Γράφτηκε από τη Lydia Staron
Η δημιουργία ενός προϋπολογισμού μπορεί να είναι συντριπτική, ειδικά αν είναι η πρώτη φορά που δημιουργείτε έναν προϋπολογισμό για την επιχείρησή σας. Ωστόσο, η πραγματική μηχανική αυτού δεν είναι τόσο δύσκολη. Ωστόσο, είναι σημαντικό να θυμάστε ορισμένα πράγματα για να είστε επιτυχημένοι, τα οποία θα σας βοηθήσουν να αναπτύξετε την επιχείρησή σας και να την παρακολουθήσετε να ανθίζει.
Ο Victor Butcher, πρώην πρόεδρος της Memphis Society of Certified Public Accountants of Tennessee, λέει ότι ο προϋπολογισμός «… είναι σαν ένας οδικός χάρτης για την εταιρεία σας. Χρειάζεστε έναν οδικό χάρτη για να καταλάβετε πού πηγαίνετε με την επιχείρησή σας. Πώς δημιουργείται όμως αυτός ο χάρτης πορείας;
1. Καθορίστε το εισόδημά σας
Τα έσοδά σας θα προέρχονται από τις πωλήσεις σας και οποιαδήποτε άλλη πρόσθετη πηγή εισοδήματος. Εάν ξεκινάτε την επιχείρησή σας από την αρχή, μπορείτε να κάνετε προϋπολογισμό. Ωστόσο, πρέπει να προσπαθήσετε να είστε όσο το δυνατόν ακριβέστεροι και ρεαλιστές.
Αντιθέτως, εάν ασχολείστε με ένα έτος ή περισσότερο, πρέπει να σπουδάσετε τουλάχιστον τους τελευταίους 12 μήνες. Αυτό θα σας επιτρέψει να προσαρμοστείτε σε τυχόν εποχιακές αλλαγές που μπορεί να προκύψουν. Για παράδειγμα, εάν οι πωλήσεις αυξάνονται γύρω στα Χριστούγεννα και μειώθηκαν ξαφνικά τον Ιανουάριο ή εάν παρατηρήσετε περισσότερη δραστηριότητα τους καλοκαιρινούς μήνες από ό, τι το χειμώνα. Επομένως, μπορεί να θέλετε να εξετάσετε το ενδεχόμενο προσαρμογής του προϋπολογισμού σας για να προσαρμοστούν σε αυτές τις αλλαγές.
Καλύτερα να είσαι συντηρητικός και να υποτιμάς το εισόδημά σου, ειδικά στην αρχή, παρά να το υπερεκτιμάς. Επιπλέον, θα επηρεάσει τον υπόλοιπο προϋπολογισμό σας, όπως θα δείτε σύντομα.
2. Προσδιορίστε το κόστος σας
Αυτός είναι ένας άλλος τρόπος να πείτε ότι πρέπει να γνωρίζετε ποια είναι τα έξοδά σας. Υπάρχουν διάφοροι τύποι δαπανών:
- Μόνιμος: Το σταθερό κόστος αντιστοιχεί σε σταθερό κόστος. Αυτά τα πράγματα θα σας κοστίσουν το ίδιο για το άμεσο μέλλον. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει ενοικιάσεις, υπηρεσίες, ασφάλιση και πολλά άλλα. Ο καλύτερος τρόπος για να ελέγξετε τα τρέχοντα έξοδά σας είναι να ελέγξετε τις παλιές τραπεζικές σας καταστάσεις.
- Μεταβλητές: Αντιστοιχούν στον όγκο των πωλήσεών σας. Για παράδειγμα, πρώτες ύλες, έξοδα αποστολής, προμήθειες, έξοδα μάρκετινγκ και τα παρόμοια.
- Ημιμεταβλητές: Αυτά είναι σταθερά κόστη που μπορούν να μετατραπούν σε μεταβλητά. Αυτό συμβαίνει όταν ο όγκος της εργασίας αυξάνεται ή μειώνεται. Μερικά παραδείγματα είναι μισθοί, έξοδα λογαριασμών τηλεφώνου, ειδικές καμπάνιες μάρκετινγκ και άλλα.
3. Λογιστική για εφάπαξ έξοδα
Αυτά είναι συνήθως απρόβλεπτα έξοδα, όπως η αντικατάσταση ενός σπασμένου υπολογιστή. Ωστόσο, μπορούν επίσης να αφορούν προγραμματισμένα έξοδα, όπως η παρακολούθηση επιχειρηματικού συνεδρίου. Δεν περιλαμβάνονται στα άλλα έξοδά σας, επειδή πρέπει να διαθέτετε ειδικό ταμείο αποκλειστικά για τυχόν εφάπαξ έξοδα που μπορεί να προκύψουν.
4. Προσδιορίστε τα κέρδη σας
Το κέρδος σας είναι το αποτέλεσμα της αφαίρεσης του κόστους από το εισόδημά σας. Αυτά είναι τα πραγματικά χρήματα που κερδίζετε από την επιχείρησή σας. Και πάλι, εάν είστε νέοι στην επιχείρηση, μπορείτε να κάνετε μια εκτίμηση που πρέπει να είναι όσο το δυνατόν ακριβέστερη. Για αυτό, η Διοίκηση Μικρών Επιχειρήσεων συνιστά τη διεξαγωγή έρευνας εκ των προτέρων. Μπορείτε να επικοινωνήσετε με τις εμπορικές ενώσεις ή τους τραπεζίτες σας για να ελέγξετε το εκτιμώμενο κέρδος.
Ακόμα κι αν έχετε ήδη μια καλά εδραιωμένη εταιρεία, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι η ουσία σας είναι αυτή που πρέπει να συγκριθεί με άλλες εταιρείες του μεγέθους σας στον κλάδο σας.
Επίσης, υπάρχει πιθανότητα το υπόλοιπό σας να είναι αρνητικό, πράγμα που σημαίνει ότι χάνετε χρήματα, δεν κερδίζετε. Ωστόσο, αυτό συμβαίνει συνήθως όταν η επιχείρησή σας μόλις ξεκινά. Μην το παίρνετε λοιπόν ως σημάδι αποτυχίας ή απόγνωσης. Αυτό που μπορείτε να κάνετε για να βοηθήσετε σε αυτό είναι να προσδιορίσετε τον λόγο και, εάν είναι απαραίτητο, να προσαρμόσετε τον προϋπολογισμό σας.
5. Κρατήστε τον ενήμερο
Τώρα που ολοκληρώσατε αυτά τα απλά βήματα για να δημιουργήσετε τον προϋπολογισμό σας, θα πρέπει να συνεχίσετε. Πρέπει να εισάγετε το μηνιαίο εισόδημα και τα έξοδά σας για να δείτε αν είναι σύμφωνα με τον αρχικό προϋπολογισμό σας και πόσο καλά κάνετε. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις. Μερικά από αυτά μπορεί να μειώνουν τα μεταβλητά έξοδα ή να παίρνουν προσωπικά δάνεια στο διαδίκτυο για να κερδίσουν χρήματα, ακόμη και αν είστε υπερβολικά προϋπολογισμένοι. Αντίθετα, εάν δείτε ότι τα κέρδη σας αυξάνονται, μπορείτε να επενδύσετε εγκαίρως.
6. Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία που χρειάζεστε
Πρέπει να συμβαδίσετε με τον προϋπολογισμό σας. Καθώς η επιχείρησή σας αναπτύσσεται, μπορεί να χρειάζεστε εργαλεία λογισμικού για να την βοηθήσετε να λειτουργήσει ομαλά. Πολυάριθμες πλατφόρμες προσφέρουν αξιόπιστα αποτελέσματα και είναι εύχρηστες.
Οφέλη από τον προϋπολογισμό
Όπως μπορείτε να δείτε, η δημιουργία ενός προϋπολογισμού θα σας επιτρέψει να σχεδιάσετε ένα επιχειρηματικό σχέδιο που ταιριάζει στην πραγματικότητά σας. Παρ ‘όλα αυτά, η μελέτη του Clutch σε 302 εταιρείες διαπίστωσε ότι το 61% των μικρών επιχειρήσεων δεν είχαν επίσημο προϋπολογισμό. Επιπλέον, διαπίστωσαν επίσης ότι σχεδόν το 40% αυτών ήταν υπερβολικά υψηλού προϋπολογισμού κατά το πρώτο τρίμηνο του έτους.
Αυτό συμβαίνει συχνά όταν οι εκτιμήσεις εσόδων και κόστους δεν είναι ρεαλιστικές. Ωστόσο, αυτή η ανάλυση επέτρεψε σε αυτές τις εταιρείες να προσαρμοστούν, πιθανότατα γιατί δεν συνέχισαν να υπερβαίνουν τον προϋπολογισμό για το υπόλοιπο του έτους. Αυτό είναι το αποτέλεσμα της επιτυχούς ενημέρωσης του προϋπολογισμού σας.
Ένα άλλο πλεονέκτημα του προϋπολογισμού είναι ότι μερικές φορές οι τραπεζίτες μπορεί να θέλουν να γνωρίζουν ποιο είναι το σχέδιό σας και πώς το δημιουργείτε. Η προθυμία σας θα είναι ένα άλλο σημάδι της προθυμίας και της δέσμευσής σας.
Σε αντίθεση με ό, τι πιστεύουν πολλοί, αυτή μπορεί να είναι μια καλή στρατηγική για να κρατήσετε τους υπαλλήλους σας πάνω από τον προϋπολογισμό σας. Ως εκ τούτου, τους δίνει έναν στόχο για επίτευξη, ο οποίος μπορεί να αυξήσει τα κίνητρα και την απόδοσή τους.
