10 εύκολες συμβουλές διαχείρισης χρόνου για ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων

Darren DeMatas

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει να εργάζονται σκληρά κάθε μέρα. Καθώς εκπληρώνετε τις πολύπλευρες ευθύνες σας, η διαχείριση του χρόνου μπορεί να πάρει πίσω θέση. Οι σωστές δεξιότητες διαχείρισης χρόνου μπορούν να μετατρέψουν τον μέσο επιχειρηματία σε έναν εξαιρετικό ιδιοκτήτη μικρών επιχειρήσεων.

Με καλές συνήθειες διαχείρισης χρόνου, δεν θα χάσετε χρόνο. Εξάλλου, δεν υπάρχουν πολλές ώρες την ημέρα. θέλετε να βεβαιωθείτε ότι τα ξοδεύετε σωστά.

Ακολουθούν δέκα απλές συμβουλές διαχείρισης χρόνου για ιδιοκτήτες επιχειρήσεων.

1. Ο προγραμματισμός είναι απαραίτητος

Μια τυχαία στάση απέναντι σε θέματα ρουτίνας σίγουρα θα τελειώσει άσχημα. Θα γοητευτείτε τόσο πολύ με το έργο που ίσως ξεχάσετε γιατί το ξεκινήσατε από την αρχή.

Όταν κάνετε ένα σχέδιο για οποιαδήποτε πτυχή της επιχείρησής σας, μπορείτε να το εφαρμόσετε σταδιακά. Όπως θα πρότεινε κάθε προπονητής επιχειρήσεων, αυτό απλοποιεί γενικά το έργο, αλλά συμβάλλει επίσης στην επίτευξη των στόχων διαχείρισης χρόνου.

Δείτε πώς μπορείτε να ξεκινήσετε: Επιλέξτε πέντε επιχειρηματικούς στόχους στους οποίους θα εστιάσετε την εβδομάδα. Μόλις έχετε αυτούς τους ρεαλιστικούς στόχους, κάντε ένα σχέδιο για να επιτύχετε κάθε στόχο και δημοσιεύστε το στο ημερολόγιό σας Google. Αφού έχετε ένα σχέδιο για καθένα, ελέγξτε έναν στόχο από τη λίστα ανά ημέρα. Με αυτόν τον τρόπο, φροντίστε να κάνετε πρώτα τα σημαντικά πράγματα.

Θα διαπιστώσετε ότι το να έχετε ένα σχέδιο μπορεί να σας βοηθήσει να επιτύχετε αυτούς τους στόχους παραγωγικότητας σε σύντομο χρονικό διάστημα.

2. Χρησιμοποιήστε εφαρμογές smartphone.

Οι εφαρμογές smartphone είναι εξαιρετικά επιχειρηματικά εργαλεία. Αυτές οι εύχρηστες εφαρμογές σάς επιτρέπουν να παραμένετε ενημερωμένοι, να αναφέρετε τα σχέδια και τους στόχους σας και να εκπληρώσετε αυτούς τους στόχους απρόσκοπτα, ώστε να μην χάνετε πολύ χρόνο μόνο σε ένα πράγμα.

Ενώ ορισμένοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων λατρεύουν τις χάρτινες λίστες υποχρεώσεων, οι εφαρμογές smartphone είναι εξαιρετικά εύχρηστες και διατηρούν τα πάντα οργανωμένα σε ένα μέρος.

Μερικές από τις πιο δημοφιλείς εφαρμογές παραγωγικότητας περιλαμβάνουν Trello, Wunderlist και Evernote. Όλες αυτές οι εφαρμογές εργαλείων θα σας βοηθήσουν να παραμείνετε σε καλό δρόμο και να διαχειριστείτε τον χρόνο σας όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά.

3. Αναθέστε εργασίες όποτε είναι δυνατόν

Παρόλο που είστε υπεύθυνοι για την επιχείρηση, δεν χρειάζεται να φροντίσετε όλες τις πτυχές της επιχείρησης, καθώς μπορεί να μην έχετε αρκετό χρόνο. Η μεταβίβαση είναι εντάξει και πρέπει να το κάνετε για να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τον χρόνο σας και να είστε παραγωγικοί.

Μπορείτε να επιλέξετε ποιες διοικητικές εργασίες θέλετε να αναθέσετε στο κατάλληλο άτομο. είτε με τη μεταφορά τους σε υπάλληλο της εταιρείας σας επί τόπου είτε με εξωτερική ανάθεση αλλού.

Ενώ μπορεί να θέλετε να κάνετε το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς μόνοι σας, σίγουρα θα καταλάβετε πώς μπορείτε να βοηθήσετε την εταιρεία σας εάν αρχίσετε να αναθέτετε εργασίες σε άλλα μέλη της ομάδας.

4. Παρακολουθήστε τα οικονομικά σας εγκαίρως

Η παρακολούθηση των οικονομικών της επιχείρησής σας είναι σημαντική για έναν ιδιοκτήτη επιχείρησης, αλλά είναι το λιγότερο επίκαιρο έργο. Ευτυχώς, υπάρχουν τρόποι για να παρακολουθείτε τα οικονομικά σας εγκαίρως.

Ένα καλό διαδικτυακό λογιστικό σύστημα θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε εύκολα τα οικονομικά σας με τη διαχείριση του χρόνου.

Ορισμένες από τις διαδικτυακές επιλογές που πρέπει να λάβετε υπόψη περιλαμβάνουν τα QuickBooks, MineralTree και Xero.

5. Μείνετε συγκεντρωμένοι

Ας είμαστε ειλικρινείς. Είναι πολύ εύκολο να αποσπάται η προσοχή. Αλλά όταν είστε ιδιοκτήτης της δικής σας επιχείρησης, εάν δεν εργάζεστε και αναβάλλετε, το πιθανότερο είναι ότι δεν κερδίζετε χρήματα. Και αυτός δεν είναι ο καλύτερος στόχος όσον αφορά την παραγωγικότητα!

Πρέπει να κρατήσετε την επαγγελματική σας ζωή και την προσωπική σας ζωή χωριστά. Ενώ βρίσκεστε στο καθήκον, ελαχιστοποιήστε τις πρόσωπο με πρόσωπο συνομιλίες, την περιήγηση στο Facebook και τους γενικούς περισπασμούς. Από την άλλη πλευρά, όταν είστε με την οικογένειά σας, προσπαθήστε να αναβάλλετε τη δουλειά για λίγο και επικεντρωθείτε στα αγαπημένα σας πρόσωπα. Δεδομένου ότι δεν έχετε πολύ χρόνο για όλες τις επιχειρηματικές σας ευθύνες, πρέπει να επικεντρωθείτε στη δουλειά σας.

Όπως μπορείτε να φανταστείτε, υπάρχει ακόμη και μια εφαρμογή που θα σας βοηθήσει να εστιάσετε. Μια εφαρμογή που ονομάζεται SelfControl σάς βοηθά να αποκλείσετε ορισμένους ιστότοπους κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας που θέλετε να επισκεφθείτε το Σαββατοκύριακο. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα μπείτε στον πειρασμό να κάνετε κλικ σε κάποιο από αυτά κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας σας και να αποσπάσετε την προσοχή σας χωρίς να φτάσετε στον στόχο σας.

6. Μη φοβάστε να πείτε όχι

Μπορεί να θέλετε να αναλάβετε όλη τη δουλειά που βρίσκετε και να διστάσετε να πείτε όχι. Αλλά, ως αφεντικό, θα έρθει μια στιγμή που θα πρέπει να πείτε όχι.

Όταν εξετάζετε ποια έργα πρέπει να ολοκληρωθούν και ποια να απορρίψετε, επιλέξτε αυτό που λειτουργεί καλύτερα από άποψη διαχείρισης χρόνου και παραγωγικότητας. Ως ιδιοκτήτης μιας μικρής επιχείρησης, θα είστε απασχολημένοι και θα πρέπει να βγάλετε κάποια έργα εκτός προγράμματος.

Μετά από όλα, μην φοβάστε να πείτε όχι. Εάν δεν μπορείτε να βάλετε ένα συγκεκριμένο έργο στο πρόγραμμά σας και να το ολοκληρώσετε αποτελεσματικά και με απόλυτη επιτυχία, τότε είναι καλύτερα να πείτε όχι.

7. Ελέγξτε το χρόνο σας

Είναι αδύνατο να παρακολουθείτε τη διαχείριση του χρόνου για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων εάν δεν παρακολουθείτε τον χρόνο σας. Παρακολουθώντας τον δικό σας χρόνο, μπορείτε να δείτε ποιες εργασίες χρειάζονται περισσότερο χρόνο και ποιες μπορούν να ολοκληρωθούν γρηγορότερα.

Η παρακολούθηση του χρόνου σας θα σας βοηθήσει επίσης να προσδιορίσετε ποιες εργασίες μπορούν να ολοκληρωθούν σε μία ημέρα και ποιες πρέπει να προγραμματιστούν εκ νέου. Μερικές μέρες δεν θα έχετε πολύ χρόνο για να ολοκληρώσετε όλα όσα χρειάζεστε, οπότε πρέπει να παρακολουθείτε τον χρόνο που αφιερώνετε.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την τεχνική ντομάτας για να παρακολουθείτε τις ώρες εργασίας σας. Η τεχνική ντομάτας περιλαμβάνει 25 λεπτά σε μια συγκεκριμένη εργασία, ακολουθούμενη από ένα διάλειμμα πέντε λεπτών πριν βουτήξουμε στην επόμενη καθημερινή εργασία.

8. Μην κάνετε πολλαπλές εργασίες

Θα μπορούσατε να πείτε ότι είστε εξαιρετικοί στο multitasking, αλλά ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, αυτό δεν είναι κάτι που θέλετε να έχετε στη συνήθειά σας, ειδικά όταν λαμβάνετε υπόψη την παραγωγικότητα και την εστίαση.

Όταν ασχολείστε με πολλαπλές εργασίες, δεν εστιάζετε μόνο σε κάθε μεμονωμένη εργασία και αυτό μπορεί να κάνει το τελικό προϊόν λιγότερο τέλειο από όσο θα έπρεπε.

Αντιμετωπίστε κάθε σημαντική εργασία ταυτόχρονα, επικεντρωθείτε σε αυτήν και μην κάνετε πολλές εργασίες καθώς θα διαπιστώσετε ότι το τελικό αποτέλεσμα της ολοκλήρωσης μιας επείγουσας εργασίας θα είναι γενικά καλύτερο.

9. Μάθετε ποιοι είναι οι κύριοι σπαταλητές χρόνου

Καθώς εργάζεστε, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τι σας παραπλανά και να το αποφεύγετε. Αν σας αρέσει να ελέγχετε το Facebook και άλλα κοινωνικά δίκτυα κατά τη διάρκεια της ημέρας, μην το κάνετε.

Όταν πρόκειται για δουλειά, είναι τεράστιο χάσιμο χρόνου. Και, αν δεν έχουν καμία σχέση με την επιχείρησή σας, όπως το γράψιμο μηνυμάτων για επαγγελματικούς σκοπούς, εξαλείψτε αυτούς τους περισπασμούς.

Μόλις εντοπίσετε τα κύρια προβλήματα που σχετίζονται με τη σπατάλη χρόνου, μπορείτε καλύτερα να τα ξεφορτωθείτε από τις καθημερινές σας συνήθειες.

10. Αφιερώστε λίγο χρόνο για τον εαυτό σας

Ενώ εσείς, ως ιδιοκτήτης μιας μικρής επιχείρησης, είστε καλύτερα να είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε και να εργαστείτε σκληρά, πρέπει επίσης να φροντίσετε την προσωπική σας ζωή.

Αφιερώστε χρόνο για τον εαυτό σας και μην είστε πάντα σε ωριαίες ώρες εργασίας κάθε μέρα. Μπορείτε να τρέξετε μια επιτυχημένη επιχείρηση και να έχετε ακόμα χρόνο για τον εαυτό σας.

Η διαχείριση του χρόνου θα βοηθήσει την επιχείρησή σας

Ακολουθώντας τις παραπάνω συμβουλές διαχείρισης χρόνου στην καθημερινή σας εργασία, μπορείτε να βοηθήσετε την επιχείρησή σας να ευημερήσει και να γίνει αυτό που ονειρευόσασταν πάντα, κάτι που είναι πολύ σημαντικό για επιτυχημένους επιχειρηματίες.

Με τις κατάλληλες δεξιότητες και χρήσιμες συμβουλές διαχείρισης χρόνου, θα αφιερώσετε χρόνο σε πράγματα που θα βοηθήσουν και όχι θα εμποδίσουν την επιχείρησή σας.