, seperti instruksi telepon kantor yang baru, mudah didapat, yang lain mungkin memerlukan dana atau waktu untuk menerapkannya. Menciptakan tempat kerja yang benar-benar produktif membutuhkan komunikasi yang berkelanjutan dengan semua tingkat staf, jadi pertimbangkan untuk mewawancarai staf dan menilai kembali kebutuhan kantor setiap tahun atau ketika perubahan besar muncul.