Smartphones, tablets en laptops die klein genoeg zijn om perfect in uw portemonnee te passen, zijn allemaal redenen waarom een zakelijke verbinding zelden ’s nachts of in het weekend eindigt. Uw klanten kunnen op elk moment contact met u opnemen en u kunt altijd reageren.
Hoewel het belangrijk is om een gevoel van persoonlijke ruimte en familie- en vrijetijdsmogelijkheden te behouden, wilt u er waarschijnlijk voor zorgen dat uw bedrijf tijdens deze uren geen prospects verliest. Medewerkers helpen te leren hoe en wanneer ze moeten reageren, en zelf leren, kan het verschil betekenen tussen een vurige leider die na 5 uur wegrent en de constante tevredenheid van een wispelturige klant.
Hoe maak je je bedrijf leuk na sluitingstijd
Of u nu denkt dat het tijd is om een nachtploeg in te huren of gewoon op zoek bent naar een manier om ’s avonds informatie te verzamelen, uw bedrijf moet er altijd uitnodigend uitzien.
1. Overweeg om hulp in te huren
Als uw bedrijf buiten kantooruren zoveel contacten heeft dat het financieel of anderszins zinvol is om iemand buiten kantooruren in de buurt te hebben, dan zijn er verschillende mogelijkheden.
- Menselijke voicemail: Veel bedrijven hebben een persoon die buiten kantooruren als “antwoordapparaat” fungeert. Deze persoon is mogelijk niet in staat om specifieke vragen zoals jij en je team te beantwoorden, maar zal een menselijke stem geven om berichten te ontvangen wanneer iemand belt en je ’s nachts thuis bent.
- Nacht-/weekendteam: Als je denkt dat je meer geld kunt verdienen dan je verliest aan overhead door een paar mensen te betalen om in het weekend te werken, ga ervoor.
2. Laat de virtuele het woord doen.
Uw bedrijf heeft misschien geen echte persoon of groep mensen nodig om buiten kantooruren te werken, maar u wilt toch graag meerdere telefoontjes of e-mails correct afhandelen. Je kunt een voicemail instellen die mensen vriendelijk laat weten dat je bericht is ontvangen en dat iemand ze ’s ochtends meteen zal beantwoorden. U kunt ook een “automatisch antwoord” instellen voor berichten die buiten kantooruren worden ontvangen.
3. Verzamel ’s ochtends informatie.
Aangezien u klanten laat weten dat u zo snel mogelijk contact met hen opneemt, moet u ervoor zorgen dat iemand dat doet. Controleer e-mail en telefoonberichten, of laat iemand het ’s morgens vroeg doen, zodat uw klanten zich niet gekwetst voelen.
Wanneer communicatie noodzakelijk wordt
Soms moet u contact opnemen met het personeel of andersom, in het weekend of ’s avonds laat. In dergelijke gevallen is het belangrijk om enkele basisregels van het proces te hebben.
4. Stel limieten in.
De eerste is de eerste. Communicatie buiten kantooruren vereist enkele eenvoudige beperkingen. Organiseer een vergadering en vraag het team wat de beste manier is om hen ’s nachts of in het weekend te bereiken, of het nu via e-mail, telefoontjes, sms-berichten of instant messaging is, zodat ze zich niet opdringerig voelen. Ga er niet vanuit dat ze je buiten kantooruren niet kunnen horen. Uw medewerkers hebben ongetwijfeld een heel andere levensstijl en gezinssituatie.
5. Maak geen misbruik van dit voorrecht.
Als u eenmaal een communicatieprotocol voor uw medewerkers heeft opgesteld, zorg er dan voor dat u deze zelf volgt, ook als u leidinggevende bent. Uw medewerkers zullen zich zekerder voelen dan wat van hun functie wordt vereist en dit zal respect en een betere relatie met uw team genereren als u hen niet op zondagmiddag schrijft nadat iedereen het erover eens is dat e-mail beter is.
6. Herken noodsituaties.
Soms is directe communicatie onvermijdelijk. Het is het beste als u uw team laat weten wanneer dit kan gebeuren. Afhankelijk van wat je doet, heb je misschien niets dat echt telt als levens- of doodsgevaar. U wilt er echter zeker van zijn dat de problemen zo snel mogelijk worden opgelost.
- Maak een lijst – Laat iedereen weten wat als een “noodgeval” wordt beschouwd. Overweeg een lijst op kantoor bij te houden en iedereen een kopie te geven.
- Creëer een commandostructuur – Sommige mensen moeten mogelijk vaker worden gecontacteerd dan anderen als zich een probleem voordoet.
- Gebruik een andere vorm van communicatie. Als uw bedrijf weekend-e-mail gebruikt voor eenvoudige, niet-spoedeisende communicatie, laat iedereen dan weten dat het telefoontje iets belangrijkers betekent.
In de wereld van vandaag kunnen uw werkuren langer zijn dan u had verwacht. Maar dat betekent niet dat productiviteit en levensstijl eronder moeten lijden. Met een beetje planning kunt u voldoen aan de behoeften van uw klanten en uw team zonder een plaats te worden voor al uw werk en entertainment.
