מחבר: טניה לונגג’ו
המשרד המודרני הסטריאוטיפי נראה כמו שנראה בשנות השבעים: קירות לבנים, אורות פלואורסצנטים וסביבת עבודה “ביתן-חווה”. תאים אמנם אינם רעים למורל העובדים, אך החלופה האמיתית היחידה היא משרד פתוח, שאינו מתאים למשרדים שבהם עובדים מבלים זמן רב בטלפון.
ברוב המשרדים אין מספיק מקום למשרדים בודדים, ולכן מנהלים מנסים לנצל את המרב מהשטח הזמין. בעוד שהתגברות על אילוצים במקום העבודה אורכת זמן ואנרגיה, זהו צעד הכרחי להגברת המורל והאנרגיה של העובדים. לכל חברה יש תרבות ומבנה משלה, ולכל משרד יש צרכים שונים למרחב שיתופי פעולה, אך חלק מהשיטות הטובות ביותר חלות על ענפים שונים. להלן שש דרכים להפוך את שטח המשרד שלך לשטח עבודה יעיל ויעיל יותר מבלי להתפשר על עלויות גבוהות.
1. השתמש בשטח קיר
בכל משרד יש נהלים והוראות שקל לשכוח. לפעמים צריך להזכיר לעובדים להוציא אוכל מהמקרר בכל יום שישי, או לשים רק סוגים מסוימים של נייר לפחי האשפה. הדפסה ופרסום תזכורות אלה על קיר מתאים יכולות להיות יעילות הרבה יותר מאשר שליחת תזכורת חד פעמית בדוא”ל.
עדכוני פרויקטים ומידע אחר יעילים יותר גם כאשר הם מוצבים על קירות ושומרים על מוטיבציה וממוקדת של העובדים. לפעמים זה יכול להיות משמח לעובדים להיזכר בסיבה שהם עובדים יחד, או שפרויקט ארוך וקשה שהם עובדים עליו יניב יום אחד פרי.
אל תפרסם קומיקס, פוסטים בבלוג או תוכן אחר של צד שלישי על קירות המרחבים הציבוריים. לעתים קרובות הם מפריעים, אלא אם כן הם מתייחסים לכתבות חדשות הקשורות ישירות להישגיה האחרונים של החברה.
2. רכשו רהיטים חדשים.
משרדים מיושנים חסרי צבע רעים למורל העובדים. עדיף לגרום למשרדים להרגיש קצת יותר רגועים ויותר כמו בית קפה או משרד ביתי. רהיטים המעניקים תחושה טבעית או תואמים לצבעי החברה יכולים לשמור על מקצועיות ולשפר את מצב הרוח של עובדי המשרד.
ריהוט חדש יכול גם לשפר את היציבה ואת בריאותם הכללית של העובדים. כיסאות נשחקים עם הזמן, ורהיטים שנוצרו לפני יותר מ -20 שנה נוצרו מבלי לקחת בחשבון את ההתקדמות האחרונה בתחום הארגונומיה. אם הכיסאות ישנים יותר, שקול להחליף אותם בהקדם האפשרי כדי להגביר את הריכוז והמצב הרוח בקרב העובדים.
כמובן שלא לכל החברות יש תקציב להחלפת רהיטים גדולה, במיוחד אם שולי הרווח נמוכים מהרגיל. במקרה זה, החלפת הכיסאות הנפוצים ביותר במשרד הגיונית יותר מאשר החלפת כסאות בחדר ישיבות שאינו בשימוש.
3. מזעור הסחות דעת
אמנם אין דרך להיפטר מכל הסחות הדעת במקום העבודה שלך, אך ניתן למחוק את הנפוצים בכמה שינויים קטנים. ראשית, עודד את העובדים להשתמש במקומות מתאימים לשיחה. עבור עובדים שיש להם משרדים פרטיים, זה יכול להיות שהם מבקשים מהם לנהל שיחה אחת על אחת במשרד או בחדר הישיבות שלהם במקום להישען לדוכן של מישהו לשיחה מורחבת. אם יש אפשרות לנהל פטפוטים שאינם קשורים לעבודה בחדר ההפסקות, תוך התעלמות מעובדים עסוקים אחרים.
אור טבעי נהדר, אך תלוי במה שקורה בחוץ, חלונות יכולים להסיח את הדעת. יש להתקין תריסים וגוונים כך שלפחות ניתן יהיה למשוך אותם למטה אם מישהו שיושב לידך צריך להפחית את הסנוור או להתרכז טוב יותר.
לסיום, נסה לכתוב הוראות משרד לשיחות טלפון, מוזיקה וסרטונים, גם אם הם קשורים לעבודה. עודד את העובדים לקחת שיחות טלפון אישיות החוצה ולהשתמש באוזניות בעת צפייה אפילו בסרטונים קצרים. אמנם זה נראה מובן מאליו, אך עדיין צריך לומר: אסור להעביר שיחות טלפון לרמקול מחוץ לחדרי ישיבות ומשרדים אישיים, אלא אם כן כולם במשרד. צרכי תשמע את זה.
4. השתמש בחוכמות בכנסים
ברוב שטחי המשרד יש לפחות חדר ישיבות אחד, אך לא כל הארגונים מעדיפים להשתמש בו ככזה. כדי שחדר ישיבות יהווה מקום מפגש יעיל, יש להשתמש בו ככזה בכל עת. פירוש הדבר כי אינך יכול להשתמש בחדר הישיבות לאחסון, דיבורים על פרויקטים או הפסקות.
אם שטח הישיבות מוגבל, העובדים עשויים למצוא את עצמם במקומות מפגש אחרים ופחות יעילים. אלה יכולים להיות טרקלינים, בתי קפה, או כל מקום פנוי במשרד ומחוצה לו. שקול לקיים מדיניות במשרד היכן יש לקיים פגישות ולעודד את העובדים להירשם מראש למיקומי פגישות בכדי למנוע הזמנות כפולות ונושאים אחרים.
5. נקו פעמיים בשנה
כל משרד הוא בלגן. דוגמאות לקוחות ישנות, נייר מכתבים משומש למחצה ואפילו חולצות טריקו בחינם עלולות להיזרק לקופסאות ליד מכונת צילום או מתחת לשולחן ישיבות.
אמנם לקיחת מלאי וזריקת אשפה מיותרת יכולה להיות כאב ראש במשרדים גדולים, כדאי מאוד. מלאי טוב יותר של ציוד משרדי יסייע בהפחתת בזבוז הכסף, והשטח הפנוי יאפשר לאנשים לנוע בחופשיות רבה יותר, לעבוד ולהיפגש זה עם זה. זו גם הזדמנות מצוינת לאסוף ולמחזר מחסניות מדפסת ישנות.
שקול לערוך אירועי איסוף אשפה מכל הצוות פעמיים בשנה, אולי לאחר סיום פרויקטים גדולים או כאשר התפוקה יורדת ממש לפני החגים. בקשו ממנהיג כל מחלקה לעשות חשבון אחר מה עדיין שימושי ומה לא. אם יש ספק לגבי הצורך במשהו, יש להראות זאת למנהל אחר לקבלת החלטה סופית. ייתכן שיהיה צורך באמצעי זהירות מסוימים למניעת השלכת חפצי ערך בשוגג, אך לרוב, מחלקות בודדות צריכות להיות מסוגלות להבחין בין מה שאשפה לבין מה שלא.
6. שאלו את העובדים מה הם צריכים
מנהלים העובדים במשרדים פינתיים לא תמיד מודעים לאתגרים העומדים בפני עובדים ברמת הכניסה. אולי האקוסטיקה של שטחי המשרד הופכת את כמעט בלתי אפשרי לקבל שיחות טלפון, מה שהופך את הדוכנים לשיפור קל ביחס למשרד פתוח. אולי אדם או קבוצת עובדים הם מקור מתמיד להסחת דעת עבור כל מי שמנסה לעבוד. ייתכן שתוכל להזמין מחסניות דיו באופן מקוון כדי לחסוך זמן ולהבטיח זרימת דיו עקבית מבלי לפגוע באיכות ההדפסה.
שקול להפיץ סקר אנונימי שבו עובדים יכולים להשתמש כדי לדווח על דברים שמעכבים את התפוקה שלהם. לאחר מכן, על המנהלים להתייעץ ביניהם כדי לקבוע פעולות מתאימות. בעוד שקל לתפוס חלק מהתיקונים, כגון הוראות טלפון משרדי חדשות, אחרים עשויים לדרוש מימון או זמן ליישום. יצירת מקום עבודה פרודוקטיבי באמת מחייבת תקשורת שוטפת עם כל רמות הצוות, לכן שקול לראיין את הצוות ולבחון מחדש את צרכי המשרד מדי שנה, או כאשר צצים שינויים גדולים.
הירשם לניוזלטר מדורות עסקים קטנים
וקבל תבנית תוכנית שיווק בחינם של עמוד אחד.
