5 plantillas de Excel esenciales para la gestión y el seguimiento de proyectos

Visualice todo lo que necesita hacer para comenzar y completar el proyecto con la menor cantidad de contratiempos posibles. Bastante aterrador, ¿no? Hay planificación de recursos, programación, presupuestación, delegación de tareas. Y estos son solo los primeros elementos de una lista muy larga de tareas pendientes. ¡Afortunadamente, Excel lo tiene cubierto! En este artículo, reunimos cinco de las mejores plantillas personalizadas de Excel. para la gestión y seguimiento de proyectos. Échales un vistazo a continuación.

Los diagramas de Gantt son un valioso aliado para la gestión de proyectos de todos los tamaños; se encuentran entre las herramientas de gestión de proyectos más básicas y más utilizadas. Los diagramas de Gantt son diagramas de barras que muestran la fecha de inicio y la fecha de finalización prevista, así como el período de tiempo asignado para cada tarea del proyecto. La mayoría de los diagramas de Gantt muestran tareas y subtareas desglosadas por categoría y una estructura detallada de desglose del trabajo. Esto facilita a los gerentes el seguimiento de los resultados y la definición de una jerarquía de tareas.

Si bien para proyectos más complejos es posible que necesite diagramas de Gantt más complejos con muchas características especiales, los diagramas de Gantt de Excel simples como este suelen ser suficientes para administrar proyectos de tamaño pequeño a mediano. Además, solo necesita conocimientos básicos de Excel para usar y modificar la plantilla según sus necesidades.

La plantilla Project Tracker está diseñada para almacenar toda la información del proyecto en un solo lugar, de modo que los miembros del equipo y los empleados clave puedan encontrar y acceder fácilmente a los detalles de la tarea según sea necesario. Con esta plantilla de seguimiento de proyectos en tiempo real, puede planificar y organizar proyectos por fase y asignar tareas a un equipo específico o miembro individual. Modifique la plantilla para agregar más tareas, establecer plazos, reflejar horas, desglosar resultados y priorizar, entre otras cosas. También puede configurar alertas para que usted y su equipo estén al día con los plazos y los hitos del proyecto.

Cada proyecto consta de tareas, divididas en subtareas. La plantilla Estructura de desglose del trabajo (WBS) crea un desglose del proyecto al dividir las tareas en entregables más pequeños. Esto les da a usted y a su equipo una idea de lo que se debe hacer y lo que ya se ha logrado.

La plantilla WBS es una valiosa herramienta de gestión de tareas para planificar, programar y presupuestar. Úselo para lanzar un proyecto y realizar un seguimiento de su progreso desde la ejecución hasta su finalización.

El método de ruta crítica (CPM) es esencial para una gestión de proyectos eficaz porque le ayuda a identificar qué tareas son críticas o requieren atención inmediata y cuáles pueden demorarse. El punto es que la creación de CPM puede ser tan laboriosa que incluso los gerentes de proyectos experimentados todavía tienen miedo de la tarea. Los gerentes de proyecto solían crear CPM utilizando software de vanguardia, pero aquí está la buena noticia: ya no necesita más. ¡Las hojas de cálculo de CPM listas para usar se pueden descargar en línea y ejecutar en Excel!

Una de las mejores cosas de este patrón de CPM en particular es que le permite realizar análisis de ruta crítica con poca o ninguna capacitación. La hoja de cálculo crea un diagrama de Gantt que muestra qué tareas son críticas y los tiempos de latencia potenciales para no críticas o flexibles. Y aunque pueden faltar algunos de los detalles del software de CPM personalizado, la plantilla de CPM de Excel es mucho más barata y mucho más fácil de usar.

La revisión de proyectos es otra parte importante de una gestión de proyectos eficaz y exitosa. Realizar una revisión al final de cada fase le permite evaluar y obtener una imagen más clara del estado actual del proyecto. Muchos gerentes de proyectos usan Excel para crear y mostrar una descripción general o actualización de varios aspectos de un proyecto: tareas completadas, resultados esperados, información financiera e incluso planes de administración de riesgos. Utilice la Plantilla de descripción general del proyecto de Excel para documentar y compartir los resultados de la descripción general del proyecto entre su equipo, o comunicarse de manera efectiva con líderes y clientes.

Hay cientos de programas que puede utilizar para realizar un seguimiento, programar y organizar tareas. Sin embargo, las hojas de cálculo de Excel ofrecen a los gerentes de proyectos, especialmente a los recién llegados, el conocimiento y la flexibilidad que necesitan para desempeñar sus funciones de manera competente. Y es por eso que ha sido y será una solución de gestión de proyectos común.

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