6 façons de créer un espace de travail efficace »Le feu de joie des petites entreprises

Auteur: Tanya Longjo

Le bureau moderne et stéréotypé a le même aspect que dans les années 1970: des murs blancs, des lumières fluorescentes et un environnement de travail «stand de ferme». Si les kiosques sont mauvais pour le moral des employés, la seule vraie alternative est un bureau ouvert, qui n’est pas bien adapté aux bureaux où les employés passent beaucoup de temps au téléphone.

La plupart des bureaux ne disposent pas de suffisamment d’espace pour les bureaux individuels, les gestionnaires essaient donc de tirer le meilleur parti de l’espace disponible. Bien que surmonter les contraintes sur le lieu de travail demande du temps et de l’énergie, c’est une étape nécessaire pour stimuler le moral et l’énergie des employés. Chaque entreprise a sa propre culture et structure, et chaque bureau a des besoins différents en matière d’espace de collaboration, mais certaines des meilleures pratiques s’appliquent à différents secteurs. Voici six façons de transformer votre espace de bureau en un espace de travail plus efficace et plus efficace sans compromettre les coûts élevés.

1. Utilisez l’espace mural

Chaque bureau a des procédures et des instructions faciles à oublier. Il faut parfois rappeler aux employés de retirer les aliments du réfrigérateur tous les vendredis ou de ne mettre que certains types de papier dans les poubelles. L’impression et la publication de ces rappels sur un mur approprié peut être beaucoup plus efficace que l’envoi d’un rappel unique par e-mail.

Les mises à jour du projet et autres informations sont également plus efficaces lorsqu’elles sont affichées sur les murs et maintiennent les employés motivés et concentrés. Parfois, il peut être gratifiant pour les employés de se rappeler la raison pour laquelle ils travaillent ensemble, ou qu’un projet long et difficile sur lequel ils travaillent portera un jour ses fruits.

Ne publiez pas de bandes dessinées, d’articles de blog ou d’autres contenus tiers sur les murs des espaces publics. Ils sont souvent distrayants, à moins qu’ils ne concernent des articles de presse directement liés aux récentes réalisations de l’entreprise.

2. Achetez de nouveaux meubles.

Les bureaux démodés incolores sont mauvais pour le moral des employés. Mieux vaut rendre les bureaux un peu plus détendus et plus comme un café ou un bureau à domicile. Les meubles qui donnent une sensation naturelle ou qui correspondent aux couleurs d’une entreprise peuvent maintenir le professionnalisme et améliorer l’humeur des employés de bureau.

De nouveaux meubles peuvent également améliorer la posture et la santé globale des employés. Les chaises s’usent avec le temps et les meubles créés il y a plus de 20 ans ont été créés sans prendre en compte les dernières avancées en matière d’ergonomie. Si les chaises sont plus anciennes, pensez à les remplacer dès que possible pour augmenter la concentration et l’humeur des employés.

Bien entendu, toutes les entreprises n’ont pas le budget pour les grands remplacements de meubles, surtout si les marges bénéficiaires sont inférieures à la normale. Dans ce cas, le remplacement des chaises les plus couramment utilisées au bureau est plus logique que le remplacement des chaises dans une salle de conférence sous-utilisée.

3. Minimisez les distractions

Bien qu’il n’y ait aucun moyen de se débarrasser de toutes les distractions sur votre lieu de travail, les plus courantes peuvent être effacées avec quelques petites modifications. Tout d’abord, encouragez les employés à utiliser des endroits appropriés pour parler. Pour les employés qui ont des bureaux privés, cela pourrait signifier leur demander d’avoir une conversation en tête-à-tête dans leur bureau ou salle de conférence au lieu de se pencher sur le stand de quelqu’un pour une conversation prolongée. Les bavardages non liés au travail devraient, si possible, avoir lieu dans la salle de repos, en ignorant les autres employés occupés.

La lumière naturelle est excellente, mais selon ce qui se passe à l’extérieur, les fenêtres peuvent être très gênantes. Les stores et les stores doivent être installés de manière à pouvoir au moins être abaissés si quelqu’un assis à côté de vous a besoin de réduire l’éblouissement ou de mieux se concentrer.

Enfin, essayez d’écrire des instructions de bureau pour les appels téléphoniques, la musique et les vidéos, même si elles sont liées au travail. Encouragez les employés à prendre des appels téléphoniques personnels à l’extérieur et à utiliser des écouteurs lorsqu’ils regardent des vidéos, même courtes. Bien que cela semble évident, il faut encore le dire: les appels téléphoniques ne doivent jamais être transférés vers un haut-parleur à l’extérieur des salles de conférence et des bureaux personnels, à moins que tout le monde ne soit au bureau. Besoins écoute ça.

4. Utilisez les salles de conférence à bon escient

La plupart des espaces de bureau ont au moins une salle de réunion, mais toutes les organisations ne préfèrent pas l’utiliser en tant que telle. Pour qu’une salle de conférence soit un lieu de rencontre efficace, elle doit être utilisée comme telle à tout moment. Cela signifie que vous ne pouvez pas utiliser la salle de conférence pour le stockage, parler de projets ou prendre des pauses.

Si l’espace de réunion est limité, les employés peuvent se retrouver dans d’autres lieux de réunion moins efficaces. Il peut s’agir de salons, de cafés ou de tout espace libre à l’intérieur ou à l’extérieur du bureau. Envisagez d’avoir une politique dans le bureau sur les lieux où les réunions doivent avoir lieu et encouragez les employés à s’inscrire aux lieux de réunion à l’avance pour éviter les doubles réservations et d’autres problèmes.

5. Nettoyez deux fois par an

Chaque bureau est en désordre. Les anciens échantillons de clients, les articles de papeterie à moitié usagés et même les t-shirts gratuits peuvent finir par être jetés dans des boîtes à côté d’un copieur ou sous une table de salle de conférence.

Bien que faire l’inventaire et jeter les ordures inutiles puisse être un casse-tête dans les grands bureaux, cela en vaut la peine. Un meilleur inventaire des fournitures de bureau contribuera à réduire le gaspillage d’argent, et l’espace libre permettra aux gens de se déplacer plus librement, de travailler et de se rencontrer. C’est aussi une excellente occasion de récupérer et de recycler les anciennes cartouches d’imprimante.

Envisagez d’organiser des événements de ramassage des ordures pour tous les employés deux fois par an, peut-être après la fin de grands projets ou lorsque la productivité diminue juste avant les vacances. Demandez au chef de chaque département de faire le point sur ce qui est encore utile et ce qui ne l’est pas. En cas de doute sur la nécessité de quelque chose, il doit être montré à un autre responsable pour une décision finale. Certaines précautions peuvent être nécessaires pour éviter le déversement accidentel d’objets de valeur, mais pour la plupart, les différents ministères doivent être en mesure de faire la distinction entre ce qui est des déchets et ce qui ne l’est pas.

6. Demandez aux employés ce dont ils ont besoin

Les gestionnaires travaillant dans les bureaux de coin ne sont pas toujours conscients des défis auxquels sont confrontés les employés débutants. Peut-être que l’acoustique de l’espace de bureau rend presque impossible la réception d’appels téléphoniques, ce qui fait des cabines une légère amélioration par rapport à un bureau décloisonné. Peut-être qu’un individu ou un groupe d’employés est une source constante de distraction pour tous ceux qui essaient de travailler. Vous pourrez peut-être commander des cartouches d’encre en ligne pour gagner du temps et garantir un flux d’encre constant sans affecter la qualité d’impression.

Envisagez de diffuser une enquête anonyme que les employés peuvent utiliser pour signaler les éléments qui nuisent à leur productivité. Par la suite, les gestionnaires devraient se consulter pour déterminer les mesures appropriées. Alors que certains correctifs, tels que les nouvelles instructions pour les téléphones de bureau, sont faciles à trouver, d’autres peuvent nécessiter un financement ou du temps pour être mis en œuvre. La création d’un lieu de travail vraiment productif nécessite une communication continue avec tous les niveaux du personnel, alors pensez à interroger le personnel et à réévaluer les besoins du bureau chaque année ou à mesure que des changements majeurs se produisent.