5 cara untuk mendigitalkan yang akan merevolusi bisnis Anda yang sedang berkembang

Amy O. Anderson

Saat memulai bisnis kecil dari awal, pemilik bisnis cenderung berfokus pada elemen “gambaran besar”: produk, orang, alat, dan fondasi fisik tempat bisnis dibangun. Melestarikan dokumentasi tidak selalu menjadi prioritas, apalagi mengatur atau melestarikannya untuk masa depan.

Pemindaian dokumen kertas tidak hanya ramah lingkungan, tetapi juga menyediakan cetak biru pengarsipan digital untuk masa depan bisnis Anda. Bagaimana lagi Anda dapat menemukan dokumen dengan cepat dan efisien saat Anda membutuhkannya? Bahkan jika bisnis Anda sudah menggunakan catatan digital, mengatur dan memanfaatkan catatan digital sangat penting untuk pertumbuhan jangka panjang, skalabilitas, dan inovasi. Baik Anda baru memulai atau melihat ke belakang dua puluh tahun untuk melihat seberapa jauh Anda telah melangkah, digitalisasi adalah alat yang, jika dilakukan dengan benar, dapat merevolusi bisnis Anda.

Apa itu digitalisasi?

Memindai adalah tentang menyimpan dokumen kertas, tetapi lebih dari sekadar memindai dokumen dan menyimpannya dalam folder di komputer Anda. File gambar yang dipindai kehilangan nilainya jika Anda tidak dapat menemukan apa yang Anda butuhkan di halaman saat Anda membutuhkannya. Ketika didigitalkan dan diarsipkan dengan benar, menemukan dokumen yang dipindai lebih efisien daripada mencari kotak dan rak dokumen fisik.

Teknik pelestarian digital seperti tag metadata dan Optical Character Recognition (OCR) memungkinkan pencarian cepat dan kisah pertumbuhan berkelanjutan untuk bisnis Anda.

Manfaat fisik, hukum, keamanan, dan perlindungan dari digitalisasi dapat sepenuhnya mengubah dinamika bisnis Anda ketika Anda menghadapi tantangan yang tidak terduga.

Berikut adalah lima cara digitalisasi dokumen kertas Anda akan mengubah masa depan bisnis Anda.

1. Penyimpanan

Mendigitalkan dokumen kertas menghemat biaya dan stres karena memiliki salinan fisik. Tidak hanya kertas rapuh dan rentan terhadap elemen, lemari arsip kertas atau penyimpanan eksternal bisa mahal dan tidak praktis. Salinan digital dapat disimpan di server internal atau di cloud, memungkinkan Anda untuk menyimpan data dalam jumlah besar dengan biaya yang lebih murah dan membuang dokumen puluhan tahun yang menghabiskan ruang kantor yang berharga dengan aman.

2. Cadangan

Beralih dari dokumen kertas, beberapa cadangan digital sangat penting. Luangkan waktu untuk berbicara dengan vendor TI Anda untuk menentukan cara terbaik untuk membuat banyak cadangan, dan ini akan memberikan dorongan besar bagi organisasi Anda. Ancaman dunia maya menargetkan semakin banyak bisnis kecil setiap tahun, dan tanpa cadangan yang andal dan terbukti, kantor tanpa kertas dapat dinetralisir dengan satu serangan. Satu-satunya cara untuk memastikan Anda tidak perlu membayar ribuan dolar untuk kesempatan memulihkan data Anda berarti menerapkan sistem cadangan yang aman.

3 Organisasi

Ini adalah bagian yang sering diabaikan dari proses digitalisasi, tetapi ini penting untuk fungsionalitas penyimpanan digital. Pengindeksan catatan saat didigitalkan memastikan akses masa depan yang efisien. Ketika Anda didekati oleh otoritas pajak atau tim kepatuhan HIPAA, Anda akan tahu persis di mana dan bagaimana mendapatkan dokumen tertentu dengan kemampuan pencarian metadata yang kaya. Setelah didigitalkan, akses ke file dapat diberikan kepada setiap karyawan untuk alasan keamanan dan privasi. Digitalisasi adalah alternatif yang aman dan terorganisir untuk dokumen kertas yang mudah hilang atau disalahgunakan.

4. Perbarui data Anda

Apakah Anda ingat floppy disk? Teknologi terus berkembang, yang berarti bahwa format file dan metode penyimpanan digital yang muncul sepuluh tahun yang lalu sudah ketinggalan zaman di komputer modern. Panduan Digitalisasi File menyediakan akses ke data Anda selama beberapa dekade yang akan datang dengan melestarikan file digital dalam format file yang dirancang untuk tetap tidak berubah dari waktu ke waktu. Standar penyimpanan digital memerlukan pembaruan format file apa pun yang mungkin tidak dapat dibaca ke format file baru atau saat ini, jadi Anda tidak perlu khawatir format tersebut menjadi usang.

5. Akses seluler

Untuk bisnis yang bergerak, digitalisasi dapat menyediakan akses seluler. Misalnya, akses aman melalui server cloud berarti bahwa karyawan yang bepergian atau bekerja dari jarak jauh memiliki akses ke semua catatan yang mereka butuhkan di ujung jari mereka. Perlindungan yang ditawarkan saat ini, seperti mengenkripsi drive laptop Anda, memungkinkan Anda melakukannya dengan aman. Server cloud juga memungkinkan kolaborasi dan berbagi file untuk pengalaman yang optimal dan efisien.

Paket digital tanpa kertas yang lengkap dapat meningkatkan efisiensi karyawan Anda dan membawa masa lalu perusahaan Anda ke masa depan. Informasi yang Anda butuhkan hanya dengan sekali klik.