5 spôsobov digitalizácie, ktoré spôsobia revolúciu vo vašom rastúcom podnikaní

Amy O. Anderson

Pri zakladaní malého podniku od nuly sa majitelia firiem zameriavajú na prvky „celkového obrazu“: produkty, ľudí, nástroje a fyzický základ, na ktorom je podnik postavený. Uchovávanie dokumentácie nie je vždy prioritou, nieto tým, že ju organizujete alebo uchovávate do budúcnosti.

Digitalizácia papierových dokumentov je nielen šetrná k životnému prostrediu, ale poskytuje aj plán digitálnej archivácie budúcnosti vášho podnikania. Ako inak môžete nájsť dokumenty rýchlo a efektívne, keď ich potrebujete? Aj keď už vaša firma používa digitálne záznamy, organizovanie a využívanie digitálnych záznamov je nevyhnutné pre dlhodobý rast, škálovateľnosť a inovácie. Bez ohľadu na to, či len začínate alebo sa pozeráte o dvadsať rokov späť, aby ste videli, ako ďaleko ste sa dostali, digitalizácia je nástroj, ktorý, ak je vykonaný správne, môže znamenať revolúciu vo vašom podnikaní.

Čo je digitalizácia?

Skenovanie je o ukladaní papierových dokumentov, ale nie je to len o skenovaní dokumentov a ich ukladaní do priečinka v počítači. Naskenované obrazové súbory strácajú hodnotu, ak na stránke nemôžete nájsť to, čo potrebujete, keď to potrebujete. Pri správnej digitalizácii a archivácii je vyhľadávanie naskenovaných dokumentov efektívnejšie ako vyhľadávanie fyzických schránok a políc na dokumenty.

Techniky digitálneho uchovávania, ako sú štítky metadát a optické rozpoznávanie znakov (OCR), umožňujú vášmu podniku rýchle vyhľadávanie a príbeh neustáleho rastu.

Fyzické, právne, bezpečnostné a ochranné výhody digitalizácie môžu úplne zmeniť dynamiku vášho podnikania, keď narazíte na neočakávané výzvy.

Tu je päť spôsobov, ako digitalizácia papierových dokumentov zmení budúcnosť vášho podnikania.

1. skladovanie

Digitalizácia papierových dokumentov vám ušetrí náklady a stres z fyzických kópií. Papier je nielen krehký a náchylný na živly, ale aj skrinky na papier alebo externé úložisko môžu byť drahé a nepraktické. Digitálne kópie je možné uložiť na interný server alebo do cloudu, čo vám umožní uložiť veľké množstvo dát za zlomok nákladov a bezpečne sa zbaviť desaťročí dokumentov, ktoré zaberajú cenné kancelárske miesto.

2. zálohy

Odďaľovanie sa od papierových dokumentov má zásadný význam z viacerých digitálnych záloh. Nájdite si čas a porozprávajte sa so svojim dodávateľom IT, aby ste určili najlepší spôsob vytvárania viacnásobných záloh, a to vašej organizácii výrazne pomôže. Kybernetické hrozby sa každoročne zameriavajú na stále viac malých podnikov a bez spoľahlivých a osvedčených záloh je možné kanceláriu bez papiera neutralizovať jediným útokom. Jediný spôsob, ako zaistiť, aby ste zaň nemuseli platiť tisíce dolárov príležitosť obnova vašich dát znamená zavedenie bezpečného zálohovacieho systému.

3. organizácie

Toto je často prehliadaná časť procesu digitalizácie, ale pre funkciu digitálneho úložiska je zásadná. Indexovanie záznamov pri ich digitalizácii zaisťuje efektívny prístup v budúcnosti. Keď vás budú kontaktovať daňové úrady alebo tímy zodpovedné za dodržiavanie HIPAA, budete presne vedieť, kde a ako získať určité dokumenty s bohatými možnosťami vyhľadávania metadát. Po digitalizácii môže byť prístup k súborom pridelený každému zamestnancovi z dôvodu bezpečnosti a ochrany osobných údajov. Digitalizácia je bezpečná a organizovaná alternatíva k papierovým dokumentom, ktoré je možné ľahko stratiť alebo zneužiť.

4. Udržujte svoje údaje aktuálne

Pamätáte si diskety? Technológia sa neustále vyvíja, čo znamená, že formáty súborov a metódy digitálneho ukladania, ktoré sa objavili len pred desiatimi rokmi, sú už na moderných počítačoch zastarané. Príručky digitalizácie súborov poskytujú prístup k vašim údajom na ďalšie desaťročia tým, že uchovávajú digitálne súbory vo formátoch súborov, ktoré zostanú v priebehu času nezmenené. Štandardy digitálneho úložiska vyžadujú aktualizáciu všetkých formátov súborov, ktoré sa môžu stať nečitateľnými pre nové alebo aktuálne formáty súborov, takže si už nemusíte robiť starosti s tým, že budú zastarané.

5. Mobilný prístup

Pre firmy v pohybe môže digitalizácia poskytnúť mobilný prístup. Napríklad zabezpečený prístup prostredníctvom cloudových serverov znamená, že zamestnanci, ktorí cestujú alebo pracujú na diaľku, majú prístup ku všetkým potrebným záznamom na dosah ruky. Dnes ponúkaná ochrana, ako napríklad šifrovanie disku prenosného počítača, vám to umožní urobiť bezpečne. Cloudové servery tiež umožňujú spoluprácu a zdieľanie súborov pre optimálne a efektívne prostredie.

Kompletný bezpapierový digitálny plán môže zvýšiť efektivitu vašich zamestnancov a preniesť minulosť vašej spoločnosti do budúcnosti. Potrebné informácie sú vzdialené iba jedno kliknutie.