5 façons de numériser qui révolutionneront votre entreprise en pleine croissance

Amy O. Anderson

Lorsqu’ils démarrent une petite entreprise à partir de rien, les propriétaires d’entreprise ont tendance à se concentrer sur les éléments de la «vue d’ensemble» – produits, personnes, outils et base physique sur laquelle l’entreprise est construite. Préserver la documentation n’est pas toujours une priorité, encore moins de l’organiser ou de la préserver pour l’avenir.

La numérisation de documents papier est non seulement écologique, mais fournit également un plan d’archivage numérique pour l’avenir de votre entreprise. Sinon, comment pourriez-vous trouver des documents rapidement et efficacement lorsque vous en avez besoin? Même si votre entreprise utilise déjà des enregistrements numériques, l’organisation et l’exploitation des enregistrements numériques sont essentielles pour la croissance, l’évolutivité et l’innovation à long terme. Que vous soyez débutant ou que vous regardiez vingt ans en arrière pour voir où vous en êtes, la numérisation est un outil qui, si elle est bien faite, peut révolutionner votre entreprise.

Qu’est-ce que la numérisation?

La numérisation consiste à stocker des documents papier, mais il ne s’agit pas seulement de numériser des documents et de les stocker dans un dossier sur votre ordinateur. Les fichiers image numérisés perdent leur valeur si vous ne trouvez pas ce dont vous avez besoin sur la page lorsque vous en avez besoin. Lorsqu’ils sont correctement numérisés et archivés, trouver des documents numérisés est plus efficace que de parcourir des boîtes et des étagères de documents physiques.

Les techniques de préservation numérique telles que les balises de métadonnées et la reconnaissance optique de caractères (OCR) permettent des recherches rapides et une histoire de croissance permanente pour votre entreprise.

Les avantages physiques, juridiques, de sûreté et de sécurité de la numérisation peuvent complètement changer la dynamique de votre entreprise lorsqu’elle rencontre des défis inattendus.

Voici cinq façons dont la numérisation de vos documents papier changera l’avenir de votre entreprise.

1. Stockage

La numérisation de documents papier vous évite le coût et le stress liés à la conservation de copies physiques. Non seulement le papier est fragile et sensible aux éléments, mais les classeurs en papier ou le stockage externe peuvent être coûteux et peu pratiques. Les copies numériques peuvent être stockées sur un serveur interne ou dans le cloud, ce qui vous permet de stocker de grandes quantités de données à une fraction du coût et d’éliminer en toute sécurité des décennies de documents qui occupent un espace de bureau précieux.

2. Sauvegardes

S’éloignant des documents papier, plusieurs sauvegardes numériques sont essentielles. Prenez le temps de parler à votre fournisseur informatique pour déterminer la meilleure façon de créer plusieurs sauvegardes, et cela donnera à votre organisation un énorme coup de pouce. Les cybermenaces ciblent de plus en plus de petites entreprises chaque année, et sans sauvegardes fiables et éprouvées, un bureau sans papier peut être neutralisé avec une seule attaque. Le seul moyen de vous assurer de ne pas avoir à payer des milliers de dollars pour chance récupérer vos données signifie mettre en place un système de sauvegarde sécurisé.

3. Organisation

C’est une partie souvent négligée du processus de numérisation, mais essentielle pour la fonctionnalité de stockage numérique. L’indexation des enregistrements au fur et à mesure de leur numérisation garantit un accès futur efficace. Lorsque vous êtes approché par les autorités fiscales ou les équipes de conformité HIPAA, vous saurez exactement où et comment obtenir certains documents avec des fonctions de recherche de métadonnées riches. Une fois numérisé, l’accès aux fichiers peut être attribué à chaque employé pour des raisons de sécurité et de confidentialité. La numérisation est une alternative sécurisée et organisée aux documents papier faciles à perdre ou à utiliser à mauvais escient.

4. Maintenir vos données à jour

Vous vous souvenez des disquettes? La technologie évolue constamment, ce qui signifie que les formats de fichiers et les méthodes de stockage numérique apparus il y a à peine dix ans sont déjà dépassés sur les ordinateurs modernes. Les guides de numérisation des archives donnent accès à vos données pendant des décennies en préservant les fichiers numériques dans des formats d’archives conçus pour rester inchangés au fil du temps. Les normes de stockage numérique exigent la mise à jour de tous les formats de fichiers qui pourraient devenir illisibles dans les formats d’archives actuels ou nouveaux, vous n’avez donc jamais à vous soucier de leur obsolète.

5. Accès mobile

Pour les entreprises en mouvement, la numérisation peut fournir un accès mobile. Par exemple, un accès sécurisé via des serveurs cloud signifie que les employés qui voyagent ou travaillent à distance ont accès à tous les enregistrements dont ils ont besoin à portée de main. Les protections offertes aujourd’hui, telles que le chiffrement du disque de votre ordinateur portable, vous permettent de le faire en toute sécurité. Les serveurs cloud permettent également la collaboration et le partage de fichiers pour une expérience optimale et efficace.

Un plan numérique complet sans papier peut améliorer l’efficacité de vos employés et transporter le passé de votre entreprise dans le futur avec vous. Les informations dont vous avez besoin sont à portée de clic.