Amy O. Anderson

Wenn Sie ein kleines Unternehmen von Grund auf neu gründen, konzentrieren sich die Geschäftsinhaber in der Regel auf die Elemente des „großen Ganzen“ – Produkte, Menschen, Werkzeuge und die physische Grundlage, auf der das Unternehmen aufgebaut ist. Die Aufbewahrung von Dokumentationen hat nicht immer Priorität, geschweige denn die Organisation oder Aufbewahrung für die Zukunft.

Das Digitalisieren von Papierdokumenten ist nicht nur umweltfreundlich, sondern bietet auch einen digitalen Archivierungsentwurf für die Zukunft Ihres Unternehmens. Wie sonst könnten Sie Dokumente schnell und effizient finden, wenn Sie sie benötigen? Selbst wenn Ihr Unternehmen bereits digitale Aufzeichnungen verwendet, ist die Organisation und Nutzung digitaler Aufzeichnungen für langfristiges Wachstum, Skalierbarkeit und Innovation von entscheidender Bedeutung. Unabhängig davon, ob Sie gerade erst anfangen oder zwanzig Jahre zurückblicken, um zu sehen, wie weit Sie gekommen sind, ist die Digitalisierung ein Werkzeug, das Ihr Geschäft revolutionieren kann, wenn es richtig gemacht wird.

Was ist Digitalisierung?

Bei der Digitalisierung geht es um das Speichern von Papierdokumenten, aber es geht nicht nur darum, Dokumente zu scannen und in einem Ordner auf Ihrem Computer zu speichern. Gescannte Bilddateien verlieren ihren Wert, wenn Sie auf der Seite nicht das finden, was Sie benötigen, wenn Sie es benötigen. Bei ordnungsgemäßer Digitalisierung und Archivierung ist das Auffinden gescannter Dokumente effizienter als das Durchsuchen von Kisten und Regalen mit physischen Dokumenten.

Digitale Aufbewahrungstechniken wie Metadaten-Tags und optische Zeichenerkennung (OCR) ermöglichen eine schnelle Suche und eine dauerhafte Wachstumsgeschichte für Ihr Unternehmen.

Die physischen, rechtlichen, sicherheitstechnischen Vorteile der Digitalisierung können die Dynamik Ihres Unternehmens bei unerwarteten Herausforderungen völlig verändern.

Hier sind fünf Möglichkeiten, wie die Digitalisierung Ihrer Papierdokumente die Zukunft Ihres Unternehmens verändern kann.

1. Lagerung

Durch das Digitalisieren von Papierdokumenten sparen Sie Kosten und Stress beim Aufbewahren physischer Kopien. Papier ist nicht nur zerbrechlich und anfällig für Elemente, Aktenschränke aus Papier oder externe Lagerung können kostspielig und unpraktisch sein. Digitale Kopien können auf einem internen Server oder in der Cloud gespeichert werden. So können Sie große Datenmengen zu einem Bruchteil der Kosten speichern und jahrzehntelange Dokumente sicher entsorgen, die wertvolle Büroflächen beanspruchen.

2. Backups

Bei der Abkehr von Papierdokumenten sind mehrere digitale Sicherungen von entscheidender Bedeutung. Nehmen Sie sich Zeit, um mit Ihrem IT-Anbieter zu sprechen und herauszufinden, wie mehrere Backups am besten erstellt werden können. Dies gibt Ihrem Unternehmen einen enormen Schub. Cyber-Bedrohungen zielen jedes Jahr auf immer mehr kleine Unternehmen ab. Ohne zuverlässige und bewährte Backups kann ein papierloses Büro mit einem einzigen Angriff neutralisiert werden. Nur so können Sie sicherstellen, dass Sie nicht Tausende von Dollar bezahlen müssen Chance Um Ihre Daten zurückzugewinnen, müssen Sie ein sicheres Backup-System implementieren.

3. Organisation

Dies ist ein häufig übersehener Teil des Digitalisierungsprozesses, jedoch für die Funktionalität digitaler Speicher unerlässlich. Die Digitalisierung von Datensätzen während der Digitalisierung gewährleistet einen effizienten zukünftigen Zugriff. Wenn Sie von Steuerbehörden oder HIPAA-Compliance-Teams angesprochen werden, wissen Sie genau, wo und wie Sie bestimmte Dokumente mit umfangreichen Metadatensuchfunktionen erhalten. Nach der Digitalisierung kann jedem Mitarbeiter aus Sicherheits- und Datenschutzgründen der Dateizugriff zugewiesen werden. Die Digitalisierung ist eine sichere, organisierte Alternative zu Papierdokumenten, die leicht verloren gehen oder missbraucht werden können.

4. Halten Sie Ihre Daten auf dem neuesten Stand

Erinnerst du dich an die Disketten? Die Technologie wird ständig weiterentwickelt, was bedeutet, dass Dateiformate und digitale Speichermethoden, die vor zehn Jahren erschienen sind, auf modernen Computern bereits veraltet sind. Archive Digitalization Guides bieten jahrzehntelangen Zugriff auf Ihre Daten, indem digitale Dateien in Archivformaten aufbewahrt werden, die im Laufe der Zeit unverändert bleiben. Für digitale Speicherstandards müssen alle Dateiformate aktualisiert werden, die für aktuelle oder neue Archivformate möglicherweise nicht mehr lesbar sind. Sie müssen sich also keine Sorgen mehr machen, dass sie veraltet sind.

5. Mobiler Zugang

Für Unternehmen, die unterwegs sind, kann die Digitalisierung einen mobilen Zugang ermöglichen. Zum Beispiel bedeutet sicherer Zugriff über Cloud-Server, dass Mitarbeiter, die auf Reisen sind oder remote arbeiten, Zugriff auf alle Datensätze haben, die sie benötigen. Mit den heute angebotenen Schutzfunktionen, z. B. der Verschlüsselung der Festplatte Ihres Laptops, können Sie dies sicher tun. Cloud-Server ermöglichen auch die Zusammenarbeit und Dateifreigabe für eine optimale und effiziente Erfahrung.

Ein gründlicher papierloser digitaler Plan kann die Effizienz Ihrer Mitarbeiter verbessern und die Vergangenheit Ihres Unternehmens in die Zukunft tragen. Die Informationen, die Sie benötigen, sind nur einen Klick entfernt.