Smartphone, tablet e laptop abbastanza piccoli da stare perfettamente nel tuo portafoglio sono tutti i motivi per cui una connessione aziendale raramente finisce la sera o nei fine settimana. I tuoi clienti possono contattarti in qualsiasi momento e tu puoi sempre rispondere.
Sebbene sia importante mantenere un senso di spazio personale e di opportunità familiari e di svago, probabilmente vorrai assicurarti che la tua azienda non perda prospettive durante queste ore. Aiutare i dipendenti a imparare come e quando rispondere – e imparare da soli – può fare la differenza tra un leader ardente che sfugge di mano dopo le 17:00 e la soddisfazione costante di un cliente volubile.
Come rendere piacevole la tua attività fuori orario
Che tu stia pensando che sia ora di assumere una squadra notturna o che stia semplicemente cercando un modo per raccogliere informazioni la sera, la tua attività dovrebbe sempre apparire accogliente.
1. Considera l’idea di assumere un aiuto
Se la tua azienda ha così tanti contatti al di fuori dell’orario di lavoro che ha senso, finanziariamente o meno, avere qualcuno nelle vicinanze durante l’orario non professionale, ci sono diverse opzioni a cui puoi rivolgerti.
- Voicemail umana – Molte aziende hanno una persona che funge da “segreteria telefonica” al di fuori dell’orario di ufficio. Questa persona potrebbe non essere in grado di rispondere a domande specifiche come te e il tuo team, ma fornirà una voce umana per ricevere messaggi quando qualcuno chiama e sei a casa la sera.
- Equipaggio serale / del fine settimana – Se pensi di poter fare più soldi di quelli che perdi in spese generali pagando alcune persone per lavorare nel fine settimana, fallo.
2. Lascia che il discorso virtuale.
La tua azienda potrebbe non aver bisogno di una persona reale o di un gruppo di persone per lavorare al di fuori dell’orario di ufficio, ma ti piacerebbe comunque gestire correttamente più telefonate o email. Puoi impostare un messaggio vocale che informi educatamente le persone che il loro messaggio è stato ricevuto e qualcuno risponderà immediatamente al mattino. Puoi anche impostare una “risposta automatica” per i messaggi ricevuti al di fuori dell’orario di lavoro.
3. Raccogli le informazioni al mattino.
Dal momento che stai facendo sapere ai clienti che li contatterai al più presto, assicurati che qualcuno lo faccia. Controlla i messaggi di telefono e di posta elettronica o chiedi a qualcuno di farlo per prima cosa al mattino in modo che i tuoi clienti non si sentano feriti.
Quando la comunicazione diventa necessaria
A volte sarà necessario contattare lo staff o viceversa, nei fine settimana oa tarda notte. In questi casi, è importante disporre di alcune regole di base del processo.
4. Stabilire i confini.
Cominciando dall’inizio. La comunicazione al di fuori dell’orario di ufficio richiede alcuni semplici confini. Organizza una riunione e chiedi al team qual è il modo migliore per contattarli di notte o nel fine settimana, che si tratti di e-mail, telefonate, messaggi di testo o messaggistica istantanea, in modo che non si sentano intromessi. Non dare per scontato che non abbiano problemi a sentirti al di fuori dell’orario di ufficio. Indubbiamente, i tuoi dipendenti hanno uno stile di vita e situazioni familiari completamente diverse.
5. Non abusare di questo privilegio.
Dopo aver stabilito un protocollo di comunicazione per i tuoi dipendenti, assicurati di seguirlo da solo, anche se sei un manager. I tuoi dipendenti si sentiranno più sicuri di ciò che è richiesto alla loro posizione, e questo creerà rispetto e un migliore rapporto con il tuo team se non scrivi loro la domenica pomeriggio dopo che tutti concordano sul fatto che l’email è migliore.
6. Riconoscere le emergenze.
A volte la comunicazione diretta è inevitabile. È meglio se fai sapere alla tua squadra quando questo potrebbe accadere. A seconda di ciò che fai, potresti non avere nulla che conta davvero come un pericolo di vita o di morte. Tuttavia, ti consigliamo di assicurarti che i problemi vengano risolti il prima possibile.
- Fai un elenco: fai sapere a tutti cosa si qualifica come “emergenza”. Considera l’idea di tenere un elenco in ufficio e di distribuirne una copia a tutti.
- Costruisci una catena di comando: alcune persone potrebbero dover essere contattate più spesso di altre in caso di problemi.
- Usa un’altra forma di comunicazione. Se la tua azienda utilizza la posta elettronica del fine settimana per comunicazioni semplici e non di emergenza, fai sapere a tutti che la telefonata significa qualcosa di più importante.
Nel mondo di oggi, il tuo orario di lavoro potrebbe essere più lungo di quanto ti aspettassi. Ma ciò non significa che la produttività e lo stile di vita debbano soffrire. Con un po ‘di pianificazione, puoi soddisfare le esigenze dei tuoi clienti e del tuo team senza diventare un luogo per tutto il lavoro e l’intrattenimento.
