5 manieren om de productiviteit te verbeteren met scanservices voor documenten

John Roop

De papierloze technologiebeweging is nog steeds actief, wat bewijst dat het meer dan een rage was toen het meer dan tien jaar geleden voor het eerst opkwam. In feite ontstond het idee van een papierloos kantoor in 1975, toen Business Week een artikel publiceerde waarin stond dat kantoorautomatisering papier bijna onbruikbaar zou maken.

We zijn er nog niet, maar veel kantoren zien nu al de voordelen van het uitwisselen van papieren dossiers voor elektronische documenten. Onderzoek heeft een aantal verborgen kosten aan het licht gebracht die samenhangen met het gebruik van een op papier gebaseerd systeem, waaronder de volgende:

• De gemiddelde inspanning om een ​​slecht geschreven document te vinden is $ 120.
• $ 220 per reproductie van een verloren document
• $ 25,000 om een ​​archiefkast met vier laden te vullen en $ 2,160 per jaar om de inhoud van de kast te onderhouden.
• Ongeveer 75% van de tijd die wordt besteed aan het werken met papieren documenten wordt besteed aan het registreren en zoeken.

Het is niet verwonderlijk dat de Verenigde Staten de grootste consument van papierproducten blijven, goed voor bijna 46% van het papierverbruik. Er zijn veel kansen voor bedrijven om duurzamere papierverwerkingspraktijken toe te passen, vooral in kantoren waar een hoog papierverbruik de norm is geworden.

Het is geen wonder dat bedrijven op zoek zijn naar de beste manier om hun tijd te beheren, kosten te besparen en de beste ervaring te bieden voor zowel werknemers als klanten. Alleen focussen op het productiviteitsaspect kan de beste optie zijn om alle bovenstaande problemen op te lossen; dat is hoe.

1. Elektronische documenten zijn doorzoekbaar

De meesten van ons hebben hele documenten gelezen op zoek naar een enkele zin en hebben er waardevolle minuten aan besteed. Vermenigvuldig die minuten met het aantal keren dat u naar informatie zoekt, en u zult waarschijnlijk uren per jaar besteden, tijd die beter kan worden besteed aan inkomstengenererende activiteiten.

Elektronische documenten zijn gemakkelijk doorzoekbaar (CTRL + F is een enorme tijdsbesparing geweest voor drukke leidinggevenden), waardoor u op een gemakkelijke manier kunt voorkomen dat u in een oceaan van gegevens duikt op zoek naar weinig informatie.

Bovendien kunt u in de database zoeken naar de gewenste documenten, in plaats van te zoeken naar afzonderlijke bestanden. Dit is vooral handig als de documenten aanvankelijk onjuist waren opgemaakt.

2. De organisatie verbetert de efficiëntie en effectiviteit

Naarmate de tijd die wordt besteed aan zoeken en zoeken afneemt, nemen de efficiëntie en effectiviteit automatisch toe. U kunt beter tijdig reageren op klanten en belanghebbenden, waardoor u ook meer klanten en belanghebbenden kunt bedienen gedurende uw werkdag.

3. Meerdere gebruikers hebben toegang tot dezelfde documenten.

Als u papieren documenten hebt, moet u er fotokopieën van maken zodat anderen hetzelfde document kunnen openen of delen. Vaak komt dit neer op een keuze tussen tijdsbesparing en besparing op printkosten.

Met digitale bestanden hebben meerdere gebruikers tegelijkertijd toegang tot uw database, zelfs belanghebbenden buiten uw organisatie. Als u documentscanservices gebruikt om bestanden in de cloud te hosten, kunnen werknemers documenten bekijken, bewerken en beheren vanaf hun smartphones of tablets, zodat ze zelfs buiten kantoor productief kunnen zijn.

4. Gemakkelijk om bestanden te delen

Traditioneel moesten bedrijven die bestanden moesten delen met klanten, werknemers of andere belanghebbenden het document kopiëren en naar de ontvanger sturen. E-mail hielp dit spel een beetje te veranderen door je toe te staan ​​bijlagen te verzenden, maar er is nog steeds het probleem om documenten één voor één te scannen en ze correct te dimensioneren om aan de e-mailvereisten te voldoen (de meeste e-mailprogramma’s beperken de grootte van bijlagen). Afhankelijk van het aantal pagina’s dat u indient, kan dit hele proces uren duren!

Maar naarmate bedrijven overstappen op een database met gedigitaliseerde documenten, wordt het verzenden en delen van bestanden een kwestie van een digitaal bestand kiezen en het e-mailen of toegang geven aan de ontvanger. U hoeft niet te stoppen met werken om documenten te scannen en te verzenden.

5. Gescande documenten zijn moeilijker te verliezen

Wanneer uw documenten zich in de cloud bevinden, zijn ze gemakkelijker te volgen en moeilijker te verliezen. Iedereen die in het verleden met papieren documenten heeft gewerkt, weet hoe moeilijk het is om papieren kopieën te beheren en de hartverscheurende angst wanneer documenten verdwijnen.

Van digitale documenten wordt een back-up gemaakt en lange tijd bewaard. Zelfs als ze per ongeluk worden verwijderd, is er meestal een manier om ze terug te krijgen.

Scandiensten voor documenten zijn een investering

Aanvankelijk was een van de uitdagingen bij het overstappen naar de papierloze zone de grote hoeveelheid papier die al in de workflow zat. Als bedrijven plotseling processen gaan digitaliseren, verliezen ze de functionaliteit en voordelen van alle bestanden die ze in de fysieke wereld hebben gemaakt. Maar nu, met geavanceerde scanservices voor documenten, hebben bedrijven een betere manier om over te stappen.

Zowel kleine als grote bedrijven stappen over op een gedigitaliseerde database, waardoor ze de kosten kunnen verlagen, de productiviteit kunnen verhogen en daarbij minder afhankelijk zijn van papier- en printworkflows.

Is het tijd voor uw organisatie om zich bij de beweging aan te sluiten?

Aanbevolen foto: Depositphotos