5 cách để cải thiện năng suất với dịch vụ quét tài liệu

John Roop

Phong trào công nghệ không cần giấy tờ vẫn đang diễn ra sôi nổi, chứng tỏ rằng nó đã hơn một mốt nhất thời khi nó mới xuất hiện cách đây hơn một thập kỷ. Trên thực tế, ý tưởng về một văn phòng không giấy tờ bắt nguồn từ năm 1975, khi tờ Business Week đăng một bài báo nói rằng việc tự động hóa văn phòng sẽ khiến giấy tờ gần như trở nên vô dụng.

Chúng tôi vẫn chưa có mặt ở đó, nhưng nhiều văn phòng đã nhìn thấy lợi ích của việc trao đổi tệp giấy thành tài liệu điện tử. Nghiên cứu đã tiết lộ một số chi phí ẩn liên quan đến việc sử dụng hệ thống dựa trên giấy, bao gồm:

• Nỗ lực trung bình để tìm một tài liệu viết kém là $ 120.
• $ 220 cho mỗi bản sao của một tài liệu bị mất
• 25,000 đô la để lấp đầy một tủ hồ sơ bốn ngăn và 2,160 đô la một năm để duy trì những thứ bên trong tủ.
• Khoảng 75% thời gian làm việc với các tài liệu giấy được dành cho việc đăng ký và tìm kiếm.

Không có gì ngạc nhiên khi Hoa Kỳ vẫn là nước tiêu thụ các sản phẩm giấy lớn nhất, chiếm gần 46% lượng tiêu thụ giấy. Có rất nhiều cơ hội để các công ty áp dụng các phương pháp xử lý giấy bền vững hơn, đặc biệt là tại các văn phòng nơi mức tiêu thụ giấy cao đã trở thành tiêu chuẩn.

Không có gì lạ khi các công ty đang tìm cách tốt nhất để quản lý thời gian, cắt giảm chi phí và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho cả nhân viên và khách hàng. Chỉ tập trung vào khía cạnh năng suất có thể là lựa chọn tốt nhất để giải quyết tất cả các vấn đề trên; Như thế đấy.

1. Tài liệu điện tử có thể tìm kiếm được

Hầu hết chúng ta đã đọc toàn bộ tài liệu để tìm kiếm một cụm từ duy nhất và dành những phút quý giá cho nó. Nhân số phút đó với số lần bạn tìm kiếm thông tin và bạn có khả năng dành hàng giờ mỗi năm, thời gian có thể dành tốt hơn cho các hoạt động tạo thu nhập.

Các tài liệu điện tử có thể dễ dàng tìm kiếm (CTRL + F đã giúp tiết kiệm thời gian rất nhiều cho các giám đốc điều hành bận rộn), cho bạn một cách dễ dàng để tránh phải chìm đắm trong đại dương dữ liệu để tìm kiếm ít thông tin.

Ngoài ra, bạn có thể tìm kiếm tài liệu bạn muốn trong cơ sở dữ liệu thay vì tìm kiếm từng tệp riêng lẻ. Điều này đặc biệt hữu ích nếu ban đầu tài liệu được định dạng không chính xác.

2. Tổ chức nâng cao hiệu quả và hiệu lực

Khi thời gian dành cho việc tìm kiếm và tìm kiếm giảm đi, hiệu quả và hiệu quả sẽ tự động tăng lên. Bạn sẽ có thể phản hồi tốt hơn cho khách hàng và các bên liên quan một cách kịp thời, điều này cũng sẽ cho phép bạn phục vụ nhiều khách hàng và các bên liên quan hơn trong suốt ngày làm việc của mình.

3. Nhiều người dùng có thể truy cập cùng một tài liệu.

Nếu bạn có tài liệu giấy, bạn nên phô tô chúng để những người khác có thể truy cập hoặc chia sẻ cùng một tài liệu. Điều này thường dẫn đến sự lựa chọn giữa tiết kiệm thời gian và tiết kiệm chi phí in ấn.

Với các tệp kỹ thuật số, nhiều người dùng có thể truy cập cơ sở dữ liệu của bạn cùng một lúc, ngay cả các bên liên quan bên ngoài tổ chức của bạn. Nếu bạn sử dụng dịch vụ quét tài liệu để lưu trữ tệp trên đám mây, nhân viên có thể xem, chỉnh sửa và quản lý tài liệu từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của họ, cho phép họ làm việc hiệu quả ngay cả khi ở bên ngoài văn phòng.

4. Dễ dàng chia sẻ tệp

Theo truyền thống, các công ty cần chia sẻ tệp với khách hàng, nhân viên hoặc các bên liên quan khác phải sao chép tài liệu và gửi cho người nhận. Email đã giúp thay đổi trò chơi này một chút bằng cách cho phép bạn gửi các tệp đính kèm, nhưng vẫn có vấn đề khi quét từng tài liệu một và định kích thước chính xác để đáp ứng yêu cầu email (hầu hết các chương trình email đều giới hạn kích thước tệp đính kèm). Tùy thuộc vào số lượng trang bạn gửi, toàn bộ quá trình này có thể mất hàng giờ!

Nhưng khi các công ty chuyển sang cơ sở dữ liệu tài liệu số hóa, việc gửi và chia sẻ tệp sẽ trở thành vấn đề của việc lựa chọn tệp kỹ thuật số và gửi qua email hoặc cấp quyền truy cập cho người nhận. Không cần phải ngừng giờ làm việc để quét và gửi tài liệu.

5. Tài liệu đã quét khó bị mất hơn

Khi tài liệu của bạn ở trên đám mây, chúng sẽ dễ theo dõi hơn và khó bị mất hơn. Bất cứ ai đã từng làm việc với tài liệu giấy trước đây đều biết khó khăn như thế nào để quản lý các bản sao giấy và nỗi sợ hãi đau lòng khi tài liệu biến mất.

Tài liệu số được sao lưu và lưu trữ lâu dài. Ngay cả khi chúng vô tình bị xóa, thường có một cách để lấy lại chúng.

Dịch vụ quét tài liệu là một khoản đầu tư

Ban đầu, một trong những thách thức khi chuyển sang lĩnh vực không cần giấy tờ là lượng giấy lớn đã có trong quy trình làm việc. Nếu các công ty đột nhiên bắt đầu số hóa các quy trình, họ sẽ mất chức năng và lợi ích của tất cả các tệp họ đã tạo trong thế giới thực. Nhưng hiện nay, với các dịch vụ quét tài liệu tiên tiến, các doanh nghiệp có một cách tốt hơn để chuyển đổi.

Các doanh nghiệp nhỏ và lớn như nhau đang chuyển sang cơ sở dữ liệu số hóa, giúp họ giảm chi phí, tăng năng suất và ít phụ thuộc hơn vào quy trình làm việc trên giấy và in trong quá trình này.

Đã đến lúc tổ chức của bạn tham gia phong trào?

Ảnh đề xuất: Depositphotos