Kerry Kelly, ASID
Si no tenemos cuidado, nuestras oficinas en casa pueden saturarse con bastante rapidez. Dado que podemos cerrar la puerta de esta oficina, nuestra oficina en casa se puede usar fácilmente como algo así como una canasta gigante de «Entrada». Como resultado, detrás de esta puerta hay montones de papeles de trabajo, listas de tareas pendientes y todo tipo de desorden. Ahora es el momento perfecto para tomar el control de este lío e implementar sistemas que harán más fácil mantener un buen aspecto durante 2015.
El secreto para mantener el orden en la oficina en casa es concentrarse en las superficies de trabajo. No deje que los papeles se acumulen en la mesa y los sistemas caerán en su lugar. Aquí hay seis excelentes consejos que lo ayudarán a evitar el desorden en los lugares donde necesita trabajar.
1. Utilice los estantes de arriba
Las estanterías de oficina son el primer elemento de la organización de la oficina. Para mantener limpias estas superficies de trabajo, necesita espacio para almacenar sus archivos, materiales de referencia y suministros. Para archivos de uso frecuente, utilice carpetas y cestas para un acceso rápido. Para un almacenamiento profundo, un archivador con cuatro o dos cajones que quepan cómodamente en el archivador puede ser un gran lugar para almacenar documentos esenciales (pero no todos los días). Las fotografías favoritas, personales o profesionales, certificados y títulos (y otros recuerdos para recordarle por qué hace lo que hace) también encajarán bien en estos estantes y al mismo tiempo lo mantendrán motivado.
2. Utilice los estantes a continuación
Ahora agregue más estantes de oficina debajo de estas superficies de trabajo donde puede ocultar sus bandejas de entrada y periféricos como impresoras, faxes, módems y enrutadores. Todavía están al alcance, pero no interrumpen el trabajo real anterior.
3. Implemente la regla de «tocar una vez».
Mi primera regla de organización y productividad siempre ha sido tocar cualquier papel que caiga sobre mi escritorio, no más de una vez. Cuando llega una carta, la abro y reviso cada parte hasta el final. Si es una factura o factura, escribo un cheque y lo preparo para enviarlo por correo, o programo el pago y lo presento. Se necesita algo de práctica, pero una vez que se convierte en un hábito, rápidamente te das cuenta de lo fácil que es tirar esos montones de papeles de tu escritorio para siempre.
4. Combinar listas
Una extensión natural de mi regla de un toque es asegurarme de que mi lista de tareas pendientes se combine en una lista todos los días. Todos los adhesivos y trozos de papel que me encuentre durante el día deben estar en la misma lista, de lo contrario terminarán en la mesa. Esto no solo abarrota la mesa, sino también la mente. Una vez que hayas dejado este hábito, da el siguiente paso y pasa a las aplicaciones digitales para computadoras y teléfonos que garantizan que tu lista de tareas esté siempre contigo y nunca se pierda.
5. Cables de control
Nada abarrota la oficina más que una masa enredada de computadoras, impresoras, faxes y cables telefónicos. Afortunadamente, esta es una de las soluciones más fáciles que encontrará. Hay varios tipos de sistemas de administración de cables, así que simplemente escanee el área y vea cuál ocultará sus cables de la vista, pero es de fácil acceso cuando necesite mover o reemplazar equipo.
6. Crea el espacio que te guste
Después de años de diseñar casas, noté algo interesante: cuando creas un espacio en tu hogar que te encanta, es mucho más probable que lo mantengas como lo amas. También descubrí que una de las mejores formas de mantenerse productivo es crear una oficina en la que realmente disfrute pasar el tiempo.
Entonces, sumérjase en el mundo y disfrute de sus colores favoritos. Cuelga obras de arte y fotografías que tengan un significado personal y gasta un poco de dinero en una imagen que te exprese. No solo le encantará su oficina, ¡a sus clientes y colegas les encantará!
¿Cuáles son sus mejores consejos para mantener una hermosa organización de oficina en casa?
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