جون روب
لا تزال حركة التكنولوجيا اللاورقية نشطة ، مما يثبت أنها كانت أكثر من مجرد موضة عابرة عندما ظهرت لأول مرة منذ أكثر من عقد. في الواقع ، نشأت فكرة المكتب غير الورقي في عام 1975 ، عندما نشرت مجلة بيزنس ويك مقالًا قال إن التشغيل الآلي للمكاتب سيجعل الورق عديم الفائدة تقريبًا.
لم نصل إلى هناك بعد ، لكن العديد من المكاتب تشهد بالفعل فوائد تبادل الملفات الورقية للمستندات الإلكترونية. كشفت الأبحاث عن عدد من التكاليف الخفية المرتبطة باستخدام نظام ورقي ، بما في ذلك ما يلي:
- متوسط الجهد المبذول للعثور على مستند به أخطاء إملائية هو 120 دولارًا.
- 220 دولاراً لاستنساخ مستند مفقود
- 25000 دولار لملء خزانة ملفات بأربعة أدراج و 2160 دولارًا سنويًا للحفاظ على محتويات الخزانة.
- يقضي حوالي 75٪ من الوقت المستغرق في التعامل مع المستندات الورقية في التسجيل والبحث.
ليس من المستغرب أن الولايات المتحدة لا تزال أكبر مستهلك للمنتجات الورقية ، حيث تمثل ما يقرب من 46 ٪ من استهلاك الورق. هناك العديد من الفرص للشركات لاعتماد ممارسات أكثر استدامة في التعامل مع الورق ، خاصة في المكاتب التي أصبح فيها استهلاك الورق المرتفع هو القاعدة.
ليس من المستغرب أن تبحث الشركات عن أفضل طريقة لإدارة وقتها وخفض التكاليف وتقديم أفضل تجربة لكل من الموظفين والعملاء. قد يكون التركيز فقط على جانب الإنتاجية هو الخيار الأفضل لحل جميع المشكلات المذكورة أعلاه – وإليك الطريقة.
1. تصبح المستندات الإلكترونية قابلة للبحث
لقد قرأ معظمنا وثائق كاملة بحثًا عن جملة واحدة وأمضى دقائق ثمينة عليها. قم بضرب تلك الدقائق في عدد المرات التي تبحث فيها عن معلومات ومن المحتمل أن تقضي ساعات في السنة – وهو الوقت الذي يمكن إنفاقه بشكل أفضل في الأنشطة المدرة للدخل.
يمكن البحث عن المستندات الإلكترونية بسهولة (كانت CTRL + F توفر الكثير من الوقت للمديرين التنفيذيين المشغولين) ، مما يمنحك طريقة سهلة لتجنب الغوص في محيط من البيانات بحثًا عن جزء صغير من المعلومات.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك البحث في قاعدة البيانات عن المستندات التي تريدها ، بدلاً من استعراض الملفات الفردية. هذا مفيد بشكل خاص إذا تم تنسيق المستندات بشكل غير صحيح في البداية.
2. المنظمة تحسن الكفاءة والفعالية
مع انخفاض الوقت المستغرق في التسجيل والبحث ، تزداد الكفاءة والفعالية تلقائيًا. ستكون قادرًا بشكل أفضل على الاستجابة للعملاء وأصحاب المصلحة في الوقت المناسب ، مما يتيح لك أيضًا خدمة المزيد من العملاء وأصحاب المصلحة طوال يوم عملك.
3. يمكن لعدة مستخدمين الوصول إلى نفس المستندات
إذا كانت لديك مستندات ورقية ، فيجب عليك إما عمل نسخ منها ليتمكن الآخرون من الوصول إليها أو مشاركتها. غالبًا ما يتلخص هذا في الاختيار بين توفير الوقت وتوفير تكاليف الطباعة.
باستخدام الملفات الرقمية ، يمكن لعدة مستخدمين الوصول إلى قاعدة البيانات الخاصة بك في نفس الوقت ، حتى أصحاب المصلحة خارج مؤسستك. إذا كنت تستخدم خدمات مسح المستندات لاستضافة الملفات في السحابة ، فيمكن للموظفين عرض المستندات وتحريرها وإدارتها من هواتفهم الذكية أو أجهزة الكمبيوتر اللوحية ، مما يتيح لهم أن يكونوا منتجين حتى خارج المكتب.
4. سهولة مشاركة الملفات
تقليديا ، كان على الشركات التي تحتاج إلى مشاركة الملفات مع العملاء أو الموظفين أو الأطراف المهتمة الأخرى نسخ المستند وإرساله إلى المستلم. ساعد البريد الإلكتروني في تغيير هذه اللعبة إلى حد ما من خلال السماح لك بإرسال المرفقات ، ولكن لا تزال هناك مشكلة في مسح المستندات ضوئيًا واحدًا تلو الآخر وتحديد حجمها بشكل صحيح لتلبية متطلبات البريد الإلكتروني (تحدد معظم برامج البريد الإلكتروني حجم المرفقات). اعتمادًا على عدد الصفحات التي ترسلها ، يمكن أن تستغرق هذه العملية بأكملها ساعات!
ولكن مع انتقال الشركات إلى قاعدة بيانات للمستندات الرقمية ، يصبح إرسال الملفات ومشاركتها مسألة اختيار ملف رقمي وإرساله بالبريد الإلكتروني أو منحه حق الوصول إلى المستلم. ليست هناك حاجة لإيقاف يوم العمل لمسح المستندات ضوئيًا وإرسالها.
5. من الصعب خسارة المستندات الممسوحة ضوئيًا
عندما تكون مستنداتك في السحابة ، يصبح تتبعها أسهل ويصعب فقدانها. يعرف أي شخص عمل مع المستندات الورقية في الماضي مدى صعوبة إدارة النسخ الورقية والخوف المفجع من فقدان المستندات.
يتم نسخ المستندات الرقمية احتياطيًا وتخزينها لفترة طويلة. حتى إذا تم حذفها عن طريق الخطأ ، فعادة ما توجد طريقة لاستعادتها.
خدمات مسح المستندات هي استثمار
في البداية ، كان أحد تحديات الانتقال إلى المنطقة الخالية من الورق هو الكم الهائل من الورق الموجود بالفعل في سير العمل. إذا بدأت الشركات فجأة في رقمنة العمليات ، فسوف تفقد وظائف وفوائد جميع الملفات التي أنشأتها في العالم المادي. ولكن الآن ، مع خدمات المسح الضوئي المتقدمة للمستندات ، أصبح لدى الشركات طريقة أفضل لإجراء الانتقال.
تنتقل كل من الشركات الصغيرة والشركات الكبيرة إلى قاعدة بيانات رقمية ، مما يساعدها على تقليل التكاليف وزيادة الإنتاجية وتقليل اعتمادها على مهام سير العمل المطبوعة والورقية في هذه العملية.
هل حان الوقت لكي تنضم منظمتك للحركة؟
الصورة الموصى بها: Depositphotos
اشترك في نشرة الأعمال الصغيرة Bonfire
واحصل على قالب خطة تسويق مجاني من صفحة واحدة.
