6 начина за създаване на ефективно работно пространство »Лагерен огън за малък бизнес

Автор: Таня Лонджо

Стереотипният модерен офис изглежда същият, както през 1970 -те години на миналия век: бели стени, флуоресцентни лампи и работна среда „фермерски щанд“. Докато кабините са лоши за морала на служителите, единствената реална алтернатива е офис с отворен план, който не е подходящ за офиси, където служителите прекарват много време в разговори по телефона.

Повечето офиси нямат достатъчно място за отделни офиси, така че мениджърите се опитват да се възползват максимално от наличното пространство. Докато преодоляването на ограниченията на работното място отнема време и енергия, това е необходима стъпка за повишаване на морала и енергията на служителите. Всяка компания има своя собствена култура и структура и всеки офис има различни нужди от пространство за сътрудничество, но някои от най -добрите практики се прилагат в различни индустрии. Ето шест начина да превърнете вашето офис пространство в по -ефективно и ефективно работно пространство, без да правите компромиси с високите разходи.

1. Използвайте пространството на стената

Всеки офис има процедури и инструкции, които лесно се забравят. Понякога служителите трябва да бъдат напомняни да изваждат храната от хладилника всеки петък или да поставят само определени видове хартия в кофи за боклук. Отпечатването и публикуването на тези напомняния на подходяща стена може да бъде много по-ефективно от изпращането на еднократно напомняне по имейл.

Актуализациите на проекта и друга информация също са най -ефективни, когато са публикувани по стените и поддържат служителите мотивирани и съсредоточени. Понякога служителите могат да бъдат полезни да си спомнят защо работят заедно или че един дълъг и труден проект, по който работят, един ден ще се изплати.

Не публикувайте комикси, публикации в блогове или друго съдържание на трети страни по стените на публични пространства. Те често отвличат вниманието, освен ако не са свързани с новини, пряко свързани с последните постижения на компанията.

2. Купете нови мебели.

Остарелите и обезцветени офиси са лоши за морала на служителите. По -добре да накарате офисите да се чувстват малко по -спокойни и по -скоро като кафене или домашен офис. Мебелите, които придават естествено усещане или съответстват на фирмените цветове, могат да поддържат професионализъм и да подобрят настроението на офис служителите.

Новите мебели също могат да подобрят позата и общото здравословно състояние на служителите. Столовете се износват с течение на времето и мебелите, създадени преди повече от 20 години, са създадени, без да се вземат предвид най -новите постижения в ергономията. Ако столовете са по -стари, помислете да ги замените възможно най -скоро, за да увеличите концентрацията и настроението сред служителите.

Разбира се, не всички компании разполагат с бюджет за големи замени на мебели, особено ако маржовете на печалба са по -ниски от обикновено. В този случай подмяната на най -използваните столове в офиса има повече смисъл, отколкото подмяната на столовете в недостатъчно използвана конферентна зала.

3. Минимизирайте разсейването

Въпреки че няма начин да се отървете от всички разсейвания на работното си място, най -често срещаните могат да бъдат изтрити с няколко малки корекции. Първо, насърчете служителите да използват подходящи места за изказване. За служителите, които имат частни офиси, това би могло да означава да ги помолите да проведат индивидуален разговор във вашия офис или конферентна зала, вместо да се навеждат в кабината на някой за продължителен разговор. Разговорите, които не са свързани с работата, трябва, ако е възможно, да се провеждат в стаята за почивка, като се игнорират останалите заети служители.

Естествената светлина е страхотна, но в зависимост от това какво се случва навън, прозорците могат да бъдат много разсейващи. Щорите и сенниците трябва да бъдат монтирани така, че да могат поне да бъдат спуснати, ако някой седнал до тях трябва да намали отблясъците или да се фокусира по -добре.

И накрая, опитайте да напишете офис инструкции за телефонни разговори, музика и видеоклипове, дори ако са свързани с работа. Насърчавайте служителите да водят лични телефонни разговори на открито и да носят слушалки, когато гледат дори кратки видеоклипове. Макар че това изглежда очевидно, все пак трябва да се каже: Телефонните обаждания никога не трябва да се прехвърлят към говорител извън конферентните зали и личните офиси, освен ако всички са в офиса. нужди Чуй това.

4. Използвайте разумно конферентните зали

Повечето офис пространства имат поне една заседателна зала, но не всички организации предпочитат да я използват като такава. За да бъде конферентната зала ефективно място за срещи, тя трябва да се използва като такава по всяко време. Това означава, че не можете да използвате конферентната зала, за да прибирате нещата, да обсъждате проекти или да правите почивки.

Ако мястото за срещи е ограничено, служителите може да се окажат на други по -малко ефективни места за срещи. Това могат да бъдат шезлонги, кафенета или всяко свободно пространство вътре или извън офиса. Помислете за правилата на офиса за това къде да се провеждат срещи и насърчете служителите да се запишат предварително за местата за срещи, за да избегнат двойни резервации и други проблеми.

5. Почиствайте два пъти годишно

Всеки офис е бъркотия. Проби от стари клиенти, наполовина използвани офис консумативи и дори безплатни тениски могат да попаднат в кутии до копирна машина или под масата в конферентната зала.

Докато инвентаризацията и изхвърлянето на ненужни боклуци може да бъде главоболие в големите офиси, струва си. По -добрият списък на офис консумативите ще помогне за намаляване на разхищението на пари, а свободното пространство ще позволи на хората да се движат по -свободно, да работят и да се опознават. Това също е чудесна възможност за събиране и рециклиране на стари принтерни касети.

Помислете за провеждане на събития за събиране на боклук за целия персонал два пъти годишно, може би след приключване на големи проекти или когато производителността падне точно преди празниците. Накарайте ръководителя на всеки отдел да направи преглед на това, което все още е полезно и кое не. Ако има съмнение относно необходимостта от нещо, то трябва да се покаже на друг мениджър за окончателно решение. Може да са необходими някои предпазни мерки, за да се предотврати случайно изхвърляне на ценности, но в по -голямата си част отделните отдели трябва да могат да правят разлика между това, което е боклук и кое не.

6. Попитайте служителите от какво се нуждаят

Мениджърите, работещи в ъглови офиси, не винаги са наясно с предизвикателствата, пред които са изправени начинаещите служители. Може би акустиката на офис пространството прави почти невъзможно приемането на телефонни обаждания, което прави кабините леко подобрение в сравнение с офис с отворен план. Може би отделен човек или група служители са постоянен източник на разсейване за всеки, който се опитва да работи. Възможно е да можете да поръчате касети с мастило онлайн, за да спестите време и да осигурите постоянен поток от мастило, без това да повлияе на качеството на печат.

Помислете за разпространение на анонимно проучване, което служителите могат да използват, за да докладват неща, които пречат на тяхната производителност. След това мениджърите трябва да се консултират помежду си, за да определят подходящи действия. Докато някои поправки, като новите инструкции за офис телефон, са лесни за изпълнение, други може да изискват финансиране или време за изпълнение. Създаването на наистина продуктивно работно място изисква постоянна комуникация с всички нива на персонала, затова помислете за интервюиране на персонала и преоценка на нуждите на офиса всяка година или когато настъпят големи промени.