6 způsobů, jak vytvořit efektivní pracovní prostor »Táborák pro malé firmy

Autor: Tanya Longjo

Stereotypní moderní kancelář vypadá stejně jako v sedmdesátých letech: bílé stěny, zářivky a pracovní prostředí „stánek na farmě“. Přestože jsou stánky špatné pro morálku zaměstnanců, jedinou skutečnou alternativou je otevřená kancelář, která není vhodná pro kanceláře, kde zaměstnanci tráví hodně času telefonováním.

Většina kanceláří nemá dostatek místa pro jednotlivé kanceláře, takže se manažeři snaží maximálně využít dostupný prostor. Překonání omezení na pracovišti vyžaduje čas a energii, ale je to nezbytný krok ke zvýšení morálky a energie zaměstnanců. Každá společnost má svou vlastní kulturu a strukturu a každá kancelář má jiné potřeby prostoru pro spolupráci, ale některé z osvědčených postupů platí v různých průmyslových odvětvích. Zde je šest způsobů, jak přeměnit kancelářský prostor na efektivnější a efektivnější pracovní prostor, aniž by byly ohroženy vysoké náklady.

1. Použijte prostor na zdi

Každá kancelář má postupy a pokyny, na které se snadno zapomíná. Někdy je třeba zaměstnancům připomenout, aby každý pátek vyndali jídlo z lednice nebo aby do popelnic dávali jen určité druhy papíru. Tisk a zveřejnění těchto připomenutí na vhodnou zeď může být mnohem efektivnější než odeslání jednorázové připomenutí e-mailem.

Aktualizace projektu a další informace jsou také nejefektivnější, pokud jsou umístěny na zdi a udržují zaměstnance motivované a soustředěné. Někdy může být pro zaměstnance potěšující, když si vzpomenou, proč spolu pracují, nebo že dlouhý a obtížný projekt, na kterém pracují, se jednoho dne vyplatí.

Neposílejte na zdi veřejných prostor komiksy, příspěvky na blogu ani jiný obsah třetích stran. Často působí rušivě, pokud se netýkají zpravodajských článků přímo souvisejících s nedávnými úspěchy společnosti.

2. Kupte si nový nábytek.

Zastaralé a odbarvené kanceláře škodí morálce zaměstnanců. Je lepší, aby se kanceláře cítily trochu uvolněněji a více jako kavárna nebo domácí kancelář. Nábytek, který působí přirozeně nebo odpovídá firemním barvám, si může zachovat profesionalitu a zlepšit náladu kancelářských pracovníků.

Nový nábytek může také zlepšit držení těla a celkový zdravotní stav zaměstnanců. Židle se časem opotřebovávají a nábytek, který byl vytvořen před více než 20 lety, byl vytvořen bez zohlednění nejnovějších pokroků v ergonomii. Pokud jsou židle starší, zvažte jejich výměnu co nejdříve, abyste zvýšili koncentraci a náladu mezi zaměstnanci.

Samozřejmě ne všechny společnosti mají rozpočet na velké výměny nábytku, zvláště pokud jsou ziskové marže nižší než obvykle. V tomto případě má výměna nejpoužívanějších židlí v kanceláři větší smysl než výměna židlí v nedostatečně využívané konferenční místnosti.

3. Minimalizujte rušivé vlivy

I když neexistuje způsob, jak se zbavit všech rušivých vlivů na vašem pracovišti, ty nejběžnější lze vymazat několika drobnými úpravami. Nejprve povzbuďte zaměstnance, aby používali vhodná místa k mluvení. Pro zaměstnance, kteří mají soukromé kanceláře, by to mohlo znamenat, že je požádáte, aby vedli individuální konverzaci ve vaší kanceláři nebo konferenční místnosti, než aby se opírali do něčí budky pro delší konverzaci. Hovor, který nesouvisí s prací, by měl pokud možno probíhat v přestávce a ignorovat ostatní zaneprázdněné zaměstnance.

Přirozené světlo je skvělé, ale podle toho, co se děje venku, mohou okna velmi rozptylovat. Žaluzie a rolety by měly být instalovány tak, aby mohly být alespoň spuštěny, pokud někdo sedící vedle nich potřebuje snížit oslnění nebo lépe zaostřit.

Nakonec zkuste napsat kancelářské pokyny pro telefonní hovory, hudbu a videa, i když souvisejí s prací. Povzbuďte zaměstnance, aby při sledování i krátkých videí přijímali osobní telefonní hovory venku a nosili sluchátka. I když se to zdá zřejmé, je stále třeba říci: Telefonní hovory by nikdy neměly být přenášeny na řečníka mimo konferenční místnosti a osobní kanceláře, pokud nejsou všichni v kanceláři. potřeby Poslouchej tohle.

4. Používejte konferenční místnosti moudře

Většina kancelářských prostor má alespoň jednu zasedací místnost, ale ne všechny organizace to raději používají. Aby byla konferenční místnost efektivním místem pro setkávání, musí být jako taková vždy používána. To znamená, že konferenční místnost nemůžete používat k odkládání věcí, k projednávání projektů nebo k přestávkám.

Pokud je prostor pro schůzky omezený, zaměstnanci se mohou ocitnout na jiných méně efektivních místech pro schůzky. Mohou to být salonky, kavárny nebo jakékoli volné místo uvnitř nebo vně kanceláře. Zvažte dodržování zásad kanceláře ohledně toho, kde se mají schůzky konat, a vyzvěte zaměstnance, aby se na místa setkání předem přihlásili, aby se vyhnuli dvojímu rezervaci a dalším problémům.

5. Čistěte dvakrát ročně

Každá kancelář je nepořádek. Ukázky od starých klientů, napůl používané kancelářské potřeby a dokonce i trička zdarma mohou skončit v krabicích vedle kopírky nebo pod stolem v konferenční místnosti.

Zatímco z inventáře a vyhazování nepotřebných odpadků může ve velkých kancelářích bolet hlava, stojí to za to. Lepší inventář kancelářských potřeb pomůže omezit plýtvání penězi a volný prostor umožní lidem volnější pohyb, práci a vzájemné poznávání. Je to také skvělá příležitost pro sběr a recyklaci starých tiskových kazet.

Zvažte pořádání akcí svozu odpadu pro všechny zaměstnance dvakrát ročně, třeba po dokončení velkých projektů nebo když produktivita klesne těsně před prázdninami. Nechte vedoucí každého oddělení zhodnotit, co je ještě užitečné a co ne. Pokud existují nějaké pochybnosti o potřebě něčeho, mělo by to být ukázáno jinému manažerovi pro konečné rozhodnutí. Aby se zabránilo náhodnému dumpingu cenností, mohou být vyžadována určitá opatření, ale z velké části musí být jednotlivá oddělení schopna rozlišovat mezi tím, co je nevyžádaná pošta a co ne.

6. Zeptejte se zaměstnanců, co potřebují

Vedoucí pracovníci v rohových kancelářích si nejsou vždy vědomi výzev, kterým začínající zaměstnanci čelí. Možná akustika kancelářských prostor téměř znemožňuje přijímání telefonních hovorů, čímž se kabiny oproti otevřené kanceláři mírně zlepšily. Možná je jednotlivec nebo skupina zaměstnanců stálým zdrojem rozptýlení pro každého, kdo se snaží pracovat. Možná budete moci objednat inkoustové kazety online, abyste ušetřili čas a zajistili konzistentní tok inkoustu, aniž byste ovlivnili kvalitu tisku.

Zvažte distribuci anonymního průzkumu, který mohou zaměstnanci použít k hlášení věcí, které omezují jejich produktivitu. Poté se musí manažeři navzájem poradit a určit vhodná opatření. Zatímco některé opravy, jako například nové pokyny k telefonování do kanceláře, lze snadno získat, jiné mohou vyžadovat financování nebo čas na implementaci. Vytvoření skutečně produktivního pracoviště vyžaduje neustálou komunikaci se všemi úrovněmi zaměstnanců, zvažte proto pohovory se zaměstnanci a přehodnoťte potřeby kanceláře každoročně nebo v případě zásadních změn.