Hình dung mọi thứ bạn cần làm để bắt đầu và hoàn thành dự án với càng ít trục trặc càng tốt. Khá đáng sợ, phải không? Có kế hoạch nguồn lực, lập lịch trình, lập ngân sách, phân quyền nhiệm vụ. Và đây chỉ là những mục đầu tiên trong danh sách việc cần làm rất dài. May mắn thay, Excel đã bảo vệ bạn! Trong bài viết này, chúng tôi đã làm tròn năm mẫu Excel tùy chỉnh tốt nhất. để quản lý và giám sát dự án. Kiểm tra chúng dưới đây.
Biểu đồ Gantt là một đồng minh có giá trị để quản lý các dự án ở mọi quy mô; Chúng là một trong những công cụ quản lý dự án cơ bản và được sử dụng rộng rãi nhất. Biểu đồ Gantt là biểu đồ thanh hiển thị ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự kiến, cũng như khoảng thời gian được phân bổ cho mỗi nhiệm vụ dự án. Hầu hết các biểu đồ Gantt hiển thị các nhiệm vụ và công việc phụ được chia nhỏ theo danh mục và cấu trúc phân tích công việc chi tiết. Điều này giúp người quản lý dễ dàng theo dõi kết quả và xác định hệ thống phân cấp nhiệm vụ.
Trong khi đối với các dự án phức tạp hơn, bạn có thể cần các biểu đồ Gantt phức tạp hơn với nhiều tính năng đặc biệt, các biểu đồ Excel Gantt đơn giản như biểu đồ này thường đủ để quản lý các dự án quy mô vừa và nhỏ. Ngoài ra, bạn chỉ cần có kiến thức cơ bản về Excel để sử dụng và sửa đổi mẫu theo nhu cầu của mình.
Mẫu Project Tracker được thiết kế để lưu trữ tất cả thông tin dự án ở một nơi, vì vậy các thành viên trong nhóm và nhân viên chính có thể dễ dàng tìm và truy cập chi tiết nhiệm vụ khi cần thiết. Với mẫu theo dõi dự án thời gian thực này, bạn có thể lập kế hoạch và tổ chức các dự án theo giai đoạn và phân công nhiệm vụ cho một nhóm hoặc thành viên cá nhân cụ thể. Sửa đổi mẫu để thêm nhiều nhiệm vụ hơn, đặt thời hạn, phản ánh số giờ, đi sâu vào kết quả và ưu tiên, trong số những thứ khác. Bạn cũng có thể thiết lập cảnh báo để giúp bạn và nhóm của bạn luôn cập nhật về thời hạn và sự kiện quan trọng của dự án.
Mỗi dự án bao gồm các nhiệm vụ, được chia thành các nhiệm vụ con. Mẫu Cấu trúc Phân chia Công việc (WBS) tạo ra một bản phân tích dự án bằng cách chia nhỏ các nhiệm vụ thành các phần việc phân phối nhỏ hơn. Điều này cung cấp cho bạn và nhóm của bạn ý tưởng về những gì cần phải làm và những gì đã được hoàn thành.
Mẫu WBS là một công cụ quản lý tác vụ có giá trị để lập kế hoạch, lập lịch trình và lập ngân sách. Sử dụng nó để khởi động một dự án và theo dõi tiến trình của nó từ khi thực hiện đến khi hoàn thành.
Phương pháp Đường dẫn tới hạn (CPM) rất cần thiết để quản lý dự án hiệu quả vì nó giúp bạn xác định nhiệm vụ nào là quan trọng hoặc cần chú ý ngay lập tức và nhiệm vụ nào có thể bị trì hoãn. Vấn đề là, việc tạo CPM có thể tốn nhiều thời gian đến nỗi ngay cả những người quản lý dự án dày dạn kinh nghiệm vẫn sợ nhiệm vụ này. Các nhà quản lý dự án đã từng tạo CPM bằng phần mềm hiện đại, nhưng đây là tin tốt: Bạn không cần thêm nữa. Các bảng tính CPM sẵn sàng sử dụng có thể được tải xuống trực tuyến và chạy trong Excel!
Một trong những điều tốt nhất về mẫu CPM cụ thể này là nó cho phép bạn thực hiện phân tích đường dẫn quan trọng mà không cần đào tạo hoặc không cần đào tạo. Bảng tính tạo ra một biểu đồ Gantt cho thấy những nhiệm vụ nào là quan trọng và thời gian chờ tiềm ẩn đối với những nhiệm vụ không quan trọng hoặc linh hoạt. Và mặc dù một số chi tiết của phần mềm CPM tùy chỉnh có thể bị thiếu, nhưng mẫu CPM trong Excel rẻ hơn và dễ sử dụng hơn nhiều.
Đánh giá dự án là một phần quan trọng khác của quản lý dự án hiệu quả và thành công. Tiến hành đánh giá vào cuối mỗi giai đoạn cho phép bạn đánh giá và có được bức tranh rõ ràng hơn về tình trạng hiện tại của dự án. Nhiều người quản lý dự án sử dụng Excel để tạo và hiển thị tổng quan hoặc cập nhật các khía cạnh khác nhau của dự án: nhiệm vụ đã hoàn thành, kết quả mong đợi, thông tin tài chính và thậm chí cả kế hoạch quản lý rủi ro. Sử dụng Mẫu Tổng quan về Dự án Excel để lập tài liệu và chia sẻ kết quả tổng quan về dự án giữa nhóm của bạn hoặc giao tiếp hiệu quả với các nhà lãnh đạo và khách hàng.
Có hàng trăm chương trình mà bạn có thể sử dụng để theo dõi, lên lịch và sắp xếp công việc. Tuy nhiên, bảng tính Excel cung cấp cho các nhà quản lý dự án, đặc biệt là những người mới đến, kiến thức và sự linh hoạt mà họ cần để thực hiện nhiệm vụ của mình một cách thành thạo. Và đó là lý do nó đã, đang và sẽ là một giải pháp quản lý dự án chung.
Các mẫu Excel này có hữu ích không? Xem các mẫu hóa đơn miễn phí này để giúp bạn hợp lý hóa quy trình thanh toán của mình.
