Kerry Kelly, ASID
Si nous ne faisons pas attention, nos bureaux à domicile peuvent s’encombrer assez rapidement. Puisque nous pouvons fermer cette porte de bureau, notre bureau à domicile peut facilement être utilisé comme quelque chose comme un panier géant «d’entrée». En conséquence, derrière cette porte se trouvent des tas de documents de travail, des listes de tâches et toutes sortes de désordre. Le moment est venu de prendre le contrôle de ce désordre et de mettre en œuvre des systèmes qui faciliteront le maintien d’une belle apparence tout au long de 2015.
Le secret pour maintenir l’ordre dans votre bureau à domicile est de vous concentrer sur vos surfaces de travail. Ne laissez pas les papiers s’accumuler sur la table et les systèmes se mettront en place. Voici six bons conseils pour vous aider à éviter l’encombrement là où vous devez travailler.
1. Utilisez les étagères ci-dessus
Les étagères de bureau sont le premier élément de l’organisation du bureau. Pour garder ces surfaces de travail propres, vous avez besoin d’espace pour stocker vos fichiers, documents de référence et fournitures. Pour les fichiers fréquemment utilisés, utilisez des dossiers et des paniers pour un accès rapide. Pour un rangement profond, un classeur à quatre tiroirs ou deux qui tient confortablement dans le classeur peut être un endroit idéal pour ranger les documents essentiels (mais pas tous les jours). Les photographies préférées, personnelles ou professionnelles, les certificats et diplômes (et autres souvenirs pour vous rappeler pourquoi vous faites ce que vous faites) s’intégreront également bien dans ces étagères et en même temps vous garderont motivé.
2. Utilisez les étagères ci-dessous
Ajoutez maintenant des étagères de bureau supplémentaires sous ces surfaces de travail où vous pouvez cacher vos boîtes de réception et vos périphériques tels que des imprimantes, des télécopieurs, des modems et des routeurs. Ils sont toujours à portée de main, mais n’interrompent pas le vrai travail ci-dessus.
3. Mettez en œuvre la règle du «toucher une fois».
Ma première règle d’organisation et de productivité a toujours été de toucher n’importe quelle feuille de papier qui tombe sur mon bureau, pas plus d’une fois. Quand une lettre arrive, je l’ouvre et je travaille chaque partie jusqu’à la fin. S’il s’agit d’une facture ou d’une facture, j’écris un chèque et je le prépare pour l’envoi, ou je planifie le paiement et le classe. Cela demande un peu de pratique, mais une fois que cela devient une habitude, vous réalisez rapidement à quel point il est facile de jeter ces piles de papier de votre bureau pour de bon.
4. Combiner des listes
Une extension naturelle de ma règle one-touch est de m’assurer que ma liste de choses à faire est fusionnée en une seule liste chaque jour. Tous les autocollants et bouts de papier que je rencontre pendant la journée doivent être sur la même liste, sinon ils finiront sur la table. Cela encombre non seulement la table, mais aussi l’esprit. Une fois que vous avez abandonné cette habitude, passez à l’étape suivante et passez aux applications numériques pour ordinateurs et téléphones qui garantissent que votre liste de tâches est toujours avec vous et ne se perd jamais.
5. Cordons de contrôle
Rien n’encombre le bureau plus qu’une masse enchevêtrée d’ordinateurs, d’imprimantes, de télécopieurs et de cordons téléphoniques. Heureusement, c’est l’une des solutions les plus simples que vous puissiez trouver. Il existe plusieurs types de systèmes de gestion des cordons, il suffit donc de scanner la zone et de voir lequel cachera vos cordons à la vue, mais il est facilement accessible lorsque vous devez déplacer ou remplacer du matériel.
6. Créez l’espace que vous aimez
Après des années à concevoir des maisons, j’ai remarqué une chose intéressante: lorsque vous créez un espace dans votre maison que vous aimez absolument, vous êtes beaucoup plus susceptible de le garder tel que vous l’aimez. J’ai également découvert que l’un des meilleurs moyens de rester productif est de créer un bureau dans lequel vous aimez vraiment passer du temps.
Alors, plongez dans le monde et offrez-vous vos couleurs préférées. Accrochez des œuvres d’art et des photographies qui ont une signification personnelle et dépensez un peu d’argent pour une image qui vous exprime. Non seulement vous aimerez votre bureau, mais vos clients et collègues l’adoreront!
Quels sont vos meilleurs conseils pour maintenir une belle organisation de bureau à domicile?
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