5 načinov za izboljšanje produktivnosti s storitvami skeniranja dokumentov

John Roop

Tehnologija brez papirja je še vedno aktivna in dokazuje, da ni bila le modna muha, ko se je pojavila pred več kot desetletjem. Pravzaprav je ideja o pisarni brez papirja nastala leta 1975, ko je Business Week objavil članek, ki pravi, da bi avtomatizacija pisarn naredila papir skoraj neuporaben.

Nismo še tam, vendar številne pisarne že vidijo prednosti izmenjave papirnatih datotek za elektronske dokumente. Raziskave so pokazale številne skrite stroške, povezane z uporabo papirnega sistema, med drugim:

• Povprečen trud za iskanje slabo napisanega dokumenta je 120 USD.
• 220 USD na reprodukcijo izgubljenega dokumenta
• 25,000 USD za polnjenje omare s štirimi predali in 2,160 USD na leto za vzdrževanje vsebine omare.
• Približno 75% časa, porabljenega za delo s papirnatimi dokumenti, porabi za registracijo in iskanje.

Ni presenetljivo, da ZDA ostajajo največji potrošnik papirnih izdelkov, ki predstavljajo skoraj 46% porabe papirja. Podjetja imajo veliko priložnosti, da sprejmejo bolj trajnostne prakse ravnanja s papirjem, zlasti v pisarnah, kjer je velika poraba papirja postala norma.

Ni čudno, da podjetja iščejo najboljši način za upravljanje svojega časa, zmanjšanje stroškov in zagotavljanje najboljše izkušnje tako zaposlenim kot strankam. Osredotočenost samo na vidik produktivnosti je lahko najboljša možnost za rešitev vseh zgoraj navedenih težav; tako.

1. Elektronske dokumente je mogoče iskati

Večina nas je prebrala celotne dokumente in iskala eno frazo in zanjo porabila dragocene minute. Te minute pomnožite s številom iskanj informacij in verjetno boste porabili ure na leto, čas, ki bi ga lahko bolje porabili za dejavnosti, ki ustvarjajo dohodek.

Po elektronskih dokumentih je enostavno iskati (CTRL + F je ogromno prihranil čas za zaposlene vodstvene delavce), kar vam omogoča preprost način, da se izognete potopu v ocean podatkov v iskanju malo podatkov.

Poleg tega lahko v zbirki podatkov iščete želene dokumente in ne iščete posameznih datotek. To je še posebej uporabno, če so bili dokumenti sprva nepravilno oblikovani.

2. Organizacija izboljša učinkovitost in uspešnost

Z zmanjšanjem časa iskanja in iskanja se učinkovitost in uspešnost samodejno povečata. Strankam in zainteresiranim stranem se boste lahko pravočasno bolje odzvali, kar vam bo tudi omogočilo, da boste ves svoj delovni dan služili več strankam in zainteresiranim stranem.

3. Do istih dokumentov lahko dostopa več uporabnikov.

Če imate papirnate dokumente, jih naredite fotokopije, tako da lahko drugi dostopajo do istega dokumenta ali ga dajo v skupno rabo. To pogosto izhaja med izbiro med prihrankom časa in prihrankom pri stroških tiskanja.

Z digitalnimi datotekami lahko do vaše baze podatkov hkrati dostopa več uporabnikov, tudi zainteresiranih strani zunaj vaše organizacije. Če za gostovanje datotek v oblaku uporabljate storitve skeniranja dokumentov, si lahko zaposleni ogledajo, urejajo in upravljajo dokumente iz svojih pametnih telefonov ali tabličnih računalnikov, kar jim omogoča produktivnost tudi zunaj pisarne.

4. Enostavna skupna raba datotek

Tradicionalno so morala podjetja, ki so datoteke morala deliti s strankami, zaposlenimi ali drugimi zainteresiranimi stranmi, kopirati dokument in ga poslati prejemniku. E -pošta je nekoliko spremenila to igro, saj vam je omogočila pošiljanje prilog, vendar je še vedno problem skeniranja dokumentov enega za drugim in njihove pravilne velikosti, da ustrezajo zahtevam po e -pošti (večina programov za e -pošto omejuje velikost prilog). Odvisno od števila strani, ki jih predložite, lahko celoten postopek traja ure!

Ko pa se podjetja premaknejo v bazo digitaliziranih dokumentov, je pošiljanje in izmenjava datotek stvar izbire digitalne datoteke in pošiljanja po e -pošti ali njenega dostopa do prejemnika. Za skeniranje in pošiljanje dokumentov ni treba prekiniti delovnega časa.

5. Skenirane dokumente je težje izgubiti

Ko so vaši dokumenti v oblaku, jih je lažje slediti in težje izgubiti. Vsak, ki je v preteklosti delal s papirnatimi dokumenti, ve, kako težko je obvladati papirne kopije in srčni strah, ko dokumenti izginejo.

Digitalni dokumenti so varnostno kopirani in shranjeni dlje časa. Tudi če so pomotoma izbrisane, običajno obstaja način, da jih dobite nazaj.

Storitve skeniranja dokumentov so naložba

Sprva je bil eden od izzivov selitve na območje brez papirja velika količina papirja, ki je že v delovnem toku. Če podjetja nenadoma začnejo digitalizirati procese, bodo izgubila funkcionalnost in prednosti vseh datotek, ki so jih ustvarila v fizičnem svetu. Zdaj pa imajo podjetja z naprednimi storitvami skeniranja dokumentov boljši način za prehod.

Mala in velika podjetja se tako selijo v digitalizirano bazo podatkov, kar jim pomaga zmanjšati stroške, povečati produktivnost in se pri tem manj zanašati na papirne in tiskovne tokove.

Je čas, da se vaša organizacija pridruži gibanju?

Priporočena fotografija: Depositphotos