Amy O. Anderson
Når du starter en liten bedrift fra bunnen av, har bedriftseiere en tendens til å fokusere på elementene «det store bildet»: produkter, mennesker, verktøy og det fysiske grunnlaget som virksomheten er bygget på. Å bevare dokumentasjon er ikke alltid en prioritet, langt mindre organisere eller bevare den for fremtiden.
Papirdokument skanner ikke bare miljøvennlig, det gir også en digital arkiveringsplan for din virksomhets fremtid. Hvordan ellers kan du finne dokumenter raskt og effektivt når du trenger dem? Selv om virksomheten din allerede bruker digitale poster, er det viktig å organisere og utnytte digitale poster for langsiktig vekst, skalerbarhet og innovasjon. Enten du bare har begynt eller ser tjue år tilbake for å se hvor langt du har kommet, er digitalisering et verktøy som, hvis det gjøres riktig, kan revolusjonere virksomheten din.
Hva er digitalisering?
Skanning handler om å lagre papirdokumenter, men det er mer enn bare å skanne dokumenter og lagre dem i en mappe på datamaskinen. Skannede bildefiler mister verdien hvis du ikke finner det du trenger på siden når du trenger det. Når det er riktig digitalisert og arkivert, er det mer effektivt å finne skannede dokumenter enn å søke i fysiske dokumentbokser og hyller.
Digitale bevaringsteknikker som metadatakoder og optisk tegngjenkjenning (OCR) muliggjør raske søk og en pågående veksthistorie for virksomheten din.
De fysiske, juridiske, sikkerhets- og beskyttelsesfordelene ved digitalisering kan fullstendig endre dynamikken i virksomheten din når du møter uventede utfordringer.
Her er fem måter som digitalisering av papirdokumentene kan endre fremtiden for virksomheten din.
1. Lagring
Digitalisering av papirdokumenter sparer deg for kostnader og stress ved å ha fysiske kopier. Ikke bare er papiret skjørt og utsatt for elementene, arkivskap eller ekstern lagring kan være dyrt og upraktisk. Digitale kopier kan lagres på en intern server eller i skyen, slik at du kan lagre store mengder data til en brøkdel av kostnaden og trygt kaste bort tiår med dokumenter som tar opp verdifull kontorplass.
2. Sikkerhetskopier
Når vi beveger oss bort fra papirdokumenter, er flere digitale sikkerhetskopier kritiske. Ta deg tid til å snakke med IT -leverandøren din for å finne ut den beste måten å lage flere sikkerhetskopier på, og dette vil gi organisasjonen et stort løft. Cybertrusler retter seg mot flere og flere små bedrifter hvert år, og uten pålitelige og påviste sikkerhetskopier kan et papirløst kontor nøytraliseres med et enkelt angrep. Den eneste måten å sikre at du ikke trenger å betale tusenvis av dollar for mulighet å gjenopprette dataene dine betyr å implementere et sikkert backup -system.
3. organisasjonen
Dette er en ofte oversett del av digitaliseringsprosessen, men det er avgjørende for digital lagringsfunksjonalitet. Indeksering av poster etter hvert som de digitaliseres, sikrer effektiv fremtidig tilgang. Når du blir kontaktet av skattemyndigheter eller HIPAA -overholdelsesteam, vet du nøyaktig hvor og hvordan du får tak i visse dokumenter med rike metadatasøkfunksjoner. Når de er digitalisert, kan tilgang til filene tildeles hver ansatt av sikkerhets- og personvernhensyn. Digitalisering er et sikkert og organisert alternativ til papirdokumenter som er lette å miste eller misbruke.
4. Hold dataene dine oppdaterte
Husker du diskettene? Teknologi er i stadig utvikling, noe som betyr at filformater og digitale lagringsmetoder som dukket opp for bare ti år siden allerede er utdaterte på moderne datamaskiner. Fildigitaliseringsguider gir tilgang til dataene dine i flere tiår fremover ved å bevare digitale filer i filformater designet for å forbli uendret over tid. Standarder for digital lagring krever at du oppdaterer alle filformater som kan bli uleselige for nye eller nåværende filformater, slik at du aldri trenger å bekymre deg for at de blir utdaterte.
5. Mobil tilgang
For bedrifter i bevegelse kan digitalisering gi mobil tilgang. For eksempel betyr sikker tilgang via skyservere at ansatte som reiser eller jobber eksternt har tilgang til alle postene de trenger på fingertuppene. Beskyttelsene som tilbys i dag, som kryptering av den bærbare datamaskinens stasjon, lar deg gjøre dette trygt. Skyservere muliggjør også samarbeid og fildeling for en optimal og effektiv opplevelse.
En komplett papirløs digital plan kan forbedre effektiviteten til dine ansatte og føre selskapets fortid inn i fremtiden. Informasjonen du trenger er bare et klikk unna.
Registrer deg for Small Business Bonfire -nyhetsbrevet
Og få en gratis en-siders markedsføringsplanmal.
