كيفية إنشاء ميزانية عمل واقعية يمكنك استخدامها بالفعل ⋆ ضامن الأعمال

بقلم ليديا ستارون

قد يكون إنشاء ميزانية أمرًا شاقًا ، خاصة إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تنشئ فيها ميزانية لعملك. ومع ذلك ، فإن الآليات الحقيقية لهذا ليست بهذه الصعوبة. ومع ذلك ، من المهم أن تتذكر أشياء معينة من أجل إنجاحها ، مما سيساعدك على تنمية عملك ورؤيته يزدهر.

يقول فيكتور بوتشر ، الرئيس السابق لجمعية تينيسي للمحاسبين القانونيين المعتمدين ممفيس ، إن الميزانية “… هي بمثابة خارطة طريق لشركتك. أنت بحاجة إلى خارطة طريق لفهم إلى أين أنت ذاهب مع عملك. لكن كيف تصنع خارطة الطريق هذه؟

1. تحديد دخلك

سيأتي دخلك من مبيعاتك وأي مصادر دخل إضافية أخرى. إذا كنت قد بدأت عملك للتو من الصفر ، فيمكنك عمل تقدير. ومع ذلك ، يجب أن تحاول أن تكون دقيقًا وواقعيًا قدر الإمكان.

في المقابل ، إذا كنت تعمل لمدة عام أو أكثر ، يجب أن تدرس لمدة 12 شهرًا على الأقل. سيسمح لك ذلك باستيعاب أي تغييرات موسمية قد تحدث. على سبيل المثال ، إذا كانت المبيعات في ازدياد قرب عيد الميلاد وانخفضت فجأة في يناير ، أو إذا لاحظت نشاطًا أكبر في أشهر الصيف أكثر من الشتاء. لذلك ، قد ترغب في النظر في تعديل ميزانيتك لاستيعاب هذه التغييرات.

من الأفضل أن تكون متحفظًا وتقلل من دخلك ، خاصة في البداية ، بدلاً من المبالغة في تقديره. علاوة على ذلك ، سيؤثر ذلك على باقي ميزانيتك ، كما سترى قريبًا.

2. تحديد التكاليف الخاصة بك

هذه طريقة أخرى للقول أنك بحاجة إلى معرفة نفقاتك. هناك أنواع مختلفة من النفقات:

• ثابت: التكاليف الثابتة تتوافق مع التكاليف الثابتة. ستكلفك هذه الأشياء نفس التكلفة في المستقبل المنظور. يمكن أن يشمل ذلك الإيجارات والخدمات والتأمين والمزيد. أفضل طريقة للتحقق من نفقاتك الدائمة هي مراجعة كشوف حسابك المصرفي السابقة.
• المتغيرات: تتوافق مع حجم مبيعاتك. على سبيل المثال المواد الخام وتكاليف الشحن والعمولات وتكاليف التسويق وما شابه.
• المتغيرات شبه: هذه تكاليف ثابتة يمكن أن تتحول إلى متغيرات. يحدث هذا عندما يزيد حجم العمل أو ينقص. ومن الأمثلة على ذلك الرواتب ونفقات فواتير الهاتف والحملات التسويقية الخاصة وغيرها.

3. محاسبة النفقات غير المتكررة

عادة ما تكون هذه نفقات غير متوقعة ، مثل استبدال جهاز كمبيوتر معطل. ومع ذلك ، يمكن أن تتعلق أيضًا بالنفقات المخطط لها ، مثل حضور مؤتمر عمل. لم يتم تضمينها في نفقاتك الأخرى لأنه يجب أن يكون لديك صندوق مخصص حصريًا لأي نفقات قد تنشأ لمرة واحدة.

4. تحديد أرباحك

ربحك هو نتيجة طرح تكاليفك من دخلك. هذا هو المال الحقيقي الذي تجنيه من عملك. مرة أخرى ، إذا كنت جديدًا في العمل ، فيمكنك إجراء تقدير يجب أن يكون دقيقًا قدر الإمكان. لهذا الغرض ، توصي إدارة الأعمال الصغيرة بإجراء البحوث مسبقًا. يمكنك الاتصال بجمعياتك التجارية أو المصرفيين للتحقق من الربح المقدر.

حتى إذا كان لديك بالفعل نشاط تجاري راسخ ، يمكنك التأكد من أن النتيجة النهائية هي ما يجب أن تكون عليه عند مقارنتها بالأعمال الأخرى من حجمك في مجال عملك.

بالإضافة إلى ذلك ، هناك احتمال أن يكون رصيدك سلبيًا ، مما يعني أنك تخسر أموالًا ، ولا تحقق ربحًا. ومع ذلك ، يحدث هذا عادةً عندما يبدأ عملك للتو. لذلك لا تأخذ الأمر على أنه علامة على الفشل أو اليأس. ما يمكنك القيام به للمساعدة في ذلك هو تحديد السبب ، وإذا لزم الأمر ، قم بتعديل ميزانيتك.

5. إبقائه على اطلاع

الآن بعد أن أكملت هذه الخطوات البسيطة لإنشاء ميزانيتك ، عليك المتابعة. يجب عليك إدخال نفقاتك الشهرية ودخلك لمعرفة ما إذا كانت تتماشى مع ميزانيتك الأصلية ومدى نجاحها. بهذه الطريقة يمكنك استيعاب التعديلات. قد يقوم البعض منهم بخفض النفقات المتغيرة أو الحصول على قروض شخصية عبر الإنترنت لكسب المال حتى لو تجاوزت الميزانية. على العكس من ذلك ، إذا رأيت زيادة في أرباحك ، يمكنك الاستثمار في الوقت المناسب.

6. استخدم الأدوات التي تحتاجها

عليك مواكبة ميزانيتك. مع نمو عملك ، قد تحتاج إلى أدوات برمجية لمساعدتك على العمل بسلاسة. توفر العديد من المنصات نتائج موثوقة وسهلة الاستخدام.

فوائد الميزنة

كما ترى ، سيسمح لك إنشاء الميزانية بصياغة خطة عمل تناسب واقعك. على الرغم من ذلك ، وجدت دراسة Clutch لـ 302 شركة أن 61٪ من الشركات الصغيرة ليس لديها ميزانية رسمية. بالإضافة إلى ذلك ، وجدوا أيضًا أن ما يقرب من 40٪ من هؤلاء تجاوزوا الميزانية بالفعل خلال الأرباع الأولى من العام.

يحدث هذا عادة عندما تكون تقديرات الدخل والتكاليف غير واقعية. ومع ذلك ، سمح هذا التحليل لهذه الشركات بالتكيف ، وهو على الأرجح سبب عدم استمرارها في تجاوز الميزانية لبقية العام. هذه نتيجة تحديث ميزانيتك بشكل صحيح.

فائدة أخرى لإعداد الميزانية هي أنه في بعض الأحيان قد يرغب المصرفيون في معرفة ما هي خطتك وكيف وضعتها. سيكون استعداده علامة أخرى على استعدادك والتزامك.

على عكس ما يعتقده الكثيرون ، يمكن أن تكون هذه استراتيجية جيدة لإبقاء موظفيك على دراية بميزانيتك. وبالتالي ، فإنك تمنحهم هدفًا لتحقيقه ، والذي يمكن أن يزيد من دوافعهم وأدائهم.