Ейми О. Андерсън

Когато стартират малък бизнес от нулата, собствениците на бизнес са склонни да се фокусират върху елементите на „голямата картина“: продукти, хора, инструменти и физическата основа, върху която е изграден бизнесът. Съхраняването на документацията не винаги е приоритет, още по -малко организирането или запазването й за в бъдеще.

Сканирането на хартиени документи не само е екологично, но и осигурява план за цифрово архивиране за бъдещето на вашия бизнес. Как иначе можете да намерите документи бързо и ефективно, когато имате нужда от тях? Дори ако вашият бизнес вече използва цифрови записи, организирането и използването на цифрови записи е от съществено значение за дългосрочен растеж, мащабируемост и иновации. Независимо дали тепърва започвате или се оглеждате двадесет години назад, за да видите колко далеч сте стигнали, дигитализацията е инструмент, който, ако е направен правилно, може да революционизира вашия бизнес.

Какво е дигитализация?

Сканирането е свързано със съхранение на хартиени документи, но е нещо повече от сканиране на документи и съхраняването им в папка на вашия компютър. Сканираните файлове с изображения губят стойността си, ако не можете да намерите това, от което се нуждаете на страницата, когато имате нужда от нея. При правилно дигитализиране и архивиране намирането на сканирани документи е по -ефективно от търсенето на кутии и рафтове за физически документи.

Цифровите техники за съхранение, като тагове за метаданни и оптично разпознаване на символи (OCR), позволяват бързо търсене и непрекъсната история на растежа на вашия бизнес.

Физическите, правните, защитни и защитни ползи от дигитализацията могат напълно да променят динамиката на вашия бизнес, когато срещнете неочаквани предизвикателства.

Ето пет начина, по които дигитализирането на вашите хартиени документи ще промени бъдещето на вашия бизнес.

1. Съхранение

Дигитализирането на хартиени документи ви спестява разходите и стреса да имате физически копия. Хартията не само е крехка и податлива на елементите, шкафовете за хартия или външното съхранение могат да бъдат скъпи и непрактични. Цифровите копия могат да се съхраняват на вътрешен сървър или в облака, което ви позволява да съхранявате големи количества данни на част от цената и безопасно да изхвърляте десетилетия документи, които заемат ценно офис пространство.

2. Архивиране

Отдалечавайки се от хартиени документи, множество цифрови архиви са от решаващо значение. Отделете време да говорите с вашия IT доставчик, за да определите най -добрия начин за създаване на множество резервни копия и това ще даде на вашата организация огромен тласък. Киберзаплахите са насочени към все повече малки предприятия всяка година и без надеждни и доказани архиви офис без хартия може да бъде неутрализиран с една атака. Единственият начин да се уверите, че не трябва да плащате хиляди долари възможност възстановяването на вашите данни означава внедряване на защитена система за архивиране.

3. организация

Това е често пренебрегвана част от процеса на дигитализация, но е от съществено значение за функционалността на цифровото съхранение. Индексирането на записите, когато са цифровизирани, осигурява ефективен бъдещ достъп. Когато се обърнете към данъчните власти или екипите за спазване на HIPAA, ще знаете точно къде и как да получите определени документи с богати възможности за търсене на метаданни. Веднъж цифровизиран, достъпът до файловете може да бъде присвоен на всеки служител от съображения за сигурност и поверителност. Дигитализацията е сигурна и организирана алтернатива на хартиени документи, които лесно се губят или злоупотребяват.

4. Поддържайте данните си актуални

Помните ли дискетите? Технологиите непрекъснато се развиват, което означава, че файловите формати и методите за цифрово съхранение, които се появиха само преди десет години, вече са остарели на съвременните компютри. Ръководствата за дигитализация на файлове осигуряват достъп до вашите данни в продължение на десетилетия, като запазват цифровите файлове във файлови формати, проектирани да останат непроменени във времето. Стандартите за цифрово съхранение изискват актуализиране на всички файлови формати, които могат да станат нечетливи за нови или текущи файлови формати, така че никога не трябва да се притеснявате, че те са остарели.

5. Мобилен достъп

За бизнеса в движение цифровизацията може да осигури мобилен достъп. Например защитеният достъп чрез облачни сървъри означава, че служителите, които пътуват или работят отдалечено, имат достъп до всички записи, от които се нуждаят, на една ръка разстояние. Предложените днес защити, като например криптиране на устройството на вашия лаптоп, ви позволяват да направите това безопасно. Облачните сървъри също позволяват сътрудничество и споделяне на файлове за оптимално и ефективно изживяване.

Пълен безхартиен цифров план може да подобри ефективността на вашите служители и да пренесе миналото на вашата компания в бъдещето. Информацията, от която се нуждаете, е само на един клик разстояние.