John Roop
Le mouvement de la technologie sans papier est toujours actif, prouvant que c’était plus qu’une mode passagère lorsqu’il a émergé il y a plus de dix ans. En fait, l’idée d’un bureau sans papier est née en 1975, lorsque Business Week a publié un article selon lequel la bureautique rendrait le papier presque inutile.
Nous n’en sommes pas encore tout à fait là, mais de nombreux bureaux voient déjà les avantages de l’échange de fichiers papier contre des documents électroniques. La recherche a révélé un certain nombre de coûts cachés associés à l’utilisation d’un système papier, notamment les suivants:
- L’effort moyen pour trouver un document mal orthographié est de 120 $.
- 220 $ pour la reproduction d’un document perdu
- 25 000 $ pour remplir un classeur à quatre tiroirs et 2 160 $ par année pour entretenir le contenu du classeur.
- Environ 75% du temps passé à travailler avec des documents papier est consacré à l’enregistrement et à la recherche.
Sans surprise, les États-Unis sont toujours le plus gros consommateur de produits en papier, représentant près de 46% de la consommation de papier. Les entreprises ont de nombreuses opportunités d’adopter des pratiques de gestion du papier plus durables, en particulier dans les bureaux où la consommation élevée de papier est devenue la norme.
Il n’est pas surprenant que les entreprises cherchent à trouver la meilleure façon de gérer leur temps, de réduire leurs coûts et d’offrir la meilleure expérience aux employés et aux clients. Se concentrer uniquement sur l’aspect productivité peut être la meilleure option pour résoudre tous les problèmes ci-dessus – voici comment.
1. Les documents électroniques peuvent être consultés
La plupart d’entre nous ont lu des documents entiers à la recherche d’une seule phrase et y avons passé de précieuses minutes. Multipliez ces minutes par le nombre de fois que vous recherchez des informations et vous passerez probablement des heures par an – du temps qui pourrait être mieux consacré à des activités génératrices de revenus.
Les documents électroniques sont facilement consultables (CTRL + F a été un énorme gain de temps pour les cadres occupés), ce qui vous permet d’éviter de plonger dans un océan de données à la recherche d’un petit élément d’information.
En outre, vous pouvez rechercher dans la base de données les documents souhaités, plutôt que de parcourir des fichiers individuels. Ceci est particulièrement utile si les documents étaient initialement mal formatés.
2. L’organisation améliore son efficience et son efficacité
À mesure que le temps consacré à l’enregistrement et à la recherche diminue, l’efficience et l’efficacité augmentent automatiquement. Vous serez mieux en mesure de répondre aux clients et aux parties prenantes en temps opportun, ce qui vous permet également de servir plus de clients et de parties prenantes tout au long de votre journée de travail.
3. Plusieurs utilisateurs peuvent accéder aux mêmes documents
Si vous avez des documents papier, vous devez soit en faire des photocopies pour que d’autres personnes puissent y accéder, soit partager le même document. Cela se résume souvent à un choix entre gagner du temps et économiser sur les coûts d’impression.
Avec les fichiers numériques, plusieurs utilisateurs peuvent accéder à votre base de données en même temps, même des parties prenantes extérieures à votre organisation. Si vous utilisez les services de numérisation de documents pour héberger des fichiers dans le cloud, les employés peuvent afficher, modifier et gérer des documents à partir de leur smartphone ou de leur tablette, ce qui leur permet d’être productifs même en dehors du bureau.
4. Facile à partager des fichiers
Traditionnellement, les entreprises qui devaient partager des fichiers avec des clients, des employés ou d’autres parties intéressées devaient copier le document et l’envoyer au destinataire. Le courrier électronique a quelque peu changé ce jeu en vous permettant d’envoyer des pièces jointes, mais il reste le problème de numériser les documents un par un et de les dimensionner correctement pour répondre aux exigences des courriers électroniques (la plupart des programmes de messagerie limitent la taille des pièces jointes). Selon le nombre de pages que vous soumettez, tout ce processus peut prendre des heures!
Mais à mesure que les entreprises passent à une base de données de documents numérisés, l’envoi et le partage de fichiers deviennent une question de choix d’un fichier numérique et de l’envoyer par courrier électronique ou de lui donner accès au destinataire. Il n’est pas nécessaire d’arrêter la journée de travail pour numériser et envoyer des documents.
5. Les documents numérisés sont plus difficiles à perdre
Lorsque vos documents sont dans le cloud, ils deviennent plus faciles à suivre et plus difficiles à perdre. Quiconque a travaillé avec des documents papier dans le passé sait à quel point il est difficile de gérer les copies papier et la peur déchirante lorsque des documents disparaissent.
Les documents numériques sont sauvegardés et stockés pendant une longue période. Même s’ils sont supprimés accidentellement, il existe généralement un moyen de les récupérer.
Les services de numérisation de documents sont un investissement
Au départ, l’un des défis du passage à la zone sans papier était la quantité de papier déjà présente dans le flux de travail. Si les entreprises commencent soudainement à numériser leurs processus, elles perdront les fonctionnalités et les avantages de tous les fichiers qu’elles ont créés dans le monde physique. Mais maintenant, grâce aux services avancés de numérisation de documents, les entreprises disposent d’un meilleur moyen d’effectuer la transition.
Les petites et les grandes entreprises migrent vers une base de données numérisée, ce qui les aide à réduire les coûts, à augmenter la productivité et à devenir moins dépendants des flux de travail imprimés et papier dans le processus.
Est-il temps pour votre organisation de rejoindre le mouvement?
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