Dale Strickland
Vous avez peut-être entendu parler des avantages d’une main-d’œuvre distante – productivité plus élevée, fidélisation des employés plus élevée, économies de coûts incroyables, bassin de talents mondial diversifié, etc.
En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous pourriez être intéressé à essayer le travail à distance pour vous-même, cependant, si vous n’êtes pas prêt à gérer votre environnement de bureau virtuel, vous ne pourrez pas tirer le meilleur parti de ses offres uniques. Ici, je m’appuie sur mon expérience de travailleur à distance pour vous donner cinq bons conseils pour adapter votre entreprise à une main-d’œuvre à distance.
1. Assurez-vous que votre entreprise prend en charge la gestion à distance
Cela semble facile, mais il existe en effet des fonctions commerciales importantes qui ne peuvent tout simplement pas être effectuées à distance. Essayez de ne pas abandonner à ce stade – il existe de nombreuses façons créatives de maintenir la continuité des activités lorsque vous passez à une équipe complètement distante.
Décomposez les processus clés en leurs composants les plus élémentaires. Voyez-vous des pièces qui pourraient ne pas être compatibles avec la télécommande? Notez ceci et faites des recherches supplémentaires. Il existe peut-être des alternatives que vous n’avez pas encore découvertes.
- Avez-vous des bons de commande à signer? Les applications de signature telles que HelloSign et DocuSign peuvent vous aider.
- Vos clients appellent-ils généralement l’assistance pour joindre quelqu’un au bureau? Utilisez des téléphones virtuels basés sur le cloud pour transférer les appels vers un travailleur distant et envisagez d’ajouter des options de support en ligne.
- Votre entreprise repose-t-elle sur une collaboration et des discussions 1: 1? Créez un environnement de bureau virtuel avec des outils comme Slack ou Workplace de Facebook.
Si vous avez identifié quelque chose qui ne fonctionnera tout simplement pas pour les attentes de «travail de n’importe où», vous devez apporter des modifications. Ces processus devront soit être modifiés pour être compatibles à distance, soit vous aurez besoin que quelqu’un soit disponible pour travailler si nécessaire.
En plus de rendre vos processus de base compatibles à distance, vous devez également réfléchir à la façon dont vous allez gérer le chevauchement. Ce chevauchement peut être entre vos processus normaux et les autres options d’accès à distance si vous autorisez les travailleurs distants et sur site.
2. Définissez des attentes claires
Pour gérer efficacement une main-d’œuvre distante, vous avez besoin d’excellentes compétences en communication écrite. Bien que la visioconférence et les appels téléphoniques puissent aider à combler cette lacune, vous utiliserez davantage la communication asynchrone. Pour éviter toute confusion et goulots d’étranglement, assurez-vous que votre équipe distante sait exactement ce que l’on attend d’elle à l’avance.
Voici quelques-unes des attentes que vous définirez.
Disponibilité
Ce n’est un secret pour personne que les travailleurs à distance aiment la flexibilité de planification. Mais si votre travail dépend de la disponibilité de vos employés pour des discussions en tête-à-tête, vous devrez le préciser. Déterminez le temps dont ils ont besoin pour être disponibles afin qu’ils puissent planifier leur emploi du temps en conséquence.
Réactivité
Quel est le taux de réponse raisonnable pour vos (ou vos clients!) E-mails, appels téléphoniques, messages instantanés, etc.? Est-il sage que vos employés reviennent vers vous à la fin de la journée ou la rapidité devrait-elle être une priorité? Cela dépendra naturellement de leurs rôles, mais il est très important que vous définissiez clairement vos attentes en matière de réactivité.
Étiquette
Il y aura beaucoup de communications et de flux de travail non conventionnels en cours que vous n’aimerez peut-être pas. Que ne devrait pas faire votre entreprise? Avez-vous des règles sur la façon dont les employés conduisent des réunions virtuelles, passent des appels téléphoniques et communiquent avec vous et leurs collègues? Ces détails peuvent sembler minimes, mais ils constituent une base importante pour communiquer la culture d’entreprise à vos travailleurs à distance.
la communication
Pour réduire les goulots d’étranglement inutiles, vous devez définir la manière dont votre entreprise communique. Existe-t-il des plateformes spécifiques que vos employés devraient utiliser pour communiquer et collaborer? Quelle est la meilleure façon pour eux de vous contacter, vous et leurs collègues? Existe-t-il une méthode de communication préférée pour différents cas d’utilisation (par exemple, utiliser le courrier électronique lorsqu’il n’est pas urgent, utiliser des messages instantanés lorsqu’une réponse urgente est requise, etc.)
Vos employés qui travaillent à domicile ou ailleurs en dehors du bureau compteront beaucoup moins sur la communication instantanée que votre employé moyen à temps plein. Si vos employés travaillent sur un projet, fournissez-leur les résultats souhaités et les mesures précises que vous utiliserez pour déterminer s’ils ont bien performé dans leurs rôles et leurs tâches.
3. Préparez-vous à apprendre les nouvelles technologies.
Si vous n’êtes pas déjà averti en technologie, vous serez très désavantagé. La gestion à distance des effectifs repose largement sur la création d’un espace de travail numérique soutenu par des technologies permettant la communication, la collaboration, la gestion de projet et d’autres fonctions commerciales clés.
Au minimum, vous devez être familiarisé avec l’utilisation du matériel et des logiciels de visioconférence pour organiser des réunions virtuelles. Ces plates-formes permettent d’interagir avec vos employés, de partager l’écran de votre ordinateur dans une présentation virtuelle et de maintenir des liens sociaux importants qui favorisent la culture de votre lieu de travail.
Voici quelques technologies de travail à distance populaires:
- La communication: Slack, Workplace de Facebook, Microsoft Teams, Zoom
- Gestion de projet: Trello, Asana, lundi
- Partage de fichiers: Google Drive, OneDrive, serveurs FTP
Heureusement, bon nombre de ces outils sont livrés avec des offres gratuites ou incroyablement abordables, parfaites pour les petites entreprises. Des économies de coûts grâce à moins de biens immobiliers, des taux de rétention plus élevés et une productivité accrue sont importants. Cela sera plus que rentable de l’investissement relativement modeste requis pour assurer la communication et le travail efficace des travailleurs à distance.
4. Maintenir un moral élevé pour les travailleurs à distance
Les télétravailleurs ont des problèmes moraux uniques parce qu’ils sont isolés des expériences sociales impromptues que vivent généralement leurs collègues internes. En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous devez vous rappeler comment recréer la magie de la communication en face à face dans un environnement virtuel.
Voici quelques conseils rapides pour remonter le moral du télétravail:
- Soyez social: Prenez le temps d’une communication informelle! Envisagez de faire des premières minutes de votre réunion hebdomadaire un lieu engageant pour socialiser, créer un canal social dédié sur la plateforme de chat de votre équipe ou organiser de petits événements sociaux pendant les heures de bureau.
- Confession: Louez fort et louez souvent! Si vos télétravailleurs accomplissent un travail exceptionnel, ils méritent d’être salués. En plus de la reconnaissance 1: 1, pensez à faire des annonces sur la plateforme de chat de votre équipe ou à leur envoyer un petit signe d’appréciation, comme une carte-cadeau, dans leur restaurant préféré.
- Être disponible: Si vous jouez un rôle de leadership pour vos employés, ils doivent savoir que vous avez un réel intérêt à leur réussite. Ils veulent savoir que vous vous engagez à leur fournir ce dont ils ont besoin pour réussir. Assurez-vous d’être réactif et prêt à répondre autant que possible à leurs besoins.
5. Assurez-vous que vos travailleurs à distance sont en sécurité
La cybersécurité est un sujet important. L’infrastructure exacte que vous configurez pour sécuriser les travailleurs distants varie en fonction des risques associés aux rôles de vos employés. De toute évidence, toute personne manipulant des données sensibles telles que des informations personnelles, la propriété intellectuelle ou des dossiers financiers doit disposer de mesures de sécurité adéquates.
Cette liste n’est pas une liste exhaustive des technologies et des meilleures pratiques en matière de cybersécurité pour les travailleurs distants. Mais ces options sont idéales pour assurer la sécurité de vos travailleurs à distance lorsqu’ils travaillent en dehors du bureau.
Réseaux privés virtuels (VPN)
Un VPN d’entreprise crypte le trafic réseau et donne à vos télétravailleurs la possibilité de se connecter au réseau interne de votre entreprise. Si vous gérez une base de données à laquelle les employés doivent accéder à distance, VPN donnera à vos employés distants un accès plus sécurisé.
Soyez prudent avec les appareils personnels
Les politiques Bring Your Own Device (BYOD) sont une option extrêmement populaire pour les équipes virtuelles, car elles permettent aux travailleurs à distance d’utiliser des appareils avec lesquels ils se sentent déjà à l’aise, ce qui permet à leurs employeurs d’économiser sur la gestion des appareils et les coûts d’approvisionnement.
Malheureusement, les appareils personnels sont également plus exposés aux problèmes de cybersécurité. Cela est dû à la navigation Web personnelle, au manque de capacités de surveillance d’entreprise et aux applications tierces non vérifiées. Les employeurs qui autorisent l’utilisation d’appareils personnels pour le travail doivent veiller à ce que leurs employés n’aient pas accès aux données sensibles ce faisant.
Évitez les connexions Wi-Fi dangereuses
Les télétravailleurs sont souvent associés à des bureaux impromptus installés dans des cafés dotés d’une connexion Wi-Fi gratuite. Malheureusement, les réseaux Wi-Fi publics peuvent devenir un cauchemar de sécurité car les cybercriminels peuvent intercepter les connexions non cryptées.
Ce n’est pas seulement un problème pour les cafés – même les connexions Wi-Fi offertes par les hôtels, les avions et AirBnB ne sont pas garanties. Si vos employés doivent travailler pendant leurs déplacements, vous devrez acheter un routeur mobile avec un forfait de données. Cela leur permettra d’avoir une connexion Internet sécurisée avec eux où qu’ils aillent.
Production
Il y a beaucoup à dire sur l’adaptation à une main-d’œuvre éloignée. Si vous débutez dans la gestion indépendante, il y aura probablement des problèmes de croissance lorsque vous adaptez vos flux de travail réguliers à un environnement virtuel. Si vous souhaitez en savoir plus sur l’utilisation des travailleurs à distance en tant que petite entreprise, consultez certains des articles ci-dessous.
