Njia 5 za kuboresha uzalishaji na huduma za skanning hati

John Roop

Harakati ya teknolojia isiyo na karatasi bado inafanya kazi, ikithibitisha kuwa haikuwa tu fad wakati iliibuka mara ya kwanza zaidi ya muongo mmoja uliopita. Kwa kweli, wazo la ofisi isiyo na karatasi lilianza mnamo 1975, wakati Wiki ya Biashara ilipochapisha nakala ikisema kuwa kiwanda cha ofisi kitafanya karatasi iwe haina maana.

Hatuko bado, lakini ofisi nyingi tayari zinaona faida za kubadilishana faili za karatasi kwa nyaraka za elektroniki. Utafiti umebaini gharama kadhaa zilizofichwa zinazohusiana na kutumia mfumo wa msingi wa karatasi, pamoja na yafuatayo:

• Jaribio la wastani la kupata hati iliyoandikwa vibaya ni $ 120.
• $ 220 kwa kila uzazi wa hati iliyopotea
• $ 25,000 kujaza baraza la mawaziri la kufungua droo nne na $ 2,160 kwa mwaka kudumisha yaliyomo kwenye kabati.
• Takriban 75% ya wakati uliotumika kufanya kazi na nyaraka za karatasi hutumika kusajili na kutafuta.

Haishangazi, Merika inabaki kuwa mteja mkubwa zaidi wa bidhaa za karatasi, uhasibu kwa karibu 46% ya matumizi ya karatasi. Kuna fursa nyingi kwa kampuni kuchukua mazoea endelevu zaidi ya utunzaji wa karatasi, haswa katika ofisi ambazo matumizi makubwa ya karatasi imekuwa kawaida.

Haishangazi kampuni zinatafuta njia bora ya kudhibiti wakati wao, kupunguza gharama, na kutoa uzoefu bora kwa wafanyikazi na wateja. Kuzingatia tu kipengele cha uzalishaji inaweza kuwa chaguo bora zaidi ya kutatua shida zote hapo juu; ndivyo ilivyo.

1. Nyaraka za elektroniki zinatafutwa

Wengi wetu tumesoma nyaraka nzima tukitafuta kifungu kimoja na tukatumia dakika muhimu juu yake. Ongeza dakika hizo kwa idadi ya nyakati unazotafuta habari na una uwezekano wa kutumia masaa kwa mwaka, wakati ambao unaweza kutumiwa vizuri katika shughuli za kukuza mapato.

Nyaraka za elektroniki zinatafutwa kwa urahisi (CTRL + F imekuwa akiba kubwa ya wakati kwa watendaji walio na shughuli nyingi), ikikupa njia rahisi ya kuzuia kupiga mbizi kwenye bahari ya data ukitafuta habari kidogo.

Kwa kuongeza, unaweza kutafuta hifadhidata kwa nyaraka unazotaka, badala ya kutafuta faili za kibinafsi. Hii ni muhimu sana ikiwa nyaraka hapo awali zilibadilishwa vibaya.

2. Shirika linaboresha ufanisi na ufanisi

Wakati unaotumika kutafuta na kutafuta unapungua, ufanisi na ufanisi huongezeka moja kwa moja. Utaweza kujibu vizuri wateja na wadau kwa wakati unaofaa, ambayo pia itakuruhusu kuhudumia wateja na wadau wengi katika siku yako ya biashara.

3. Watumiaji wengi wanaweza kupata hati sawa.

Ikiwa una hati za karatasi, unapaswa kufanya nakala za nakala hizo ili wengine waweze kupata au kushiriki hati hiyo hiyo. Mara nyingi hii inakuja kwa chaguo kati ya kuokoa muda na kuokoa kwa gharama za uchapishaji.

Na kumbukumbu za dijiti, watumiaji wengi wanaweza kupata hifadhidata yako kwa wakati mmoja, hata wadau nje ya shirika lako. Kwa kutumia huduma za skanning hati kupangilia faili kwenye wingu, wafanyikazi wanaweza kuona, kuhariri, na kudhibiti hati kutoka kwa simu zao mahiri au vidonge, na kuziruhusu kuwa na tija hata nje ya ofisi.

4. Rahisi kushiriki faili

Kijadi, kampuni ambazo zinahitaji kushiriki faili na wateja, wafanyikazi, au wadau wengine ilibidi wanakili hati hiyo na kuipeleka kwa mpokeaji. Barua pepe ilisaidia kubadilisha mchezo huu kidogo kwa kukuruhusu kutuma viambatisho, lakini bado kuna shida ya kuchanganua nyaraka moja kwa moja na kuzipima kwa usahihi ili kukidhi mahitaji ya barua pepe (programu nyingi za barua pepe hupunguza viambatisho vya saizi). Kulingana na idadi ya kurasa unazowasilisha, mchakato huu wote unaweza kuchukua masaa!

Lakini kampuni zinapohamia hifadhidata ya hati zilizo na digitized, kutuma na kushiriki faili inakuwa suala la kuchagua faili ya dijiti na kuitumia barua pepe au kuipatia mpokeaji. Hakuna haja ya kuacha masaa ya kufanya kazi ili kuchanganua na kutuma nyaraka.

5. Nyaraka zilizochorwa ni ngumu kupoteza

Wakati hati zako ziko kwenye wingu, ni rahisi kuzifuatilia na ni ngumu kupoteza. Mtu yeyote ambaye amefanya kazi na nyaraka za karatasi hapo zamani anajua jinsi ilivyo ngumu kusimamia nakala za karatasi na hofu ya kuumiza wakati nyaraka zinapotea.

Nyaraka za dijiti zinahifadhiwa na kuhifadhiwa kwa muda mrefu. Hata ikiwa zimefutwa kwa bahati mbaya, kawaida kuna njia ya kuzirudisha.

Huduma za skanning ya hati ni uwekezaji

Hapo awali, moja ya changamoto za kuhamia eneo lisilo na karatasi ilikuwa idadi kubwa ya karatasi tayari kwenye utiririshaji wa kazi. Ikiwa kampuni ghafla zinaanza michakato ya dijiti, zitapoteza utendaji na faida za faili zote ambazo wameunda katika ulimwengu wa mwili. Lakini sasa, na huduma za skanning ya hali ya juu, biashara zina njia bora ya mpito.

Biashara ndogo ndogo na kubwa sawa zinahamia hifadhidata iliyochapishwa kwa dijiti, ikiwasaidia kupunguza gharama, kuongeza tija, na kutegemea chini kwenye karatasi na uchapishaji wa utendakazi katika mchakato huo.

Je! Ni wakati wa shirika lako kujiunga na harakati?

Picha iliyopendekezwa: Depositphotos