ايمي اندرسون
عند بدء عمل تجاري صغير من البداية ، يميل أصحاب الأعمال إلى التركيز على عناصر “الصورة الكبيرة” – المنتجات والأشخاص والأدوات والأساس المادي الذي يقوم عليه العمل. الحفاظ على الوثائق ليس دائمًا أولوية ، ناهيك عن تنظيمه أو الحفاظ عليه للمستقبل.
إن رقمنة المستندات الورقية ليست خضراء فحسب ، ولكنها توفر أيضًا مخططًا أرشيفيًا رقميًا لمستقبل عملك. كيف يمكنك العثور على المستندات بسرعة وكفاءة عند الحاجة إليها؟ حتى إذا كان عملك يستخدم بالفعل السجلات الرقمية ، فإن تنظيم السجلات الرقمية والاستفادة منها أمر ضروري للنمو طويل الأجل ، وقابلية التوسع ، والابتكار. سواء كنت قد بدأت للتو أو نظرت إلى الوراء عشرين عامًا لترى إلى أي مدى وصلت ، فإن الرقمنة هي أداة ، إذا تم تنفيذها بشكل صحيح ، يمكن أن تحدث ثورة في عملك.
ما هي الرقمنة؟
تتعلق الرقمنة بتخزين المستندات الورقية ، ولكنها أكثر من مجرد مسح المستندات ضوئيًا وتخزينها في مجلد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. تفقد ملفات الصور الممسوحة قيمتها إذا لم تتمكن من العثور على ما تحتاجه على الصفحة عندما تحتاج إليه. عند رقمنة المستندات وأرشفتها بشكل صحيح ، يكون العثور على المستندات الممسوحة ضوئيًا أكثر كفاءة من البحث في الصناديق ورفوف المستندات المادية.
تتيح تقنيات الحفظ الرقمي مثل علامات البيانات الوصفية والتعرف الضوئي على الأحرف (OCR) عمليات بحث سريعة وقصة نمو دائمة لعملك.
يمكن للفوائد المادية والقانونية والأمنية والرقمية أن تغير ديناميكيات عملك تمامًا عندما تواجه تحديات غير متوقعة.
فيما يلي خمس طرق لرقمنة مستنداتك الورقية التي ستغير مستقبل عملك.
1. التخزين
توفر لك رقمنة المستندات الورقية تكلفة الاحتفاظ بالنسخ الورقية وضغوطها. لا يقتصر الأمر على هشاشة الورق وقابليته للعناصر ، بل يمكن أن تكون خزانات الملفات الورقية أو وحدات التخزين الخارجية مكلفة وغير عملية. يمكن تخزين النسخ الرقمية على خادم داخلي أو في السحابة ، مما يسمح لك بتخزين كميات كبيرة من البيانات بجزء بسيط من التكلفة والتخلص بأمان من عقود من المستندات التي تشغل مساحة مكتبية قيّمة.
2. النسخ الاحتياطية
الابتعاد عن المستندات الورقية ، تعد النسخ الاحتياطية الرقمية المتعددة ضرورية. خذ الوقت الكافي للتحدث مع مزود تكنولوجيا المعلومات لديك لتحديد أفضل طريقة لإنشاء نسخ احتياطية متعددة ، وهذا سيعطي مؤسستك دفعة كبيرة. تستهدف التهديدات الإلكترونية المزيد والمزيد من الشركات الصغيرة كل عام ، وبدون نسخ احتياطية موثوقة ومثبتة ، يمكن تحييد المكتب غير الورقي بهجوم واحد. الطريقة الوحيدة للتأكد من أنك لست مضطرًا إلى دفع آلاف الدولارات فرصة استعادة بياناتك تعني تنفيذ نظام نسخ احتياطي آمن.
3. التنظيم
غالبًا ما يتم التغاضي عن هذا الجزء من عملية الرقمنة ، ولكنه ضروري لوظيفة التخزين الرقمي. تضمن فهرسة السجلات كما هي رقمية الوصول الفعال في المستقبل. عندما يتم الاتصال بك من قبل السلطات الضريبية أو فرق الامتثال HIPAA ، ستعرف بالضبط مكان وكيفية الحصول على مستندات معينة مع وظائف البحث في البيانات الوصفية الغنية. بمجرد الترقيم ، يمكن تعيين الوصول إلى الملفات لكل موظف لأسباب تتعلق بالأمان والخصوصية. الرقمنة هي بديل آمن ومنظم للمستندات الورقية التي يسهل فقدانها أو إساءة استخدامها.
4. تحديث بياناتك باستمرار
تذكر الأقراص المرنة؟ تتطور التكنولوجيا باستمرار ، مما يعني أن تنسيقات الملفات وطرق التخزين الرقمية التي ظهرت قبل عشر سنوات فقط أصبحت قديمة بالفعل على أجهزة الكمبيوتر الحديثة. توفر أدلة رقمنة الأرشيف إمكانية الوصول إلى بياناتك لعقود قادمة من خلال الاحتفاظ بالملفات الرقمية في تنسيقات أرشيف مصممة لتبقى دون تغيير بمرور الوقت. تتطلب معايير التخزين الرقمي تحديث أي تنسيقات ملفات قد تصبح غير قابلة للقراءة لتنسيقات الأرشيف الحالية أو الجديدة ، لذلك لا داعي للقلق مطلقًا من أن تصبح قديمة.
5. الوصول المحمول
بالنسبة للشركات أثناء التنقل ، يمكن أن توفر الرقمنة الوصول عبر الهاتف المحمول. على سبيل المثال ، يعني الوصول الآمن عبر الخوادم السحابية أن الموظفين الذين يسافرون أو يعملون عن بُعد يمكنهم الوصول إلى جميع السجلات التي يحتاجون إليها في متناول أيديهم. تتيح لك وسائل الحماية المقدمة اليوم ، مثل تشفير قرص الكمبيوتر المحمول ، القيام بذلك بأمان. تعمل الخوادم السحابية أيضًا على تمكين التعاون ومشاركة الملفات للحصول على تجربة مثالية وفعالة.
يمكن للخطة الرقمية الشاملة غير الورقية أن تحسن كفاءة موظفيك وتحمل معك ماضي شركتك إلى المستقبل. المعلومات التي تحتاجها على بعد نقرة واحدة.
اشترك في نشرة الأعمال الصغيرة Bonfire
واحصل على قالب خطة تسويق مجاني من صفحة واحدة.
