6 Cách Tạo Không Gian Làm Việc Hiệu Quả »Lửa Trại Doanh Nghiệp Nhỏ

Tác giả: Tanya Longjo

Văn phòng hiện đại khuôn mẫu trông vẫn giống như những năm 1970: tường trắng, đèn huỳnh quang và môi trường làm việc “chuồng trại”. Trong khi các gian hàng không tốt cho tinh thần của nhân viên, thì giải pháp thay thế thực sự duy nhất là văn phòng không gian mở, không phù hợp với các văn phòng nơi nhân viên dành nhiều thời gian nói chuyện điện thoại.

Hầu hết các văn phòng không có đủ không gian cho các văn phòng riêng lẻ, vì vậy các nhà quản lý cố gắng tận dụng tối đa không gian có sẵn. Mặc dù việc khắc phục những hạn chế ở nơi làm việc cần nhiều thời gian và năng lượng, nhưng đây là một bước cần thiết để thúc đẩy tinh thần và năng lượng của nhân viên. Mỗi công ty có văn hóa và cấu trúc riêng và mỗi văn phòng có nhu cầu về không gian cộng tác khác nhau, nhưng một số phương pháp hay nhất được áp dụng cho các ngành khác nhau. Dưới đây là sáu cách để chuyển đổi không gian văn phòng của bạn thành một không gian làm việc hiệu quả và hiệu quả hơn mà không ảnh hưởng đến chi phí cao.

1. Sử dụng không gian tường

Mỗi văn phòng có các thủ tục và hướng dẫn rất dễ quên. Đôi khi nhân viên cần được nhắc nhở để lấy thực phẩm ra khỏi tủ lạnh vào thứ sáu hàng tuần hoặc chỉ bỏ một số loại giấy vào thùng rác. Việc in và dán những lời nhắc này lên một bức tường thích hợp có thể hiệu quả hơn nhiều so với việc gửi lời nhắc một lần qua email.

Cập nhật dự án và các thông tin khác cũng hiệu quả nhất khi được đăng trên tường và giữ cho nhân viên có động lực và sự tập trung. Đôi khi, việc nhân viên nhớ lại lý do họ làm việc cùng nhau có thể là phần thưởng, hoặc một ngày nào đó họ đang thực hiện một dự án dài và khó khăn sẽ được đền đáp.

Không đăng truyện tranh, bài đăng trên blog hoặc nội dung của bên thứ ba khác trên tường của không gian công cộng. Họ thường mất tập trung, trừ khi họ liên quan đến các bài báo liên quan trực tiếp đến thành tích gần đây của công ty.

2. Mua đồ nội thất mới.

Văn phòng cũ kỹ và bạc màu có hại cho tinh thần của nhân viên. Tốt hơn là làm cho văn phòng cảm thấy thư thái hơn một chút và giống như một quán cà phê hoặc văn phòng tại nhà. Đồ nội thất mang lại cảm giác tự nhiên hoặc phù hợp với màu sắc của công ty có thể duy trì sự chuyên nghiệp và nâng cao tâm trạng của nhân viên văn phòng.

Đồ nội thất mới cũng có thể cải thiện tư thế và sức khỏe chung của nhân viên. Ghế hao mòn theo thời gian và đồ nội thất được tạo ra cách đây hơn 20 năm đã được tạo ra mà không tính đến những tiến bộ mới nhất trong công thái học. Nếu ghế cũ hơn, hãy cân nhắc thay thế chúng càng sớm càng tốt để tăng cường sự tập trung và tâm trạng cho nhân viên.

Tất nhiên, không phải công ty nào cũng có ngân sách cho việc thay thế đồ nội thất lớn, đặc biệt nếu tỷ suất lợi nhuận thấp hơn bình thường. Trong trường hợp này, thay thế những chiếc ghế được sử dụng nhiều nhất trong văn phòng sẽ có ý nghĩa hơn thay thế những chiếc ghế trong phòng họp không được sử dụng.

3. Giảm thiểu sự phân tâm

Mặc dù không có cách nào để loại bỏ mọi phiền nhiễu ở nơi làm việc của bạn, nhưng những điều phổ biến nhất có thể được xóa bỏ bằng một vài điều chỉnh nhỏ. Đầu tiên, hãy khuyến khích nhân viên sử dụng những nơi thích hợp để nói. Đối với nhân viên có văn phòng riêng, điều này có nghĩa là yêu cầu họ trò chuyện riêng tư trong văn phòng hoặc phòng họp của bạn thay vì dựa vào gian hàng của ai đó để trò chuyện kéo dài. Nếu có thể, cuộc nói chuyện không liên quan đến công việc nên diễn ra trong phòng nghỉ, bỏ qua những nhân viên bận rộn khác.

Ánh sáng tự nhiên là rất tốt, nhưng phụ thuộc vào những gì đang diễn ra bên ngoài, cửa sổ có thể rất mất tập trung. Nên lắp rèm và rèm che sao cho ít nhất có thể hạ xuống nếu ai đó ngồi bên cạnh cần giảm độ chói hoặc tập trung tốt hơn.

Cuối cùng, hãy thử viết hướng dẫn văn phòng cho các cuộc gọi điện thoại, nhạc và video, ngay cả khi chúng liên quan đến công việc. Khuyến khích nhân viên gọi điện thoại cá nhân ở ngoài trời và đeo tai nghe khi xem ngay cả những video ngắn. Mặc dù điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng vẫn cần phải nói rằng: Các cuộc điện thoại không bao giờ được chuyển sang một người thuyết trình bên ngoài phòng họp và văn phòng cá nhân, trừ khi tất cả mọi người đều ở trong văn phòng. nhu cầu nghe này.

4. Sử dụng phòng họp một cách khôn ngoan

Hầu hết các không gian văn phòng đều có ít nhất một phòng họp, nhưng không phải tổ chức nào cũng thích sử dụng như vậy. Để phòng họp trở thành một nơi họp hiệu quả, nó phải luôn được sử dụng như vậy. Điều này có nghĩa là bạn không thể sử dụng phòng họp để sắp xếp mọi thứ, thảo luận về các dự án hoặc giải lao.

Nếu không gian họp bị hạn chế, nhân viên có thể tìm đến các địa điểm họp khác kém hiệu quả hơn. Đây có thể là phòng chờ, quán cà phê hoặc bất kỳ không gian trống nào bên trong hoặc bên ngoài văn phòng. Cân nhắc có chính sách văn phòng về nơi tổ chức các cuộc họp và khuyến khích nhân viên đăng ký trước các địa điểm tổ chức cuộc họp để tránh đặt phòng hai lần và các vấn đề khác.

5. Làm sạch hai lần một năm

Mỗi văn phòng là một mớ hỗn độn. Các mẫu từ khách hàng cũ, đồ dùng văn phòng đã qua sử dụng một nửa và thậm chí cả áo phông miễn phí có thể kết thúc trong hộp bên cạnh máy photocopy hoặc dưới bàn phòng họp.

Trong khi kiểm kê và vứt bỏ những thùng rác không cần thiết là một vấn đề đau đầu trong các văn phòng lớn, nhưng điều đó rất đáng giá. Việc kiểm kê tốt hơn các vật dụng văn phòng sẽ giúp giảm lãng phí tiền bạc, và không gian trống sẽ cho phép mọi người tự do di chuyển, làm việc và hiểu biết lẫn nhau hơn. Đây cũng là một cơ hội tuyệt vời để thu thập và tái chế hộp mực máy in cũ.

Cân nhắc tổ chức các sự kiện thu gom rác cho tất cả nhân viên hai lần một năm, có lẽ sau khi các dự án lớn hoàn thành hoặc khi năng suất giảm ngay trước kỳ nghỉ. Yêu cầu lãnh đạo của mỗi bộ phận kiểm tra xem những gì còn hữu ích và những gì không. Nếu có bất kỳ nghi ngờ nào về nhu cầu của một thứ gì đó, điều đó nên được trình bày cho một người quản lý khác để có quyết định cuối cùng. Một số biện pháp phòng ngừa có thể được yêu cầu để ngăn chặn việc vô tình bán phá giá các vật có giá trị, nhưng phần lớn, các bộ phận riêng lẻ cần có khả năng phân biệt đâu là rác và đâu là không.

6. Hỏi nhân viên họ cần gì

Các nhà quản lý làm việc trong các văn phòng góc không phải lúc nào cũng nhận thức được những thách thức mà những nhân viên mới bắt đầu phải đối mặt. Có lẽ âm thanh của không gian văn phòng làm cho nó gần như không thể nhận được các cuộc gọi điện thoại, làm cho các gian hàng có một chút cải thiện so với một văn phòng không gian mở. Có lẽ một cá nhân hoặc một nhóm nhân viên là nguồn phân tán thường xuyên cho tất cả mọi người đang cố gắng làm việc. Bạn có thể đặt hàng hộp mực trực tuyến để tiết kiệm thời gian và đảm bảo dòng mực đều đặn mà không ảnh hưởng đến chất lượng in.

Cân nhắc phân phối một cuộc khảo sát ẩn danh mà nhân viên có thể sử dụng để báo cáo những điều đang cản trở năng suất của họ. Sau đó, các nhà quản lý phải tham khảo ý kiến ​​của nhau để xác định các hành động phù hợp. Trong khi một số bản sửa lỗi, chẳng hạn như hướng dẫn trên điện thoại văn phòng mới, rất dễ thực hiện, những bản sửa lỗi khác có thể yêu cầu kinh phí hoặc thời gian để thực hiện. Tạo ra một nơi làm việc thực sự hiệu quả đòi hỏi sự liên lạc liên tục với tất cả các cấp của nhân viên, vì vậy hãy cân nhắc việc phỏng vấn nhân viên và đánh giá lại nhu cầu văn phòng hàng năm hoặc khi phát sinh những thay đổi lớn.