Dale Strickland
Potresti aver sentito parlare dei vantaggi di una forza lavoro remota: maggiore produttività, maggiore fidelizzazione dei dipendenti, incredibili risparmi sui costi, un pool di talenti globale diversificato e altro ancora.
Come proprietario di una piccola impresa, potresti essere interessato a provare il lavoro remoto per te stesso, tuttavia, se non sei pronto per gestire il tuo ambiente di ufficio virtuale, non sarai in grado di sfruttare al meglio le sue offerte uniche. Qui, attingo alla mia esperienza di lavoratore remoto per darti cinque ottimi suggerimenti per adattare la tua attività a una forza lavoro remota.
1.Assicurati che la tua azienda supporti la gestione remota
Sembra facile, ma in effetti ci sono alcune importanti funzioni aziendali che semplicemente non possono essere svolte da remoto. Cerca di non arrenderti a questo punto: ci sono molti modi creativi per mantenere la continuità aziendale quando ti trasferisci in un team completamente remoto.
Suddividi i processi chiave nei loro componenti più elementari. Vedi delle parti che potrebbero non essere compatibili con il telecomando? Scrivilo e fai ulteriori ricerche. Potrebbero esserci alternative che non hai ancora scoperto.
- Hai ordini di acquisto da firmare? Applicazioni di firma come HelloSign e DocuSign possono aiutare in questo.
- Di solito i tuoi clienti chiamano l’assistenza per contattare qualcuno in ufficio? Utilizza telefoni virtuali basati su cloud per inoltrare le chiamate a un lavoratore remoto e valuta la possibilità di aggiungere opzioni di supporto online.
- La tua azienda si basa sulla collaborazione e la discussione 1: 1? Crea un ambiente di ufficio virtuale con strumenti come Slack o Workplace di Facebook.
Se hai identificato qualcosa che semplicemente non funzionerà per le aspettative del “lavoro da qualsiasi luogo”, devi apportare modifiche. Questi processi dovranno essere modificati per essere compatibili in remoto, oppure sarà necessario che qualcuno sia disponibile a lavorare secondo necessità.
Oltre a rendere i tuoi processi principali compatibili in remoto, devi anche pensare a come gestirai la sovrapposizione. Questa sovrapposizione può essere tra i processi normali e le opzioni di accesso remoto alternative se si consente ai lavoratori remoti e in loco.
2. Stabilire aspettative chiare
Per gestire efficacemente una forza lavoro remota, sono necessarie eccellenti capacità di comunicazione scritta. Sebbene le videoconferenze e le telefonate possano aiutare a colmare questa lacuna, ti affiderai maggiormente alla comunicazione asincrona. Per evitare confusione e colli di bottiglia, assicurati che il tuo team remoto sappia esattamente cosa ci si aspetta da loro in anticipo.
Ecco alcune delle aspettative che definirai.
Disponibilità
Non è un segreto che i lavoratori remoti amano la flessibilità della pianificazione. Ma se il tuo lavoro dipende dalla disponibilità dei tuoi dipendenti per discussioni personali, dovrai chiarirlo. Determina la quantità di tempo di cui hanno bisogno per essere disponibili in modo che possano pianificare il loro programma di conseguenza.
Reattività
Qual è un ragionevole tasso di risposta per le tue (o per i tuoi clienti!) Email, telefonate, messaggi istantanei, ecc.? È saggio che i tuoi dipendenti tornino da te alla fine della giornata o la tempestività dovrebbe essere una priorità? Questo dipenderà naturalmente dai loro ruoli, ma è molto importante che tu definisca chiaramente le tue aspettative di reattività.
Etichetta
Ci saranno molte comunicazioni e flussi di lavoro non convenzionali che potrebbero non piacerti. Cosa non dovrebbe fare la tua azienda? Esistono regole su come i dipendenti conducono riunioni virtuali, effettuano chiamate telefoniche e comunicano con te e i loro colleghi? Questi dettagli possono sembrare piccoli, ma costituiscono una base importante per la comunicazione della cultura aziendale ai dipendenti remoti.
Comunicazione
Per ridurre i colli di bottiglia inutili, è necessario definire le modalità di comunicazione della propria azienda. Esistono piattaforme specifiche che i tuoi dipendenti dovrebbero utilizzare per comunicare e collaborare? Qual è il modo migliore per contattare te e i loro colleghi? Esiste un metodo di comunicazione preferito per diversi casi d’uso (ad esempio, utilizzare la posta elettronica quando non è urgente, utilizzare i messaggi istantanei quando è richiesta una risposta urgente, ecc.)
I tuoi dipendenti che lavorano da casa o altrove al di fuori dell’ufficio faranno molto meno affidamento sulla comunicazione istantanea rispetto al tuo dipendente medio a tempo pieno. Se i tuoi dipendenti stanno facendo il lavoro di progetto, fornisci loro i risultati desiderati e metriche precise che utilizzerai per determinare se hanno svolto bene i loro ruoli e compiti.
3. Preparati ad apprendere nuove tecnologie.
Se non sei già esperto di tecnologia, sarai molto svantaggiato. La gestione remota della forza lavoro si basa in gran parte sulla creazione di un luogo di lavoro digitale supportato da tecnologie che consentono la comunicazione, la collaborazione, la gestione dei progetti e altre funzioni aziendali chiave.
Come minimo, dovresti avere familiarità con l’uso di hardware e software per videoconferenze per condurre riunioni virtuali. Queste piattaforme rendono incredibilmente conveniente interagire con i tuoi dipendenti, condividere lo schermo del tuo computer in una presentazione virtuale e mantenere importanti connessioni sociali che promuovono la tua cultura lavorativa.
Ecco alcune popolari tecnologie di lavoro a distanza:
- Comunicazione: Slack, posto di lavoro da Facebook, Microsoft Teams, Zoom
- Gestione di progetto: Trello, Asana, lunedì
- Condivisione di file: Google Drive, OneDrive, server FTP
Fortunatamente, molti di questi strumenti vengono forniti con offerte gratuite o incredibilmente convenienti, perfette per le piccole imprese. Sono importanti risparmi sui costi grazie a meno immobili, tassi di ritenzione più elevati e maggiore produttività. Ciò ripagherà più che l’investimento relativamente piccolo richiesto per garantire la comunicazione e il lavoro efficiente dei lavoratori remoti.
4. Mantenere il morale alto per i lavoratori remoti
I telelavoratori hanno problemi morali unici perché sono isolati dalle esperienze sociali estemporanee che i loro colleghi interni hanno tipicamente. Come proprietario di una piccola impresa, dovresti ricordare come ricreare la magia della comunicazione faccia a faccia in un ambiente virtuale.
Ecco alcuni suggerimenti rapidi per aumentare il morale del telelavoro:
- Diventa sociale: Prenditi del tempo per la comunicazione informale! Considera l’idea di rendere i primi minuti della tua riunione settimanale un luogo coinvolgente per socializzare, creare un canale social dedicato sulla piattaforma di chat del tuo team o ospitare piccoli eventi sociali durante l’orario lavorativo.
- Confessione: Lodate ad alta voce e lodate spesso! Se i tuoi dipendenti remoti stanno facendo un lavoro eccezionale, ne meritano il merito. A parte il riconoscimento 1: 1, prendi in considerazione la possibilità di fare annunci sulla piattaforma di chat del tuo team o di inviare loro un piccolo segno di apprezzamento, come un buono regalo, al loro ristorante preferito.
- Essere disponibile: Se ricopri un ruolo di leadership per i tuoi dipendenti, questi devono sapere che hai un vero interesse per il loro successo. Vogliono sapere che ti impegni a fornire loro ciò di cui hanno bisogno per avere successo. Assicurati di essere reattivo e pronto a soddisfare le loro esigenze il più possibile.
5. Assicurati che i tuoi lavoratori remoti siano al sicuro
La sicurezza informatica è un argomento importante. L’esatta infrastruttura che configuri per proteggere i lavoratori remoti varierà in base ai rischi associati ai ruoli dei tuoi dipendenti. Ovviamente, chiunque gestisca dati sensibili come informazioni personali, proprietà intellettuale o documenti finanziari deve disporre di adeguate misure di sicurezza.
Questo elenco non è un elenco esaustivo di tecnologie e best practice per la sicurezza informatica per la forza lavoro remota. Ma queste opzioni sono ottime per mantenere i tuoi dipendenti remoti al sicuro quando lavorano fuori dall’ufficio.
Reti private virtuali (VPN)
Una VPN aziendale crittografa il traffico di rete e offre ai tuoi dipendenti remoti la possibilità di connettersi alla rete interna della tua azienda. Se gestisci un database a cui i dipendenti devono accedere da remoto, la VPN fornirà ai tuoi dipendenti remoti un accesso più sicuro.
Fai attenzione ai dispositivi personali
I criteri Bring Your Own Device (BYOD) sono un’opzione incredibilmente popolare per i team virtuali perché consentono ai lavoratori remoti di utilizzare dispositivi con cui si sentono già a proprio agio, risparmiando ai loro datori di lavoro la gestione dei dispositivi e i costi di approvvigionamento.
Sfortunatamente, anche i dispositivi personali sono a maggior rischio di problemi di sicurezza informatica. Ciò è dovuto alla navigazione Web personale, alla mancanza di funzionalità di monitoraggio aziendale e alle applicazioni di terze parti non verificate. I datori di lavoro che consentono l’uso di dispositivi personali per il lavoro devono garantire che i propri dipendenti non abbiano accesso a dati sensibili mentre lo fanno.
Evita connessioni Wi-Fi non sicure
I telelavoratori sono spesso associati a uffici improvvisati allestiti in caffè con Wi-Fi gratuito. Sfortunatamente, le reti Wi-Fi pubbliche possono diventare un incubo per la sicurezza poiché i criminali informatici possono intercettare le connessioni non crittografate.
Questo non è solo un problema per i caffè: anche le connessioni Wi-Fi offerte da hotel, aerei e AirBnB non sono garantite per essere sicure. Se i tuoi dipendenti devono lavorare durante i viaggi, dovrai acquistare un router mobile con un piano dati. Ciò consentirà loro di avere una connessione Internet sicura con loro ovunque vadano.
Produzione
C’è molto da dire quando si tratta di adattarsi a una forza lavoro remota. Se sei nuovo nella gestione dei freelance, è probabile che si verifichino alcuni problemi di crescita mentre adatterai i tuoi flussi di lavoro regolari a un ambiente virtuale. Se desideri saperne di più sull’utilizzo dei lavoratori remoti come piccola impresa, consulta alcuni degli articoli seguenti.
