Vidokezo 10 rahisi vya Usimamizi wa Wakati kwa Wamiliki wa Biashara Ndogo

Darren DeMatas

Wamiliki wa biashara wanapaswa kufanya kazi kwa bidii kila siku. Unapotimiza majukumu yako anuwai, usimamizi wa wakati unaweza kuchukua kiti cha nyuma. Ustadi wa usimamizi wa wakati unaofaa unaweza kumfanya mjasiriamali wastani kuwa mmiliki wa biashara ndogo ndogo.

Ukiwa na tabia nzuri ya usimamizi wa wakati, hautapoteza wakati. Baada ya yote, hakuna masaa mengi kwa siku; unataka kuhakikisha unatumia kwa usahihi.

Chini ni vidokezo kumi rahisi vya usimamizi wa wakati kwa wamiliki wa biashara.

1. Kupanga ni muhimu

Mtazamo wa ovyoovyo kwa mambo ya kawaida hakika utaisha vibaya. Utavutiwa sana na kazi hiyo hata unaweza kusahau kwanini uliianzisha tangu mwanzo.

Wakati unafanya mpango wa nyanja yoyote ya biashara yako, unaweza kutekeleza mpango huo kwa hatua. Kama mkufunzi yeyote wa biashara atakavyopendekeza, hii kwa ujumla hurahisisha kazi, lakini pia inachangia kufanikisha malengo ya usimamizi wa wakati.

Hapa kuna jinsi ya kuanza: Chagua malengo matano ya biashara kuzingatia kwa wiki. Mara tu unapokuwa na malengo haya ya kweli, fanya mpango wa kutimiza kila lengo na ulibandike kwenye kalenda yako ya Google. Baada ya kuwa na mpango kwa kila moja, angalia lengo moja kutoka kwenye orodha kwa siku. Kwa kufanya hivyo, hakikisha kufanya vitu muhimu kwanza.

Utagundua kuwa kuwa na mpango kunaweza kukusaidia kufikia malengo haya ya uzalishaji bila wakati wowote.

2. Tumia programu za smartphone.

Programu za Smartphone ni zana nzuri za biashara. Programu hizi zinazokufaa hukuruhusu kukaa up-to-date, kuorodhesha mipango na malengo yako, na kufikia malengo hayo bila mshono, ili usipoteze muda mwingi kwa jambo moja tu.

Wakati wamiliki wengine wa biashara wanapenda orodha za kufanya karatasi, programu za smartphone ni rahisi kutumia na kuweka kila kitu kimepangwa mahali pamoja.

Baadhi ya programu maarufu za uzalishaji ni pamoja na Trello, Wunderlist, na Evernote. Programu zote hizi za zana zitakusaidia kukaa kwenye wimbo na kudhibiti wakati wako vizuri iwezekanavyo.

3. Kukabidhi majukumu kila inapowezekana

Ingawa unasimamia biashara, hauitaji kutunza nyanja zote za biashara, kwani unaweza kukosa muda wa kutosha. Kukabidhi ni sawa na unapaswa kuifanya kudhibiti muda wako vizuri na kuwa na tija.

Unaweza kuchagua ni kazi gani za kiutawala unazotaka kukabidhi kwa mtu anayefaa; ama kwa kuzihamisha kwa mfanyakazi wa kampuni yako kwenye tovuti au kutafuta huduma mahali pengine.

Wakati unaweza kutaka kufanya kazi nyingi wewe mwenyewe, hakika utaelewa jinsi unaweza kusaidia kampuni yako ikiwa unapoanza kupeana majukumu kwa washiriki wengine wa timu.

4. Fuatilia fedha zako kwa wakati unaofaa

Kuweka wimbo wa fedha za biashara yako ni muhimu kwa mmiliki wa biashara, lakini ni kazi ya wakati unaofaa kusema machache. Kwa bahati nzuri, kuna njia za kufuatilia pesa zako kwa wakati unaofaa.

Mfumo mzuri wa uhasibu mkondoni utakusaidia kusimamia fedha zako na usimamizi wa muda kwa urahisi.

Chaguzi zingine mkondoni za kuzingatia ni pamoja na QuickBooks, MineralTree, na Xero.

5. Kaa umakini

Wacha tuwe wakweli. Ni rahisi kupata wasiwasi. Lakini wakati unamiliki biashara yako mwenyewe, ikiwa haufanyi kazi na unachelewesha, kuna uwezekano haupati pesa. Na hilo sio lengo bora linapokuja suala la tija!

Lazima uweke maisha yako ya biashara na maisha yako ya kibinafsi kando. Unapokuwa kazini, punguza mazungumzo ya ana kwa ana, kuvinjari Facebook, na usumbufu wa jumla. Kwa upande mwingine, unapokuwa na familia yako, jaribu kuahirisha kazi kwa muda na uzingatia wapendwa wako. Kwa kuwa huna wakati mwingi wa majukumu yako yote ya biashara, unahitaji kuzingatia kazi yako.

Kama unaweza kufikiria, kuna programu hata kukusaidia kuzingatia. Programu inayoitwa SelfControl husaidia kuzuia tovuti fulani wakati wa siku ya kazi ambayo unataka kutembelea wikendi. Kwa njia hii, hautajaribiwa kubonyeza yeyote kati yao wakati wa siku yako ya kazi na kuvurugika bila kufikia lengo lako.

6. Usiogope kusema hapana

Unaweza kutaka kuchukua kazi yote unayoipata na usisite kusema hapana. Lakini, kama bosi, utafika wakati utalazimika kusema hapana.

Wakati wa kuzingatia ni miradi gani ya kazi inayokamilishwa na ipi ya kukataa, chagua inayofanya kazi vizuri kwa suala la usimamizi wa wakati na tija. Kama mmiliki wa biashara ndogo, utakuwa na shughuli nyingi na italazimika kuweka miradi kadhaa mbali na ratiba yako.

Baada ya yote, usiogope kusema hapana. Ikiwa huwezi kuweka mradi fulani kwenye ratiba yako na kuikamilisha vyema na kwa mafanikio kamili, basi ni bora kusema hapana.

7. Dhibiti muda wako

Haiwezekani kuweka wimbo wa usimamizi wa wakati kwa wamiliki wa biashara ikiwa hautafuatilia wakati wako. Kwa kuweka wimbo wa wakati wako mwenyewe, unaweza kuona ni kazi zipi zinachukua muda mwingi na ambazo zinaweza kukamilika haraka.

Kufuatilia wakati wako pia kutakusaidia kutambua ni kazi zipi zinaweza kukamilika kwa siku moja na ni zipi zinahitaji kupangiliwa tena. Siku zingine hautakuwa na wakati mwingi kumaliza kila kitu unachohitaji, kwa hivyo unahitaji kufuatilia wakati unaotumia.

Unaweza kutumia mbinu ya nyanya kufuatilia masaa yako ya kazi. Mbinu ya nyanya inajumuisha dakika 25 kwenye kazi maalum, ikifuatiwa na mapumziko ya dakika tano kabla ya kuingia kwenye kazi inayofuata ya kila siku.

8. Usifanye kazi nyingi

Unaweza kusema wewe ni mzuri katika kazi nyingi, lakini kama mmiliki wa biashara, hii sio kitu unachotaka kuwa na tabia yako, haswa wakati wa kuzingatia uzalishaji na umakini.

Unapofanya kazi nyingi, sio tu unazingatia kila kazi ya kibinafsi, na hii inaweza kufanya bidhaa ya mwisho kuwa kamilifu kuliko inavyopaswa kuwa.

Shughulikia kila kazi muhimu mara moja, zingatia, na usifanye kazi nyingi kwani utapata kuwa matokeo ya kumaliza kazi ya haraka kwa ujumla yatakuwa bora.

9. Jua wapotezaji wako wa wakati ni nini

Unapofanya kazi, ni muhimu kujua ni nini kinachokupotosha na kukiepuka. Ikiwa ungependa kuangalia Facebook na mitandao mingine ya kijamii wakati wa mchana, usifanye.

Linapokuja suala la kufanya kazi, ni kupoteza muda mwingi. Na, ikiwa hawana uhusiano wowote na biashara yako, kama kuandika ujumbe kwa madhumuni ya biashara, ondoa usumbufu huo.

Mara tu unapogundua shida kuu zinazohusiana na kupoteza muda, unaweza kuziondoa kutoka kwa tabia yako ya kila siku.

10. Chukua muda wako mwenyewe

Wakati wewe, kama mmiliki wa biashara ndogo, ni bora kuwa tayari kuanza na kufanya kazi kwa bidii, unahitaji pia kutunza maisha yako ya kibinafsi.

Tenga wakati wako na usiwe kila saa saa za kazi kila siku. Unaweza kuendesha biashara yenye mafanikio na bado una wakati wako.

Usimamizi wa wakati utasaidia biashara yako

Kwa kufuata vidokezo vya usimamizi wa wakati hapo juu katika kazi yako ya kila siku, unaweza kusaidia biashara yako kufanikiwa na kuwa kile umekuwa ukiota, ambayo ni muhimu sana kwa wafanyabiashara waliofanikiwa.

Ukiwa na ustadi sahihi na vidokezo vya usimamizi wa wakati unaofaa, utatumia wakati kwenye vitu ambavyo vitasaidia badala ya kuzuia biashara yako.